Administración

Pagar y consultar la facturación del servicio

Entiende tu prueba gratis de 14 días y qué pasa al terminar, activa tu plan pagando con tarjeta o por transferencia, cambia la tarjeta guardada, revisa tu estado de pago, avisa tus transferencias y cancela o reactiva tu suscripción; consulta también cuánto tiempo conservamos tus datos, qué pasa con tu cuenta si cancelas y el historial de tu cuenta.

Antes de empezar

Necesitas el permiso Gestionar la facturación del servicio. El dueño de la compañía lo recibe por defecto y puede asignarlo a otros roles.

Pasos

Entra en Administración → Facturación SaaS.

Resultado: Ves el estado de tu acceso (Al día, En período de gracia si no pudimos cobrar tu suscripción, o Regularización requerida si Soporte la suspendió) con el motivo, el fin del periodo de gracia y las fechas de restricción o liberación cuando aplican.

Consejo: Si tu cuenta pasó al plan gratis por falta de pago, arriba aparece el aviso Estás en el plan gratis: te dice la fecha del cambio, que lo que usaste del plan anterior queda en solo lectura y que en el plan gratis se conservan 12 meses los archivos XML y RIDE de tus comprobantes (los datos quedan para consulta), con los botones Exportar (si puedes pedir la copia de tus datos) y Ver planes. Y si no pudimos cobrar tu suscripción, en TODAS las pantallas ves el aviso Pago de la suscripción pendiente con la fecha límite y el monto, y el botón Pagar: te lleva a esta pantalla con el pago de la factura abierta ya listo (con tu tarjeta guardada si la tienes, o con otra). Durante esos 7 días sigues usando Kronos con normalidad.
Revisa la tarjeta Tu suscripción.

Resultado: Muestra tu Plan, la Forma de cobro (mensual o anual), el Precio del plan más IVA, el Próximo cobro (si tu suscripción está activa) y la Tarjeta guardada (franquicia y últimos cuatro dígitos). Solo aparece cuando el cobro con tarjeta está disponible en tu cuenta.

Consejo: El precio del plan no incluye IVA: la factura suma el IVA vigente y ese total es lo que se cobra.
Revisa las tarjetas Saldo abierto y Próxima factura.

Resultado: El saldo abierto suma tus facturas pendientes y vencidas; la próxima factura muestra su número, referencia de pago, vencimiento e importe.
Para pagar la próxima factura con la tarjeta que ya tienes guardada, pulsa Pagar con tarjeta guardada y confirma con Confirmar y pagar.

Resultado: Kronos cobra el importe de la factura a esa tarjeta, sin pedirte los datos otra vez. Si la pasarela aprueba el cobro, la factura queda Pagada, tu suscripción vuelve a estar al día y desaparece el aviso de pago pendiente.

Ten en cuenta: Si el cobro se rechaza, la factura sigue pendiente: prueba con otra tarjeta.
Para pagar con una tarjeta distinta, pulsa Pagar con otra tarjeta, marca la autorización del cobro recurrente y pulsa Continuar al pago.

Resultado: Se abre la pasarela de pago sobre la pantalla. Escribe los datos de la tarjeta y confirma. Al terminar llegas a una pantalla de resultado: Pago aprobado, Pago rechazado o Pago en proceso. La tarjeta que usaste queda guardada para los próximos cobros automáticos.

Consejo: Si el pago queda en proceso, pulsa Consultar de nuevo pasados unos minutos: la pasarela puede tardar en confirmar.
Para reemplazar la tarjeta de los cobros automáticos, pulsa Cambiar tarjeta, marca la autorización y pulsa Continuar.

Resultado: Registras la tarjeta nueva en la pasarela y no se cobra nada en ese momento. Al terminar ves Tarjeta guardada con su franquicia y los últimos cuatro dígitos.
Si tu prueba terminó, o te registraste con un plan de pago sin prueba, y ves Activa tu plan con la opción de transferencia, paga ahí por transferencia y pulsa Ya transferí.

