Administración

Exportar los datos de tu cuenta

Pide una copia de todos los datos de tu cuenta, síguela hasta que esté lista y descárgala.

Antes de empezar

Necesitas el permiso Exportar todos los datos de la cuenta, que por defecto tiene solo el dueño de la cuenta, y entrar a Pagar y consultar la facturación del servicio, que es donde está esta tarjeta y requiere Gestionar la facturación del servicio. Si tu rol tiene el primero pero no el segundo, pide al dueño que te asigne ambos en Administración → Roles.
La copia reúne los datos de todas las compañías de la cuenta: quien solo tiene acceso a algunas compañías no puede pedirla.

Pasos

Entra en Administración → Facturación SaaS y baja hasta la tarjeta Copia de tus datos.

Resultado: Ves qué incluye la copia, qué no incluye y la lista de tus pedidos anteriores, si los hay.
Pulsa Pedir copia de mis datos y confirma con Pedir copia.

Resultado: El pedido queda En cola y pasa a Preparando. Mientras se prepara no puedes pedir otra: el botón se apaga y explica por qué. Te avisamos por correo cuando esté lista.

Consejo: Si acabas de pedir una copia, tendrás que esperar una hora para pedir otra. El botón dice a partir de qué hora.
Espera a que el estado cambie a Lista.

Resultado: La pantalla se actualiza sola mientras la copia se prepara; no hace falta recargarla. La fila muestra el tamaño del paquete y hasta cuándo puedes descargarlo.

Ten en cuenta: Si el pedido queda en Falló, pídelo de nuevo. Si queda en Caducada, el enlace venció: pide una copia nueva.
Pulsa Descargar en la fila del pedido.

Resultado: Se baja un archivo ZIP a tu computador. La descarga la hace Kronos desde tu sesión: no hay un enlace público que puedas compartir.

Consejo: El enlace de la copia caduca a los 7 días de estar lista. Descárgala pronto y guárdala en un lugar seguro.

Qué incluye y qué no

La copia incluye tus comprobantes electrónicos (los XML y los RIDE), la contabilidad, las fichas de clientes, proveedores y productos, la operación (ventas, compras, cobros, pagos, inventario), la nómina y las imágenes.

La nómina incluye a tus empleados con sus corridas, líneas, rubros y roles de pago, y también todo lo de la nómina legal: la inscripción de los empleados y los datos del empleador, el impuesto a la renta, las novedades del mes (ausencias, horas extra, marcaciones, préstamos, quincenas y órdenes de descuento), las vacaciones, los beneficios y sus provisiones, las corridas anuales (décimos y utilidades), las liquidaciones, las obligaciones con el IESS, los ajustes de las líneas de la corrida y los pagos a empleados. Cada tabla sale como un archivo CSV dentro de la carpeta de la nómina de cada compañía, y los documentos que adjuntaste (soportes de ausencias, autorizaciones de préstamos, evidencias de beneficios, constancias de obligaciones y archivos de las liquidaciones) van en su propia carpeta.

No incluye tu firma electrónica ni tus contraseñas: por seguridad nunca salen de Kronos.

Cuándo conviene pedirla

En cualquier momento, pero sobre todo en dos casos. Plan gratis: Kronos conserva 12 meses el XML y el RIDE de tus comprobantes y elimina los más antiguos (los datos de cada comprobante quedan para consulta); la copia te permite guardar esos archivos antes de que se eliminen. Suscripción cancelada: tienes 90 días desde que terminó para entrar, descargar tu copia y, si quieres, reactivar; pasado ese plazo la cuenta se bloquea y solo soporte de Kronos puede entregarte una copia o reabrirla, y a los 12 meses de la cancelación se eliminan todos los datos de la cuenta. La tarjeta Custodia de tus datos de la misma pantalla te dice cuánto se conserva en tu caso y desde qué fecha se elimina. Con un plan de pago tus datos se conservan 7 años.

Ten en cuenta: Pedir y descargar la copia queda registrado en la auditoría de tu cuenta.

Ten en cuenta: Una sesión de soporte no puede pedir ni descargar la copia: tiene que hacerlo el propio dueño con su sesión.

Preguntas frecuentes

Cancelé mi suscripción. ¿Puedo pedir la copia?

Sí, durante los 90 días siguientes a la cancelación: al entrar ves Tu suscripción terminó con la fecha límite y, más abajo, la tarjeta Copia de tus datos. Pasada esa fecha la cuenta se bloquea; escribe a soporte de Kronos para reactivarla o pedir una copia. Si quieres que se eliminen tu cuenta y tus datos antes de los 12 meses, también se pide a soporte: mira Pagar y consultar la facturación del servicio.

¿Por qué no veo la tarjeta Copia de tus datos?

Solo aparece si tu rol tiene el permiso Exportar todos los datos de la cuenta. Por defecto lo tiene el dueño; puede asignarlo a otro rol en Administración → Roles.

¿Por qué no puedo pedir otra copia?

Porque ya hay una en preparación, o porque pediste una hace menos de una hora. El motivo aparece junto al botón.

¿Cuánto tarda en estar lista?

Depende de cuántos datos tenga tu cuenta. Puede tardar un rato; te avisamos por correo y la lista se actualiza sola.