Centro de ayuda de Kronos Suite ERP
Aquí está el manual de Kronos Suite ERP, el ERP en la nube para empresas en Ecuador: 110 guías paso a paso para emitir comprobantes electrónicos del SRI, registrar ventas y compras, controlar el inventario, conciliar bancos y llevar la contabilidad. Cada guía explica qué necesitas antes de empezar, qué pulsar y qué resultado esperar.
Primeros pasos
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Cómo usar este manual
Encuentra la explicación de cualquier pantalla de Kronos Suite sin salir del portal.
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Puesta en marcha de Kronos Suite
Sigue este orden para dejar tu compañía lista para emitir, vender y contabilizar desde el primer día.
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Usar los accesos directos de la pantalla de inicio
Al ingresar llegas a Inicio: abre en un clic las pantallas que más usas, agrupadas por tipo.
General
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Usar el Dashboard: período e indicadores
Elige el mes que quieres revisar y decide qué indicadores ves en el Dashboard, en qué orden y cómo recuperar el orden original.
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Ver el flujo de una operación (árbol transaccional)
Descubre todos los documentos y asientos que generó una venta o una compra, y salta de uno a otro sin perder el hilo.
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Consultar la auditoría de cambios y seguridad
Revisa quién cambió qué en los datos de tu cuenta y qué actividad de seguridad registraron las cuentas de tu equipo, incluidas las acciones de soporte de Kronos sobre ellas.
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Proteger tu cuenta: segundo factor y dispositivos recordados
Revisa cómo se verifica tu inicio de sesión, registra una app de autenticación en tu teléfono y controla en qué navegadores no se te pide el código.
Administración
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Configurar la compañía
Revisa y actualiza la identificación fiscal, el régimen tributario y la firma digital de tu compañía.
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Configurar la estructura de emisión
Crea establecimientos y puntos de emisión, elige el punto por defecto y revisa los secuenciales.
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Conectar el portal del SRI
Conecta tu compañía al portal del SRI para que el sistema traiga solos los comprobantes que te emiten.
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Dar acceso a los reportes contables
Prepara un rol que solo consulta y exporta los reportes contables, sin acceso a los asientos, a la configuración ni al resto del portal, e invita con él a quien los necesite, por ejemplo tu contador externo.
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Gestionar los usuarios del portal
Invita, edita y controla el acceso de las personas que trabajan con tu compañía en el portal.
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Activar y desactivar los módulos de tu plan
Revisa qué incluye tu plan y decide qué módulos quiere usar tu equipo.
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Pagar y consultar la facturación del servicio
Entiende tu prueba gratis de 14 días y qué pasa al terminar, activa tu plan pagando con tarjeta o por transferencia, cambia la tarjeta guardada, revisa tu estado de pago, avisa tus transferencias y cancela o reactiva tu suscripción; consulta también cuánto tiempo conservamos tus datos, qué pasa con tu cuenta si cancelas y el historial de tu cuenta.
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Exportar los datos de tu cuenta
Pide una copia de todos los datos de tu cuenta, síguela hasta que esté lista y descárgala.
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Configurar los perfiles tributarios
Crea los perfiles que asignas a tus productos para que cada comprobante use el IVA correcto en su fecha.
Tributario
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Emitir una factura
Crea una factura, envíala al SRI y descarga su RIDE una vez autorizada.
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Emitir una nota de crédito
Rebaja o anula una factura autorizada con una nota de crédito, envíala al SRI y descarga su RIDE.
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Consultar y sincronizar tus documentos recibidos
Trae del SRI las facturas, notas y retenciones que tus proveedores y clientes emitieron a tu RUC.
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Aplicar una retención recibida
Descuenta de una cuenta por cobrar la retención que te hizo un cliente y consulta tu crédito por retenciones.
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Anular un comprobante electrónico
Solicita y confirma la anulación de una factura, liquidación de compra, nota de crédito, nota de débito o retención autorizada. La cabecera identifica el documento con un icono, su tipo, número y estado juntos a la izquierda, y permanece visible al desplazarte. Volver abre las acciones por la izquierda; Guardar queda en el extremo derecho, con separadores verticales entre grupos. Las acciones del documento completo están en esa cabecera; las de cada fila permanecen junto a ella. Los datos, líneas y totales comparten una hoja con títulos y márgenes interiores uniformes.