Resultado: Escribes el Número de comprobante o referencia y la Fecha de la transferencia. La pantalla pasa a Tu transferencia está en revisión con tu referencia y la fecha: Soporte confirma el pago y tu plan queda activo con todo lo que incluye; no necesitas enviar el aviso otra vez.

Consejo: Actualiza la página cuando Soporte confirme el pago para entrar a Kronos.
Si prefieres pagar por transferencia, hazla por tu cuenta, pulsa Enviar aviso de pago, escribe la Referencia o comprobante y la Fecha de pago, y pulsa Enviar aviso.

Resultado: El aviso queda registrado para que se confirme el cobro y, si tu acceso estaba restringido por esta causa, se reactive.

Consejo: Conserva el comprobante de la transferencia: la referencia que escribas aquí acelera la validación.
Para cancelar tu suscripción, pulsa Cancelar suscripción, elige el Motivo (si eliges Otro, el Comentario es obligatorio; en los demás es opcional y admite hasta 500 caracteres) y pulsa Continuar.

Resultado: Ves Qué pasará si cancelas: tu servicio sigue activo hasta la fecha en que termina el período que ya pagaste, no se te vuelve a cobrar, la tarjeta guardada (con sus últimos cuatro dígitos) se borra ese día y, si tenías una promoción con descuento en curso, pierdes los ciclos con descuento que te quedaban. Revisa el resumen y pulsa Sí, cancelar mi suscripción para confirmar; con Volver regresas sin cancelar nada.

Ten en cuenta: Si tu suscripción tiene un cobro vencido, la cancelación es inmediata: no hay un período pagado que respetar, la factura pendiente se anula y ya no se puede deshacer. La acción Cancelar suscripción solo aparece cuando tu suscripción puede cancelarse (activa, en prueba o con un cobro vencido) y tienes el permiso de facturación.
Si cambias de idea antes de la fecha en que termina tu servicio, pulsa Mantener mi suscripción y confirma con Sí, mantener mi suscripción.

Resultado: Mientras la cancelación está programada ves el aviso Tu suscripción termina el con la fecha, y la acción Cancelar suscripción se reemplaza por Mantener mi suscripción. Al confirmar, la cancelación se anula, tu suscripción sigue activa y la tarjeta guardada vuelve a cobrar tus renovaciones.
En la tabla de facturas, mira la columna Factura electrónica de cada cobro.

Resultado: Cada cobro de tu servicio trae su factura electrónica del SRI, que Kronos también te envía por correo a la dirección registrada para tu cuenta. La columna muestra su estado (En proceso, Autorizada o Rechazada por el SRI). Mientras está En proceso ves el aviso Tu factura electrónica se está emitiendo; si el SRI la rechaza ves Rechazada por el SRI, la estamos corrigiendo: Kronos la corrige y la vuelve a enviar, tú no tienes que hacer nada; cuando el SRI la autoriza aparecen su número y la fecha de autorización, y los botones RIDE (PDF) y XML: púlsalos para descargar el comprobante.

Consejo: La misma factura llega a tu bandeja de Compras por el SRI, igual que cualquier comprobante que te emiten.

Ten en cuenta: Si pulsas la descarga antes de que el SRI autorice la factura, verás que aún no está autorizada: espera unos minutos e inténtalo de nuevo.
Baja a la tabla de facturas para consultar el historial completo.

Resultado: La primera columna es la fecha de creación, con hora; lo último registrado aparece arriba. Cada fila muestra emisión, número, referencia de pago, periodo, vencimiento, total, estado (Pendiente, Vencida, Pagada o Anulada) y Factura electrónica; puedes filtrar por estado o por rango de emisión.

Consejo: Una factura pasa a Vencida al día siguiente de su vencimiento, contado con la fecha de Ecuador: el mismo día del vencimiento, hasta la medianoche de Ecuador, sigue Pendiente.
Revisa la tarjeta Custodia de tus datos.

