Ventas

Crear clientes

Registra un cliente con su identificación y datos de contacto para poder venderle y facturarle.

Pasos

Entra en Ventas → Clientes y pulsa Nuevo cliente.

Resultado: Se abre la ficha del cliente en la pestaña Datos generales.
En Identificación fiscal, elige el Tipo de identificación y escribe el Número de identificación (RUC o cédula).

Resultado: El campo admite solo lo que corresponde al tipo: RUC, 13 dígitos; cédula, 10; pasaporte, de 3 a 20 letras o números. RUC y cédula también se comprueban con su dígito verificador antes de guardar, y el RUC debe terminar en 001 (si no, el aviso lo indica). Un cliente guardado antes con un RUC que no termina en 001 pide corregirlo al editarlo y al facturarle. Si cambias el tipo, el número se vuelve a comprobar con las reglas del tipo nuevo. Si el número tiene forma válida pero no supera el dígito verificador (por ejemplo, una cédula de la serie 50 o el RUC de una entidad pública), el campo no se marca en rojo: aparece el aviso Identificación no validada, con el enlace Verificar en el SRI y la casilla Confirmo que la identificación es correcta. Márcala para poder guardar.

Consejo: El enlace Verificar en el SRI abre en otra pestaña la consulta pública de RUC del SRI para que compruebes el número; Kronos no consulta nada al SRI por ti. Tu confirmación queda guardada en la ficha y en su historial de cambios, y al reabrir la ficha la casilla sigue marcada mientras no cambies el tipo ni el número. Un RUC que no termina en 001 o un número sin forma válida (longitud, provincia) se siguen rechazando.
En Datos del cliente, completa la Razón social y, si aplica, el Nombre comercial, el Correo electrónico, el Teléfono y la Dirección; pulsa Crear cliente. El teléfono solo admite dígitos, espacios, +, - y paréntesis, con 7 a 15 dígitos (sin puntos ni extensiones).

Resultado: El cliente queda creado y disponible para elegirlo en ventas, cotizaciones y cobros; aparece en el listado y se puede buscar por nombre o identificación. La primera columna es la fecha de creación, con hora; lo último registrado aparece arriba.
Si el cliente es parte relacionada de tu compañía, abre la pestaña Tributario, activa Parte relacionada y pulsa Guardar configuración.

Resultado: El ATS informa sus ventas como de parte relacionada. La marca pertenece al cliente y se aplica en todas las compañías que usan esa ficha compartida.

Consejo: El Tipo del cliente se elige de una lista con buscador: escribe parte del nombre del tipo.

Consejo: Junto al nombre del cliente, una insignia muestra su Tipo. Sin clasificar significa que todavía no tiene tipo: pasa el cursor por ella (o llega con el teclado) para leer qué implica. El tipo se elige en Datos generales → Tipo y, cuando Contabilidad resuelve la cuenta de Clientes Por tipo, decide su cuenta por cobrar.

Consejo: En el detalle de un cliente, si puedes crear clientes, Nuevo abre el alta en blanco y Duplicar la abre con la razón social, el nombre comercial, el contacto, el tipo de cliente y la opción de compartir ya llenos. La identificación queda vacía porque no se repite entre clientes. La foto, los contactos adicionales, las condiciones comerciales y la configuración tributaria no se copian. Nada se guarda hasta que guardes el cliente nuevo.

Consejo: El Correo electrónico del cliente y el Correo de entrega (pestaña Tributario) admiten varios correos (hasta 10): escribe cada uno y pulsa Enter (o coma, o espacio) y queda como una etiqueta; para quitar uno, pulsa la x de su etiqueta. Si pegas una lista de correos, se separan solos. Un correo mal escrito se marca en rojo. Los comprobantes, estados de cuenta y cotizaciones que se envían por correo llegan a todas esas direcciones en un solo correo (todas en «Para»).

Consejo: La cabecera permanece visible al desplazarte: reúne la identidad, el estado y las acciones. En Datos generales, usa el icono de guardar de la derecha; las otras pestañas conservan sus acciones por sección. Los datos se organizan dentro de una sola ficha y se adaptan al ancho disponible. Si no puedes modificar el cliente (por tu rol o porque pertenece a otra compañía), Datos generales muestra las mismas secciones en modo lectura, sin campos que editar.

Consejo: En Condiciones comerciales, Saldo a favor del cliente reúne los excesos de devoluciones y descuentos de la compañía activa. Con permiso de modificación de cuentas por cobrar puedes Aplicar a otra CxC: Saldo a favor del cliente.

Consejo: Después de crearlo se habilitan más pestañas en la misma ficha: Contactos (con el número de contactos registrados), Condiciones comerciales, Tributario, Contabilidad, Estado de cuenta y Comprobantes; complétalas cuando las necesites, no hace falta hacerlo todo de una vez. En Comprobantes (si tu rol puede leer facturas o notas) verás lo que emitiste al cliente: Comprobantes emitidos a un cliente.

Consejo: Si vendes sin identificar al cliente, la venta usa Consumidor final; recuerda que una factura de más de $50,00 no puede emitirse a Consumidor final.

Ten en cuenta: Guardar un cliente con una identificación no validada no te permite facturarle con ella: la emisión de comprobantes exige una cédula o un RUC válidos, y la factura se detiene con un aviso hasta que corrijas el dato en la ficha.

Preguntas frecuentes

¿Por qué mi cliente tiene una identificación «no validada»?

Porque el número tiene forma correcta pero no supera la verificación del dígito, algo que la norma admite en algunos casos: las cédulas provisionales de la serie 50 (anteriores a 2010) o los RUC de entidades públicas, que el SRI asigna en secuencia. Compruébalo con Verificar en el SRI, marca Confirmo que la identificación es correcta y guarda; la confirmación queda auditada. Si no confirmas, la ficha no se guarda.

¿Puedo registrar dos veces la misma cuenta bancaria de un cliente?

No. En Condiciones comerciales → Cuentas bancarias del cliente, si el Número de cuenta ya está registrado para ese cliente, el aviso aparece bajo ese campo al guardar: corrige el número o edita la cuenta que ya existe.

¿Uso la misma pantalla para editar un cliente que para crearlo?

Sí. Abre el cliente desde el listado y edita cualquier pestaña; los cambios se guardan por sección con su propio botón.