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Cuando el SRI no autoriza un comprobante
Corrige y reenvía una factura, liquidación de compra, nota de crédito, nota de débito o retención que el SRI rechazó, sin perder su número. La cabecera identifica el documento con un icono, su tipo, número y estado juntos a la izquierda, y permanece visible al desplazarte. Volver abre las acciones por la izquierda; Guardar queda en el extremo derecho, con separadores verticales entre grupos. Las acciones del documento completo están en esa cabecera; las de cada fila permanecen junto a ella. Los datos, líneas y totales comparten una hoja con títulos y márgenes interiores uniformes.
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Generar el ATS
Consulta el Anexo Transaccional Simplificado de un período y descarga el XML que presentas al SRI.
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Emitir una nota de débito
Cobra un interés de mora, un gasto financiero u otro concepto adicional sobre una factura autorizada, con su propia forma de pago. La cabecera identifica el documento con un icono, su tipo, número y estado juntos a la izquierda (sin número, el tipo aparece una sola vez junto al estado), y permanece visible al desplazarte. Volver abre las acciones por la izquierda; Guardar queda en el extremo derecho, con separadores verticales entre grupos. Las acciones del documento completo están en esa cabecera; las de cada fila permanecen junto a ella. Los datos, líneas y totales comparten una hoja con títulos y márgenes interiores uniformes.
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Revisar y registrar los formularios 103 y 104
Revisa el papel de trabajo, concílialo con los libros y registra la declaración presentada al SRI.
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Preparar la declaración del ICE y del IRBPNR
Revisa por código y por período las cifras del ICE y del IRBPNR que salen de tus comprobantes y compáralas con tus libros.
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Emitir una liquidación de compra
Emite el comprobante 03 cuando compras a un proveedor del exterior o a una persona sin RUC que no puede emitirte factura. La cabecera identifica el documento con un icono, su tipo, número y estado juntos a la izquierda (sin número, el tipo aparece una sola vez junto al estado), y permanece visible al desplazarte. Volver abre las acciones por la izquierda; Guardar queda en el extremo derecho, con separadores verticales entre grupos. Las acciones del documento completo están en esa cabecera; las de cada fila permanecen junto a ella. Los datos, líneas y totales comparten una hoja con títulos y márgenes interiores uniformes.
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Emitir una retención a un proveedor
Genera, revisa y envía al SRI el comprobante de retención sobre una factura de compra o nota de débito recibida autorizada, siempre en dos pasos: **Confirmar** deja el borrador para revisarlo y **Aprobar y enviar al SRI** lo numera, firma y envía. La cabecera identifica el documento con un icono, su tipo, número y estado juntos a la izquierda (sin número, el tipo aparece una sola vez junto al estado), y permanece visible al desplazarte. Volver abre las acciones por la izquierda; Guardar queda en el extremo derecho, con separadores verticales entre grupos. Las acciones del documento completo están en esa cabecera; las de cada fila permanecen junto a ella. Los datos, líneas y totales comparten una hoja con títulos y márgenes interiores uniformes. El total retenido se muestra en su recuadro sin un separador superior cuando no hay subtotales.
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Consultar y conciliar los comprobantes emitidos
Revisa en un solo lugar todo lo que tu compañía emitió —desde Kronos o importado del SRI—, descarga su RIDE y XML y concilia contra el SRI.
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Consultar la asistencia fiscal
Revisa las propuestas, las reservas estimadas de impuestos y el perfil fiscal que Kronos calcula para tu compañía.
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Consultar la normativa fiscal aplicable
Revisa el paquete de normativa del SRI vigente para tu compañía y las reglas que le aplican.
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La fecha de emisión de un comprobante
Con qué fecha sale un comprobante, qué reglas debe cumplir y cómo usar la fecha de hoy al aprobar un borrador antiguo. Vale para facturas, liquidaciones de compra, notas de crédito, notas de débito y retenciones.
Ventas
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Crear clientes
Registra un cliente con su identificación y datos de contacto para poder venderle y facturarle.
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Registrar una venta
Crea una venta, elige el cliente y las líneas, decide si se cobra en el acto y si emite factura, y confírmala.
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Devolver una venta
Registra una devolución parcial o total desde la venta y consulta sus líneas, estado y comprobante relacionado.