Resultado: Te dice cuánto tiempo conserva Kronos tus comprobantes y datos: 7 años si tu plan es de pago; en el plan gratis, el XML y el RIDE de tus comprobantes se conservan 12 meses y los datos de cada comprobante quedan para consulta; si cancelaste tu suscripción, la tarjeta muestra la etapa de tu cuenta (ver la pregunta sobre cuenta cancelada). Cuando en tu plan gratis aplica la eliminación automática, la tarjeta indica desde qué fecha se eliminaron los archivos, cuáles se eliminarán en los próximos 30 días y cuándo es la próxima eliminación, con los botones Exportar y Ver planes. Abajo, Historial de lo eliminado lista cada eliminación con su fecha, el alcance (los archivos XML y RIDE anteriores a qué día) y la cantidad de archivos por tipo de comprobante.

Consejo: Contratar un plan de pago detiene la eliminación desde ese día; los archivos que ya se eliminaron no se recuperan, por eso conviene pedir la copia de tus datos antes. Tu facturación del servicio con Kronos no entra en esta eliminación.
Si tienes el permiso de exportar los datos de la cuenta, baja a Copia de tus datos y pulsa Pedir copia de mis datos.

Resultado: Preparamos un paquete con todos tus datos y te avisamos por correo cuando esté listo; la lista muestra cada pedido con su estado, tamaño y caducidad, y Descargar cuando ya puedes bajarlo. El paso a paso está en Exportar los datos de tu cuenta.
Revisa el Historial de la cuenta, al final de la pantalla.

Resultado: Es la línea de tiempo de todo lo que el sistema, tu equipo o Soporte de Kronos hicieron sobre tu cuenta: cobros aprobados o rechazados (con el motivo), reintentos, cambios de plan, restricciones y liberaciones del acceso, facturas emitidas o anuladas, pruebas gratis, copias de datos y eliminaciones. Cada línea trae la fecha con hora de Ecuador, la operación y quién la hizo (Sistema, Tu equipo o Soporte de Kronos); lo último aparece arriba.

Ten en cuenta: Al pagar con tarjeta autorizas a Kronos a cobrar el precio de tu plan más IVA en cada período (cada mes o cada año, según tu forma de cobro) en esa tarjeta, hasta que canceles tu suscripción. Sin marcar esa autorización no se abre la pasarela.

Ten en cuenta: Enviar el aviso de pago no reactiva el acceso al instante: alguien valida el comprobante antes de levantar la restricción.

Ten en cuenta: Kronos nunca guarda el número completo de tu tarjeta: solo ves la franquicia y los últimos cuatro dígitos.

Ten en cuenta: Cancelar la suscripción borra la tarjeta guardada el día en que el servicio termina, y no se reembolsa el período ya pagado.

Ten en cuenta: Si tu compañía tiene el acceso restringido y no tienes este permiso, el aviso general no muestra el enlace de facturación: te indica que contactes al dueño.

Ten en cuenta: Si no pudimos cobrar tu suscripción, tienes 7 días de gracia con acceso completo, el aviso Pago de la suscripción pendiente y el botón Pagar; no se corta tu acceso ni el de tu equipo. Si al terminar esos 7 días no se pagó, tu cuenta pasa sola al plan gratis: lo que usaste del plan anterior queda en solo lectura y, como en todo plan gratis, el XML y el RIDE de tus comprobantes se conservan 12 meses en vez de 7 años (los datos quedan para consulta). Pide la copia de tus datos si no quieres perder los archivos más antiguos.

Ten en cuenta: En el plan gratis, el comprobante cuyos archivos ya se eliminaron muestra el aviso Archivos eliminados y no permite descargar su XML ni su RIDE ni reenviarlo por correo; sus datos siguen en pantalla para consulta.

Preguntas frecuentes

¿Qué incluye la prueba gratis y cómo sé cuánto me queda?

