Administración

Gestionar los usuarios del portal

Invita, edita y controla el acceso de las personas que trabajan con tu compañía en el portal.

Pasos

Entra en Administración → Usuarios y revisa el listado.

Resultado: La primera columna es la fecha de creación, con hora; lo último registrado aparece arriba. Cada fila muestra además nombre, correo, rol y estado (Activo, Suspendido o Invitación pendiente). El buscador (Nombre o correo) encuentra por cualquiera de los dos con solo una parte del texto, sin distinguir mayúsculas.
Para dar de alta a alguien, pulsa Invitar usuario, completa correo electrónico, nombre completo y rol, decide si tendrá Acceso a todas las compañías o solo a algunas, y pulsa Enviar invitación.

Resultado: Se envía un correo de invitación al usuario; queda en estado Invitación pendiente hasta que la acepta.

Consejo: Si no ves el botón Invitar usuario, tu rol no tiene permiso para gestionar usuarios; solo puedes consultarlos.
Pulsa Editar en la fila de un usuario para abrir su ficha.

Resultado: Se abre su información (correo, nombre completo, rol y estado) y, arriba a la derecha, las acciones disponibles según el estado de la cuenta. El correo se lee, no se escribe aquí: se cambia con Cambiar correo de acceso. Si tu rol solo puede consultar usuarios, la ficha se muestra en lectura.
Desde la ficha, usa las acciones de la cabecera según lo que necesites: Reenviar invitación (mientras esté pendiente), Suspender acceso, Reactivar acceso, Enviar enlace de contraseña, Desbloquear cuenta (si está bloqueada por intentos fallidos) o Restablecer segundo factor.

Resultado: Cada acción abre su propio diálogo, explica la consecuencia antes de confirmar y, en las de recuperación, pide tu propia contraseña para verificar que eres tú.

Consejo: Estas acciones (y cambiar el rol o el correo) solo proceden sobre cuentas cuyos permisos también tienes tú; a un dueño solo lo gestiona otro dueño. Si no cumples la regla, el sistema responde «No puedes gestionar a un usuario con permisos que tú no tienes.» o «Solo un propietario puede gestionar a otro propietario.» y no cambia nada.

Ten en cuenta: Suspender a un usuario cierra de inmediato sus sesiones abiertas. Puedes devolverle el acceso cuando quieras con Reactivar acceso.
Si necesitas cambiar el correo con el que el usuario inicia sesión, pulsa Cambiar correo de acceso, escríbelo dos veces y confirma con tu contraseña.

Resultado: El correo de acceso cambia; se avisa tanto al buzón anterior como al nuevo y se cierran las sesiones y enlaces de contraseña pendientes del usuario.

Ten en cuenta: Es la acción más delicada del grupo: a ese buzón llegan el segundo factor y los enlaces para restablecer la contraseña. Úsala solo si estás seguro del correo nuevo.
Si el usuario tiene acceso a varias compañías, baja a Acceso a compañías, activa Acceso a todas las compañías o marca las compañías concretas, y pulsa Guardar cambios (el mismo botón que guarda el nombre y el rol).

Resultado: El usuario solo podrá operar en las compañías que le asignaste.

Consejo: Solo concedes acceso a compañías a las que tú también accedes, tanto al invitar como al editar. Acceso a todas las compañías solo lo concede quien ya lo tiene: si tú no lo tienes, el interruptor aparece desactivado con la explicación. Tampoco gestionas el acceso de quien ve compañías que tú no ves, y nadie puede ampliar su propio acceso (sí reducirlo). Si no cumples la regla, el sistema responde «No puedes conceder acceso a compañías que tú no tienes.» o «No puedes gestionar a un usuario con acceso a compañías que tú no tienes.» y no cambia nada. Los dueños no tienen este límite.

Consejo: El Rol se elige de una lista con buscador: ábrela y escribe parte del nombre del rol para encontrarlo.

Consejo: El filtro Estado del listado cubre los seis estados: Activo, Suspendido, Invitación pendiente, Pendiente de configurar MFA, Bloqueado por intentos fallidos y Dado de baja.