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Venta sin descarga de inventario
Entiende el aviso «Esta venta no descargó inventario» y regulariza el kardex del producto. La cabecera identifica el documento con un icono, su tipo, número y estado juntos a la izquierda, y permanece visible al desplazarte. Volver abre las acciones por la izquierda; Guardar queda en el extremo derecho, con separadores verticales entre grupos. Las acciones del documento completo están en esa cabecera; las de cada fila permanecen junto a ella. Los datos, líneas y totales comparten una hoja con títulos y márgenes interiores uniformes.
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Ajustar una venta
Registra un descuento sobre las líneas de una venta o un recargo por conceptos, y consulta el ajuste desde la propia venta.
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Venta con factura rechazada
Entiende qué hacer cuando el SRI no autoriza la factura de una venta.
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Cobrar una cuenta por cobrar
Registra el pago total o parcial de un cliente, en una cuenta bancaria, y deja la cuenta saldada con su asiento contable.
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Saldo a favor del cliente
Aplica el exceso de una devolución o un descuento a otra cuenta por cobrar del mismo cliente. La cabecera identifica el documento con un icono, su tipo, número y estado juntos a la izquierda, y permanece visible al desplazarte. Volver abre las acciones por la izquierda; Guardar queda en el extremo derecho, con separadores verticales entre grupos. Las acciones del documento completo están en esa cabecera; las de cada fila permanecen junto a ella. Los datos, líneas y totales comparten una hoja con títulos y márgenes interiores uniformes.
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Crear y enviar una cotización
Prepara una propuesta comercial y envíasela al cliente por correo con su PDF.
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Convertir una cotización en venta
Crea la venta a partir de una cotización aceptada, conservando sus importes.
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Plantillas de ventas recurrentes
Crea una plantilla para generar ventas repetidas (por ejemplo mensuales) sin volver a armarlas cada vez.
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Estado de cuenta de clientes
Consulta los movimientos y la antigüedad del saldo de un cliente, y envíaselo por correo.
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Reportes de ventas
Consulta las ventas por producto, categoría, cliente o vendedor, revisa el margen y sigue el embudo hasta el cobro.
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Crear listas de precios
Define precios especiales por producto y cantidad mínima, y agrúpalos en una lista que puedes asignar a tus clientes.
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Reversar una venta y revisar sus operaciones relacionadas
Revisa la factura, los cobros y las operaciones relacionadas antes de devolver una venta a borrador o cancelarla. La cabecera identifica el documento con un icono, su tipo, número y estado juntos a la izquierda, y permanece visible al desplazarte. Volver abre las acciones por la izquierda; Guardar queda en el extremo derecho, con separadores verticales entre grupos. Las acciones del documento completo están en esa cabecera; las de cada fila permanecen junto a ella. Los datos, líneas y totales comparten una hoja con títulos y márgenes interiores uniformes.
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Comprobantes emitidos a un cliente
Revisa las facturas, notas de crédito y notas de débito que emitiste a un cliente, descarga su resumen en PDF y envíaselo por correo.
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Vender sin factura
Desmarca **Emitir factura** para confirmar una venta sin comprobante y sin impuestos, y aprende cómo facturarla después.
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Configurar las ventas de la compañía
Define la lista de precios predeterminada, la vigencia de las cotizaciones, el control de crédito y si la factura se emite al confirmar la venta.
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Registrar un cobro
Registra un cobro desde Ventas → Cobros, aplicado a cuentas por cobrar o como registro manual sin cartera.
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Consultar cobros
Consulta los cobros, sus cuentas relacionadas y su asiento contable.
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Corregir un cobro
Reemplaza un cobro aplicado con sus datos corregidos y conserva el enlace al anterior.
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Anular un cobro
Anula un cobro aplicado y revisa su restricción de conciliación.
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Revisar y revertir un recargo por mora
Revisa la mora de una factura de una gestión de perfiles y revierte un recargo cuando corresponde.
Compras
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Crear proveedores
Registra un proveedor con sus condiciones comerciales, cuenta bancaria y contactos para poder comprarle.
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Configurar la retención de un proveedor
Define qué retención se propone al comprarle a un proveedor, según el concepto de renta y el tipo de operación.