Todo cliente nuevo que elige un plan de pago entra con una prueba gratis de 14 días con todo lo del plan que eligió, sin dar tarjeta. Mientras dura, la cabecera muestra Prueba gratis del plan y el nombre de tu plan, con te quedan N días (el último día, termina hoy). Con 3 días o menos cambia a color de aviso y te recuerda que al terminar se te pedirá el pago. Te avisamos también a los 3 días y el último día. Al pulsarlo llegas a Administración → Módulos, donde la tarjeta Tu prueba gratis da la fecha de fin. La prueba no genera facturas del servicio. Si te registras en el plan gratis y este incluye una prueba de otros módulos, el chip dice Prueba gratis · te quedan N días.

¿Qué es una regalía de plan?

Es un acceso al plan sin costo durante un tiempo, que Soporte de Kronos puede concederte al crear tu cuenta. Mientras dura, la cabecera muestra Regalía del plan con el nombre de tu plan y la fecha de fin, y la tarjeta Tu regalía de Administración → Módulos dice que tienes todos sus módulos y límites hasta esa fecha. No genera facturas del servicio. Te avisamos por correo 7 días y 3 días antes, y el último día. Al terminar ves Activa tu plan (con tarjeta o por transferencia) para seguir; si no lo activas en 7 días, tu cuenta pasa al plan gratis sin perder tus datos. Soporte puede darla por terminada antes; en ese caso también ves Activa tu plan.

¿Puedo tener más de una prueba gratis con el mismo RUC o cédula?

No: la prueba gratis es una por RUC o cédula. Si el RUC con el que te registras (o el de una compañía que creas después) ya tuvo una prueba en otra cuenta, tu prueba termina y ves Activa tu plan para pagar y seguir. En el historial de la cuenta queda anotado cuándo ocurrió.

¿Qué pasa cuando termina la prueba gratis?

Si estabas probando un plan de pago, al entrar a Kronos ves Activa tu plan: pagas con tarjeta o por transferencia (según lo que esté disponible) y tu plan queda activo con todo lo que probaste. Tienes 7 días para pagar. Si no pagas en esos 7 días, tu cuenta pasa sola al plan gratis y no pierdes tus datos; puedes contratar un plan de pago cuando quieras. Si tu prueba era la del plan gratis (módulos de otro plan), al terminar los módulos que usaste quedan en solo lectura para que conserves y exportes tu historia; los demás quedan con candado. Para seguir usándolos, contrata un plan: al contratarlo la prueba termina y manda tu plan.

¿Dónde veo cuántos comprobantes me quedan este mes?

En Administración → Módulos, en la tarjeta Límites de tu plan: muestra los comprobantes aprobados este mes frente al tope de tu plan. Si lo alcanzas, cambiar de plan es parte del trato con Kronos y no se resuelve pagando una factura de esta pantalla.

¿Por qué está restringido el acceso de mi compañía?

Un cobro fallido NO restringe el acceso: tienes 7 días de gracia con acceso completo (mira la pregunta siguiente). Si el acceso está restringido es porque Soporte suspendió la suscripción o bloqueó la cuenta: si el motivo es de facturación, esta pantalla explica el detalle y el saldo pendiente; si tiene otro motivo, verás un aviso distinto, sin datos de facturación.

¿Qué pasa si no se puede cobrar mi suscripción?

Tienes 7 días de gracia con acceso completo: tú y tu equipo siguen entrando y trabajando con normalidad. En todas las pantallas ves el aviso No pudimos cobrar tu suscripción con la fecha límite y el monto, y quien gestiona la facturación tiene el botón Pagar (con la tarjeta guardada o con otra); el resto de tu equipo ve un aviso sin botón que dice que contacten al dueño de la compañía. Si tienes una tarjeta guardada y el cobro con tarjeta está disponible, Kronos reintenta el cobro con ella los días 2, 4 y 6 de la gracia, y cada intento queda en el Historial de la cuenta con su motivo; si no, no hay reintentos y solo queda Pagar. Si pagas a tiempo, todo sigue igual. Si no, al terminar los 7 días tu cuenta pasa sola al plan gratis: lo que usaste del plan anterior queda en solo lectura y la factura impaga se anula. Puedes volver a contratar un plan de pago cuando quieras.

