Administración

Dar acceso a los reportes contables

Prepara un rol que solo consulta y exporta los reportes contables, sin acceso a los asientos, a la configuración ni al resto del portal, e invita con él a quien los necesite, por ejemplo tu contador externo.

Pasos

Entra en Administración → Roles y pulsa Nuevo rol; si ya tienes un rol propio (de tipo personalizado), pulsa Editar en su fila.

Resultado: Se abre el formulario del rol con sus permisos agrupados como el menú.
Si es un rol nuevo, escribe el Nombre (por ejemplo «Solo reportes contables») y el Código, en minúsculas y con guion bajo.

Resultado: El código identifica el rol y no se puede cambiar después; el nombre es el que verás al asignarlo.
En el grupo Contabilidad, opción Reportes contables, marca Ver reportes contables.

Resultado: Aparece un aviso que te recuerda que el rol necesita también ver las compañías.
En el grupo Administración, opción Compañías, marca Ver en el bloque Compañías. Pulsa Crear rol (o Guardar cambios si lo editabas).

Resultado: El aviso desaparece y el rol queda guardado con esos dos permisos.

Ten en cuenta: Sin Ver en Compañías, la pantalla no puede cargar la compañía activa y los reportes se quedan en «Cargando…».
Para dárselo a alguien nuevo, entra en Administración → Usuarios y pulsa Invitar usuario. Elige el rol, deja apagado Acceso a todas las compañías y marca en Compañías con acceso solo las que esa persona debe consultar. Pulsa Enviar invitación.

Resultado: La persona recibe un correo para activar su cuenta; al entrar solo verá las compañías que marcaste.

Consejo: Si la persona ya usa el portal, abre su ficha en Administración → Usuarios, cámbiale el rol y revisa sus compañías con acceso.
Usa Buscar permiso o módulo, Solo seleccionados, Expandir todo o Plegar todo para revisar el rol.

Resultado: Buscar y plegar conservan lo seleccionado. Las casillas de sección y opción afectan únicamente los permisos visibles; Permitir todo conserva su alcance global. Antes de guardar, abre Revisar cambios de permisos para comprobar qué se concede y qué se retira. En consulta puedes buscar sin cambiar permisos.

Consejo: Los roles de Sistema (propietario, usuario y solo lectura) son fijos y los comparten todas las cuentas: en su fila aparece Detalle en lugar de Editar, se abren en consulta con un aviso y no se pueden modificar ni eliminar. Para dar otros permisos, crea un rol personalizado; en el detalle de un rol de sistema, Duplicar abre el alta con sus mismos permisos ya marcados para que partas de ellos.

Consejo: El formulario del rol es el mismo al crear, al editar y al consultar. Al consultar (sin permiso para gestionar roles) ves el nombre, el código y cada permiso como una marca de concedido, sin casillas que parezcan editables; la búsqueda de permisos sigue disponible.

Consejo: En el detalle de un rol, si puedes administrar roles, Nuevo abre el alta en blanco y Duplicar la abre con el nombre y todos sus permisos ya marcados, para partir de un rol parecido. El código queda vacío porque no se repite. Nada se guarda hasta que guardes el rol nuevo.

Consejo: La cabecera permanece visible al desplazarte: reúne el tipo de ficha, su nombre y estado. Volver aparece al inicio de las acciones; el guardado de la ficha está al extremo derecho. Los datos se agrupan en una misma hoja con separaciones internas y columnas que se adaptan al ancho de la pantalla.

Consejo: Para eliminar un rol personalizado, ábrelo desde su fila y pulsa Eliminar (el icono de la papelera) en la barra de acciones de arriba a la derecha; el portal te pide confirmar y, al terminar, vuelve al listado. La fila del listado solo abre el rol. Si algún usuario aún lo tiene asignado, el portal no lo elimina y te avisa.

Consejo: Si el rol ya tenía «Ver» en Contabilidad, conserva ese acceso al activar este permiso: no hace falta repetir nada.

Preguntas frecuentes

¿Puedo cambiar los permisos del rol Usuario o del rol Solo lectura?

No. Los roles de sistema (los marcados como Sistema en Administración → Roles) son fijos para todas las cuentas y si se intenta guardarlos el portal responde que no se pueden modificar. Crea un rol personalizado con los permisos que necesitas (puedes partir de Duplicar) y asígnalo desde Administración → Usuarios. Los roles personalizados sí se editan y se eliminan mientras ningún usuario los tenga asignado.

¿Qué verá la persona con este rol?

En el menú, Contabilidad → Reportes contables con sus siete pestañas: Resumen, Balance general, Comprobación, Resultados, Mayor, Comparativo y SUPERCIAS. Puede exportar a CSV el Balance general, la Comprobación, los Resultados, el Mayor y el Comparativo (el Resumen no exporta) y descargar el TXT de SUPERCIAS cuando su preparación esté lista. También verá Administración → Compañías, solo para consultar, porque el rol necesita ver las compañías.

¿Qué no podrá hacer?

No ve el diario ni el plan de cuentas, los períodos, el cierre del ejercicio, el arranque contable, la conciliación tributaria, los activos fijos, el ATS ni los formularios 103 y 104; tampoco ventas, compras, usuarios ni roles. En el Mayor ve el número de cada asiento, pero sin enlace al diario. Si intenta abrir una de esas pantallas, vuelve al inicio.