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Ajustes de compras de tu compañía
Define si el cotejo exige recibir la mercadería antes de registrar la factura, cuánto se admite recibir de más y qué pasa cuando un producto llega a su stock mínimo.
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Decidir el origen de los comprobantes recibidos
Convierte cada factura, nota de venta, nota de crédito o nota de débito recibida en la operación económica que corresponde. La cabecera identifica el documento con un icono, su tipo, número y estado juntos a la izquierda, y permanece visible al desplazarte. Volver abre las acciones por la izquierda; Guardar queda en el extremo derecho, con separadores verticales entre grupos. Las acciones del documento completo están en esa cabecera; las de cada fila permanecen junto a ella. Los datos, líneas y totales comparten una hoja con títulos y márgenes interiores uniformes.
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Registrar una compra desde la factura del proveedor
Recibir una factura no mueve inventario ni crea la cuenta por pagar: queda pendiente hasta que registras su compra. La cabecera identifica el documento con un icono, su tipo, número y estado juntos a la izquierda, y permanece visible al desplazarte. Volver abre las acciones por la izquierda; Guardar queda en el extremo derecho, con separadores verticales entre grupos. Las acciones del documento completo están en esa cabecera; las de cada fila permanecen junto a ella. Los datos, líneas y totales comparten una hoja con títulos y márgenes interiores uniformes.
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Crear y aprobar una orden de compra
Deja por escrito lo que le pides a un proveedor, apruébala y envíasela por correo.
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Corregir o cancelar una orden de compra
Vuelve a borrador una orden aprobada para corregirla, o cancélala si ya no se va a comprar. La cabecera identifica el documento con un icono, su tipo, número y estado juntos a la izquierda, y permanece visible al desplazarte. Volver abre las acciones por la izquierda; Guardar queda en el extremo derecho, con separadores verticales entre grupos. Las acciones del documento completo están en esa cabecera; las de cada fila permanecen junto a ella. Los datos, líneas y totales comparten una hoja con títulos y márgenes interiores uniformes.
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Recibir mercadería contra una orden de compra
Registra lo que llega de una orden de compra y deja que entre a tu bodega.
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Cotejar la factura del proveedor contra la orden
Empareja la factura o nota de venta del proveedor con lo pedido o recibido, acepta las diferencias con su motivo y deja nacer la cuenta por pagar. La cabecera identifica el documento con un icono, su tipo, número y estado juntos a la izquierda, y permanece visible al desplazarte. Volver abre las acciones por la izquierda; Guardar queda en el extremo derecho, con separadores verticales entre grupos. Las acciones del documento completo están en esa cabecera; las de cada fila permanecen junto a ella. Los datos, líneas y totales comparten una hoja con títulos y márgenes interiores uniformes.
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Registrar una compra directa sin orden
Registra una compra que no tuvo orden desde Compras: con la factura del proveedor, esperando la factura o sin factura, y págala en el mismo paso o déjala a crédito. En un solo acto nacen la orden «Compra directa», la entrada al inventario, la cuenta por pagar y el asiento.
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Atender la bandeja de solicitudes de compra
Revisa las solicitudes aprobadas que esperan compra y, desde ahí, genera la orden de compra o la licitación, o devuélvelas a quien las pidió con un motivo.
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Registrar una compra sin factura
Registra una compra que no tiene comprobante: todo lo económico queda en Kronos, pero lo tributario se ajusta —no va al ATS ni al formulario 104, el IVA se suma al costo y el gasto es no deducible—.
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Pedir una compra con una solicitud
Deja pedido lo que necesitas sin decidir tú la compra, para que alguien lo autorice y elija cómo comprarlo. La cabecera identifica el documento con un icono, su tipo, número y estado juntos a la izquierda, y permanece visible al desplazarte. Volver abre las acciones por la izquierda; Guardar queda en el extremo derecho, con separadores verticales entre grupos. Cancelar edición también aparece en esa barra. Las acciones del documento completo están en esa cabecera; las de cada fila permanecen junto a ella. Los datos, líneas y totales comparten una hoja con títulos y márgenes interiores uniformes. En las líneas editables, producto y descripción se apilan en la primera columna; los demás controles se alinean arriba y las ayudas quedan debajo. Las columnas equivalentes usan Producto / descripción, Cant., P. unit., Dcto., IVA, Unidad y Precio total. Los resúmenes aprovechan tres columnas cuando hay espacio, dos en anchos intermedios y una en móvil.