Consejo: La invitación y la ficha son el mismo formulario: Información del usuario y Acceso a compañías, con los mismos campos y en el mismo orden. La cabecera permanece visible al desplazarte: reúne el tipo de ficha, su nombre y estado. Volver aparece al inicio de las acciones; Guardar cambios está al extremo derecho y guarda de una vez el usuario y su acceso a compañías. Si algo falla, el aviso aparece arriba de la hoja.

Preguntas frecuentes

¿Cómo cambio los permisos de un usuario?

Los permisos van por rol, no por usuario: cambia el rol del usuario en su ficha o ajusta los permisos del propio rol, si es un rol personalizado: los roles de sistema (propietario, usuario y solo lectura) son fijos y no se modifican; para otros permisos crea un rol personalizado en Administración → Roles. La facturación del servicio empieza reservada al dueño, que puede delegarla con Gestionar la facturación del servicio. Ejemplo: Dar acceso a los reportes contables.

¿Qué permisos de Inventario puedo dar a un rol?

En Administración → Roles, bloque Inventario, hay siete casillas independientes: Ver (saldos, movimientos, transferencias, tomas físicas y evaluaciones de valor neto de realización), Ajustar y dar de baja existencias (registrar ajustes y saldos iniciales, contar una toma física y proponer una evaluación de valor neto de realización), Transferir entre bodegas (crear, editar, confirmar, reversar, despachar, recibir, devolver y cancelar transferencias), Stock mínimo y reproceso de ventas (fijar el mínimo de un producto en cada bodega y volver a pedir la salida de inventario de una venta), Aprobar tomas físicas de inventario (aprobar el conteo, que asienta sus ajustes; empieza reservado al dueño para separar a quien cuenta de quien aprueba), Aprobar evaluaciones de valor neto de realización (aprobar la evaluación, que asienta la provisión en los estados financieros; también empieza reservado al dueño para separar a quien propone de quien aprueba) y Dar de baja mercadería en tránsito (dar de baja lo que no llegó, que es una pérdida; también empieza reservado al dueño para que quien recibe no pueda esconder un faltante). Marcar una no marca las otras. Los roles que ya podían escribir en inventario conservaron ajustar y transferir al actualizarse el sistema, así que nadie perdió acceso.

¿Quién puede ajustar el saldo de una cuenta por cobrar a mano?

Solo quien tenga Ajustar el saldo de una cuenta por cobrar, en el bloque Cuentas por cobrar de Administración → Roles. Empieza reservado al dueño, que puede delegarlo a un rol. Es un permiso aparte de Crear/Editar: registrar el ajuste exige un motivo de 10 a 500 caracteres, deja un asiento y queda en la auditoría. Los cobros y las retenciones recibidas no pasan por este permiso: se registran desde Cobros y desde el comprobante recibido.

¿Por qué no puedo suspender, restablecer o cambiar el correo de un usuario?

Porque solo puedes gestionar cuentas de usuarios cuyos permisos también tienes tú: si su rol permite algo que el tuyo no, el sistema te responde «No puedes gestionar a un usuario con permisos que tú no tienes.». La regla alcanza al cambio de correo, el restablecimiento del segundo factor, el enlace de contraseña, suspender, reactivar, desbloquear y el cambio de rol. Un dueño solo lo gestiona otro dueño («Solo un propietario puede gestionar a otro propietario.»). Pide a un dueño, o a alguien con un rol que incluya los permisos de esa persona, que haga la acción.

¿Por qué no puedo dar acceso a una compañía o a todas las compañías?

Porque solo puedes conceder lo que tú tienes. Al invitar o editar un usuario, las compañías que puedes asignar son las tuyas, y Acceso a todas las compañías solo lo concede quien ya accede a todas (el interruptor se ve desactivado si no es tu caso). Tampoco puedes cambiar el acceso de un usuario que ve compañías que tú no ves, ni ampliar el tuyo. Pide a un dueño, o a alguien con acceso a todas las compañías, que haga el cambio.

¿Puedo ver o fijar la contraseña de otro usuario?

No. Solo puedes enviarle un enlace para que él mismo fije una contraseña nueva; nunca la ves ni la eliges por él.

¿Qué pasa si desbloqueo una cuenta que no estaba bloqueada?

El botón Desbloquear cuenta solo aparece cuando la cuenta está realmente bloqueada por intentos fallidos.