¿Cómo pago mi factura del servicio?

Con tarjeta, desde esta pantalla: Pagar con tarjeta guardada o Pagar con otra tarjeta. También puedes pagar por transferencia y avisar el pago aquí con tu referencia para que se confirme. Mientras el cobro con tarjeta no esté disponible en tu cuenta, esta pantalla no muestra los botones de tarjeta y se paga por transferencia.

¿Se cobra solo cada mes o cada año?

Si tu plan es de pago y tienes una tarjeta guardada, sí: Kronos cobra el precio del plan más IVA en cada período, en esa tarjeta, hasta que canceles. Si el cobro se rechaza, la factura queda pendiente, empieza una gracia de 7 días con acceso completo y puedes pagarla con Pagar (tarjeta guardada u otra tarjeta); si no se paga, la cuenta pasa al plan gratis.

Mi prueba terminó (o me registré con un plan de pago) y me pide activarlo. ¿Qué hago?

Ves Activa tu plan, con el plan, el total a pagar con IVA y la forma de pagar. Si el pago con tarjeta está disponible, marca la autorización del cobro recurrente y pulsa Pagar y activar mi plan; cuando la pasarela aprueba el primer pago, pulsa Entrar al sistema. Si el pago con tarjeta aún no está disponible, la pantalla te muestra los datos para pagar por transferencia: sigue la pregunta siguiente. Hasta activar el plan no se puede usar el resto de Kronos, y si no se paga en 7 días la cuenta pasa al plan gratis sin perder tus datos. Si no eres el dueño de la compañía, pídele que complete la activación.

¿Cómo activo mi plan pagando por transferencia?

En Activa tu plan ves el banco, el tipo y el número de cuenta, el titular y su RUC, el número de tu factura, el total a pagar con IVA y la Referencia para el concepto. Cada dato tiene un botón para copiarlo. Haz la transferencia desde tu banco por el total exacto y escribe esa referencia en el concepto; envía el comprobante al correo que indica la pantalla. Después vuelve a Kronos, escribe el Número de comprobante o referencia y la Fecha de la transferencia, y pulsa Ya transferí. Ves Tu transferencia está en revisión: soporte confirma el pago y tu plan queda activo; actualiza la página para entrar. No hace falta enviar el aviso otra vez. Si la pantalla dice Contacta a soporte para pagar, todavía no tenemos listos los datos de la transferencia: escribe a soporte de Kronos.

¿Qué pasa cuando mi suscripción termina?

Al llegar la fecha de fin, entras a Kronos y ves Tu suscripción terminó el con la fecha. Tus datos se conservan, pero no puedes trabajar con ellos hasta reactivar. Mientras tanto puedes consultar las facturas del servicio, pedir la copia de tus datos y revisar la custodia en esa misma pantalla, que te dice hasta qué fecha puedes hacerlo. Los demás usuarios de la compañía ven que el dueño debe reactivar la suscripción.

Cancelé mi suscripción. ¿Qué pasa con mi cuenta y mis datos?

Tu cuenta pasa por tres etapas, y la tarjeta Custodia de tus datos te dice en cuál estás y sus fechas. Ventana de devolución (90 días desde que terminó tu suscripción): puedes entrar, consultar las facturas del servicio, pedir y descargar la copia de tus datos y reactivar. Cuenta bloqueada: pasados los 90 días nadie de tu compañía puede entrar; el inicio de sesión muestra «Tu cuenta está bloqueada porque terminó el plazo para descargar tus datos tras cancelar», y solo soporte de Kronos puede reactivarla o entregarte una copia. Eliminación: a los 12 meses de la cancelación se eliminan todos los datos de la cuenta (incluidas las conversaciones del asistente y los tickets de soporte que la nombran), con aviso previo por correo a los 30 y a los 7 días y la aprobación de un operador de Kronos; al terminar recibes por correo una constancia que dice qué se eliminó, qué se conserva (por ejemplo, las facturas y los pagos de tu servicio con Kronos, 7 años) y hasta cuándo.