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Licitar una compra entre varios proveedores
Invita a varios proveedores a competir por el precio de una compra y adjudica al que ofrezca mejor. La cabecera identifica el documento con un icono, su tipo, número y estado juntos a la izquierda, y permanece visible al desplazarte. Volver abre las acciones por la izquierda; Guardar queda en el extremo derecho, con separadores verticales entre grupos. Cancelar edición también aparece en esa barra. Las acciones del documento completo están en esa cabecera; las de cada fila permanecen junto a ella. Los datos, líneas y totales comparten una hoja con títulos y márgenes interiores uniformes. En las líneas editables, producto y descripción se apilan en la primera columna; los demás controles se alinean arriba y las ayudas quedan debajo. Las columnas equivalentes usan Producto / descripción, Cant., P. unit., Dcto., IVA, Unidad y Precio total. Los resúmenes aprovechan tres columnas cuando hay espacio, dos en anchos intermedios y una en móvil.
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Vincular una factura a una compra directa
Une la factura del proveedor, cuando llega, a la compra directa que la esperaba o que registraste sin factura; o desiste de ella si no va a llegar.
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Devolver mercadería a un proveedor
Devuelve lo recibido en mal estado o de más, y liga la nota de crédito del proveedor cuando llegue. La cabecera identifica el documento con un icono, su tipo, número y estado juntos a la izquierda, y permanece visible al desplazarte. Volver abre las acciones por la izquierda; Guardar queda en el extremo derecho, con separadores verticales entre grupos. Cancelar edición también aparece en esa barra. Las acciones del documento completo están en esa cabecera; las de cada fila permanecen junto a ella. Los datos, líneas y totales comparten una hoja con títulos y márgenes interiores uniformes. Los resúmenes aprovechan tres columnas cuando hay espacio, dos en anchos intermedios y una en móvil.
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Registrar una cuenta por pagar manual o de apertura
Carga el saldo inicial que debes a un proveedor al empezar con Kronos Suite o una obligación que no tiene factura detrás. La cabecera identifica el documento con un icono, su tipo, número y estado juntos a la izquierda, y permanece visible al desplazarte. Volver abre las acciones por la izquierda; Guardar queda en el extremo derecho, con separadores verticales entre grupos. Las acciones del documento completo están en esa cabecera; las de cada fila permanecen junto a ella. Los datos, líneas y totales comparten una hoja con títulos y márgenes interiores uniformes.
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Pagar una cuenta por pagar
Registra el pago total o parcial de una obligación con un proveedor y deja la cuenta saldada.
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Consultar el estado de cuenta de un proveedor
Revisa de un vistazo cuánto le debes a un proveedor, qué está vencido y cuánto crédito te queda con él.
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Armar y ejecutar un lote de pagos
Junta las cuentas por pagar que tocan y págalas todas de una vez con la misma cuenta bancaria.
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Leer los reportes de compras
Consulta en un solo lugar qué compraste, a quién, a qué precio y qué queda por recibir o facturar.
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Comprobantes emitidos a un proveedor
Revisa las liquidaciones de compra y retenciones que emitiste a un proveedor, descarga su resumen en PDF y envíaselo por correo.
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Registrar compra directa y pagar
Registra una factura recibida como compra directa y págala en el mismo paso, sin abrir otro formulario de pago.
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Consultar pagos
Consulta los pagos y navega a su banco y a la obligación relacionada.
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Corregir un pago
Reemplaza un pago aplicado por uno nuevo y conserva el motivo y los enlaces entre ambos.
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Anular un pago
Anula un pago aplicado después de revisar su conciliación bancaria.
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Pagar varias cuentas por pagar
Paga el saldo de varias obligaciones con la misma cuenta bancaria.
Tesorería
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Crear una cuenta bancaria de la compañía
Registra la cuenta bancaria desde la que cobras y pagas, para usarla en cobros, pagos y conciliación.
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Conciliar una cuenta bancaria mes a mes
Cuadra el extracto del banco de cada mes con tus libros, concilia cada línea con sus movimientos y finaliza la conciliación con diferencia cero.
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Subir el extracto del banco
Importa el archivo del banco o escribe una sola línea del extracto, y revisa qué entró y qué no.
