Ventas

Crear y enviar una cotización

Prepara una propuesta comercial y envíasela al cliente por correo con su PDF.

Antes de empezar

Un cliente y un producto con precio, unidad e IVA configurados. — Crear clientes

Pasos

Entra en Ventas → Cotizaciones → Nueva cotización. Completa la fecha, la vigencia, el cliente y el detalle; pulsa Guardar cotización.

Resultado: Cada línea de producto toma la unidad de venta del producto o, si no tiene una distinta, su unidad base (los servicios van sin unidad); puedes cambiarla por otra unidad de venta del producto. El formulario calcula subtotal, IVA y total, y la cotización queda en Borrador con su número y su vendedor.

Consejo: Válida hasta se propone con los días de vigencia de la configuración de ventas de la compañía. Cada línea toma el IVA que le corresponde en la Fecha de la cotización: el tramo vigente ese día del tipo de IVA del producto o, sin producto, del perfil predeterminado de la compañía (Compañías → Tributario). Para usar otro, abre el selector de la línea: ofrece solo los IVA vigentes en esa fecha. Si el tipo no tiene IVA vigente ese día, o no hay perfil, la línea queda vacía y debes elegir el IVA antes de guardar. Si cambias la Fecha, las líneas cuyo IVA no esté vigente en la nueva fecha se vuelven a precargar o quedan vacías.
En el detalle, la cabecera identifica la cotización, su número y estado. Pulsa Enviar cotización (icono de la cabecera) y confirma el correo destinatario.

Resultado: El diálogo propone el correo del cliente; al confirmar, el correo sale con el PDF adjunto de esa versión.

Consejo: Cada envío corresponde a la versión guardada en ese momento: si editas la cotización sube de versión y el envío anterior queda como historia.
Revisa Historial de envíos en el detalle, en la pestaña Envíos.

Resultado: Lista cada envío con su versión, destinatario y fecha, con estado Enviado o Pendiente de confirmación mientras se confirma la entrega. La pestaña muestra cuántos envíos hay.

Consejo: Desde el detalle de una cotización, Nuevo abre una cotización en blanco y Duplicar abre una nueva con el cliente, el vendedor, las líneas, las notas y las condiciones de la original. La emisión pasa a hoy y la vigencia se calcula desde hoy, como en una cotización nueva; no se copian el número, el estado ni los envíos o la aceptación. No se guarda nada hasta que la guardes tú. Ambas acciones aparecen solo si puedes crear cotizaciones.

Consejo: El campo Correo destinatario admite varios correos (hasta 10): escribe cada uno y pulsa Enter para que quede como una etiqueta; la cotización con su PDF sale en un solo correo con todos en «Para». El diálogo propone los correos de la ficha del cliente.

Consejo: La cabecera identifica el documento con un icono, su tipo, número y estado juntos a la izquierda, y permanece visible al desplazarte. Volver abre las acciones por la izquierda; Guardar queda en el extremo derecho, con separadores verticales entre grupos. Actualizar precios también está en la cabecera, antes de Guardar cotización. Las acciones del documento completo están en esa cabecera; las de cada fila permanecen junto a ella. Los datos, líneas y totales comparten una hoja con títulos y márgenes interiores uniformes, y la consulta repite las mismas secciones del formulario (Datos de la cotización, Detalle y Condiciones y notas) en modo lectura, con el cliente incluido; si la cotización se convirtió, la venta aparece en la línea de elementos relacionados bajo la cabecera, y el motivo de un rechazo y el historial de envíos quedan al final. En las líneas editables, producto y descripción se apilan en la primera columna; los demás controles se alinean arriba y las ayudas quedan debajo. Las columnas equivalentes usan Producto / descripción, Cant., P. unit., Dcto., IVA, Unidad y Precio total.

Consejo: Desde el detalle también puedes Marcar aceptada, Rechazar cotización, Cancelar cotización o Reabrir cotización, además de Convertir en venta cuando el cliente la aprueba. Una cotización Aceptada que no llegó a convertirse conserva Convertir en venta, Reabrir cotización y Cancelar cotización.

Ten en cuenta: Con un envío todavía Pendiente de confirmación, si pulsas Enviar de nuevo aparece un aviso antes de reenviar; si reenvías de todas formas, se registra otro intento en el historial y el envío anterior conserva su propio estado.

Preguntas frecuentes

¿Cómo encuentro las cotizaciones de un cliente?

En Ventas → Cotizaciones, elige el cliente en el filtro Cliente (se selecciona de la lista, no se escribe). El filtro usa la ficha del cliente, así que sigue encontrando sus cotizaciones aunque después cambies su razón social. Consumidor final, fija al inicio de la lista, reúne las cotizaciones hechas sin cliente registrado.

¿Cómo cotizo productos con ICE o IRBPNR?

Agrégalos como cualquier otro: Kronos calcula el impuesto mientras armas la cotización, con la tarifa vigente en su fecha, y la caja de totales desglosa el IVA, el ICE y el IRBPNR e incluye todo en el Total. El detalle de la cotización muestra bajo cada línea el desglose por impuesto y los totales por impuesto en lugar de un solo «IVA». Al convertirla en venta, el ICE se recalcula con la tarifa de hoy; el ajuste manual del valor del ICE (con su motivo) se conserva. La compañía debe tener activada la marca del ICE o del IRBPNR en Configuración → Tributario.

¿Qué IVA lleva la venta cuando convierto la cotización?

La venta de la conversión lleva la fecha de hoy y conserva el IVA de cada línea de la cotización. Si alguno de esos IVA ya no está vigente hoy, la conversión se rechaza con un aviso que nombra la línea. Si la cotización está en Borrador o Enviada, edítala, elige un IVA vigente en ese selector y vuelve a convertirla. Si ya está Aceptada no se edita: pulsa Reabrir cotización, indica una Nueva vigencia posterior a hoy, corrige el IVA de la línea y vuelve a enviarla y aceptarla antes de convertirla.

¿Qué pasa cuando vence la cotización?

Pasada la fecha Válida hasta la cotización ya no se puede Marcar aceptada ni convertir en venta. Kronos puede pasar a Vencida las cotizaciones Enviadas cuyo plazo terminó y avisarte dos días antes y el día que vencen; mientras no lo haya hecho, la cotización sigue figurando como Enviada. Si está en Borrador o Enviada, edítala y amplía Válida hasta, o usa Cancelar cotización si ya no sirve. Si figura como Vencida, o como Aceptada pero ya venció (o su IVA dejó de regir) y no se puede convertir, puedes Reabrir cotización con una Nueva vigencia posterior a hoy —vuelve a Borrador; si estaba aceptada, la aceptación se anula y debes enviarla y aceptarla de nuevo— o Cancelar cotización.