¿Cómo pido que eliminen mi cuenta y mis datos?

Escribe a soporte de Kronos desde el correo del dueño de la cuenta. Soporte verifica tu identidad, cancela tu suscripción de inmediato, bloquea la cuenta y programa la eliminación de todos tus datos; recibes un correo con la fecha y, al terminar, la constancia de eliminación. Antes de esa fecha puedes pedir a soporte que reabra la cuenta si cambias de idea; después no se puede recuperar. Para eliminar solo tu propio usuario, mira Proteger tu cuenta.

¿Cómo reactivo mi suscripción después de cancelarla?

En la pantalla Tu suscripción terminó, elige la Forma de cobro (mensual o anual) y un Plan, y pulsa Reactivar suscripción. Se crea una suscripción nueva y sigues los mismos pasos de Activa tu plan: marcas la autorización del cobro recurrente y pagas el primer período con tarjeta. Al aprobarse el pago, vuelves a usar Kronos. Las promociones exclusivas para clientes nuevos no aplican a una reactivación.

¿Me devuelven el dinero si cancelo?

No: al cancelar no se reembolsa el período ya pagado, pero sigues usando el servicio hasta el final de ese período y no se te vuelve a cobrar. Si tu cuenta tenía un cobro vencido, la cancelación es inmediata y la factura pendiente se anula.

¿Por qué mi pago aparece rechazado o en proceso?

Rechazado significa que la pasarela o el banco no aprobaron el cobro: la factura sigue pendiente y puedes intentarlo con otra tarjeta mientras dure la gracia de 7 días. En proceso significa que aún no hay respuesta final: pulsa Consultar de nuevo pasados unos minutos.

¿Cuánto tiempo conserva Kronos mis datos?

Mientras tu plan es de pago, tus comprobantes y datos se conservan 7 años. En el plan gratis se conservan 12 meses el XML y el RIDE de tus comprobantes y los datos quedan para consulta. Si cancelas tu suscripción, tu cuenta se conserva hasta 12 meses desde la cancelación y luego se elimina entera. La tarjeta Custodia de tus datos de esta pantalla te dice cuál es tu caso y, cuando aplica una eliminación, desde qué fecha y cuándo se ejecuta.

Mi cuenta pasó al plan gratis por falta de pago. ¿Qué pasó con mis datos?

No se borra nada de inmediato. Lo que usaste del plan anterior queda en solo lectura y, en el plan gratis, el XML y el RIDE de tus comprobantes se conservan 12 meses (los datos quedan para consulta). Pide la copia de tus datos si quieres llevártelos, o contrata un plan de pago para volver a trabajar con normalidad.

¿Dónde veo qué hizo el sistema o Soporte de Kronos en mi cuenta?

En el Historial de la cuenta, al final de esta pantalla: cada cobro, cambio de plan, restricción, factura, copia de datos o eliminación, con su fecha y quién lo hizo.

¿Dónde está la factura electrónica de lo que me cobra Kronos?

Cada cobro del servicio genera su factura electrónica del SRI. La recibes por correo en la dirección registrada para tu cuenta, la descargas (RIDE (PDF) o XML) desde la columna Factura electrónica de esta pantalla y también te llega a Compras por el SRI. Si la ves En proceso, el SRI todavía no la autoriza; si la ves Rechazada por el SRI, Kronos la está corrigiendo para reenviarla.

¿Algunas cuentas están exentas de cobro?

Sí: si Soporte de Kronos dejó tu cuenta sin cobro del servicio, no recibes cobros ni avisos de pago ni facturas electrónicas del servicio, y no ves Activa tu plan. Si no estás seguro de tu caso, consulta con Soporte de Kronos. Para una cuenta normal, la factura electrónica de cada cobro se explica en la pregunta anterior.

¿Por qué no veo Facturación SaaS en el menú?

La deuda y los pagos del servicio son información reservada. Pide al dueño de la compañía que asigne a tu rol el permiso Gestionar la facturación del servicio.