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Cómo funciona la conciliación bancaria
Qué cuadra el documento del mes, qué es el tránsito, qué protege una conciliación finalizada y cómo se relaciona con el cierre contable.
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Consultar los reportes de tesorería
Revisa en una sola pantalla lo que te deben tus clientes y lo que debes a tus proveedores, con su antigüedad de saldos.
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Registrar, transferir y anular movimientos bancarios
Registra un movimiento propio de la cuenta (comisión, interés, nota bancaria), pasa dinero entre dos cuentas de tu compañía con una transferencia interna y anula lo que registraste por error.
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Confirmar los egresos a empleados en Bancos
Confirma el pago de los préstamos, anticipos y quincenas que Nómina ordenó, eligiendo la cuenta bancaria de la compañía y la fecha, y deja el movimiento en el libro del banco.
Inventario
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Crear productos
Da de alta un producto y activa solo los roles que necesita: vender, comprar, llevar existencias o componerse de otros productos.
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Armar un producto con composición
Define un producto que se vende como una sola unidad pero está formado por otros productos, y revisa su costo y margen proyectados.
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Organizar productos por categorías
Crea categorías, ordénalas en una jerarquía con categoría padre y decide si se comparten con las demás compañías del mismo grupo.
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Consultar saldos y registrar un ajuste de inventario
Revisa cuánto stock tienes por producto y corrige una diferencia con un ajuste manual que queda registrado en el kardex.
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Crear bodegas y elegir la predeterminada
Da de alta los lugares donde vive tu inventario, decide cuál es la bodega por omisión y consulta los saldos separados por bodega.
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Transferir mercadería entre bodegas
Mueve productos de una bodega a otra, al instante o con mercadería en tránsito, y deja registradas las dos patas del movimiento en el kardex.
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Hacer una toma física de inventario
Cuenta una bodega contra el saldo que el sistema congeló, revisa las diferencias valoradas y apruébalas para que se asienten como ajustes.
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Recibir mercadería en tránsito
Despacha una transferencia con tránsito, recíbela en una o varias entregas y resuelve lo que no llegue devolviéndolo al origen o dándolo de baja.
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Evaluar el valor neto de realización del inventario
Calcula cuánto del costo de tu inventario no podrías recuperar al venderlo, ajusta los casos particulares y aprueba la provisión para que se asiente en tu contabilidad.
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Configurar el inventario de la compañía
Decide si la compañía puede registrar salidas de inventario aunque no tenga existencias suficientes.
Contabilidad
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Arranque contable
Prepara la contabilidad de tu compañía en cuatro pasos: perfil, reglas, apertura y validación.
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Consultar y ampliar el plan de cuentas
Recorre el árbol de cuentas de tu compañía, añade cuentas oficiales del catálogo o crea tus propias cuentas.
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Registrar un asiento manual
Crea un asiento contable a mano, consúltalo en el diario y, si te equivocas, reviértelo.
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Cerrar y reabrir un mes contable
Bloquea los asientos de un mes ya declarado y reábrelo si necesitas corregir algo.
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Consultar los reportes contables
Lee el resumen de tu negocio, el balance general, la comprobación, los resultados, el mayor y el comparativo entre períodos, compara el inventario con el mayor, prepara los estados para SUPERCIAS y exporta lo que necesites.
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Consultar el mayor de una cuenta
Revisa el saldo y todos los movimientos de una cuenta contable en el período que elijas.
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Preparar los estados financieros para SUPERCIAS
Revisa las validaciones que exige la Superintendencia de Compañías, descarga el TXT para su portal y conserva copias certificadas de los cuatro estados.
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Registrar y consultar activos fijos
Registra una compra nueva o incorpora un bien de libros anteriores y comprueba su costo, depreciación y origen contable.
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Preparar la conciliación tributaria y su provisión
Calcula la base imponible y el impuesto a la renta del ejercicio, y contabiliza la provisión cuando el año haya terminado.
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Cerrar el ejercicio
Revisa la lista de comprobación, cierra el año contable con su asiento de resultado y, si hace falta corregir algo, reábrelo o registra el traspaso a resultados acumulados.
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Corregir un ejercicio presentado
Elige entre sustituir la declaración y corregir los libros del año original, o registrar un asiento contra patrimonio en un año posterior conservando el cierre original.