Firma electrónica para facturar: qué es, quién la emite y su vigencia

Para emitir facturas electrónicas en Ecuador necesitas un certificado digital de firma electrónica: es el archivo con el que tu sistema firma cada comprobante XML antes de enviarlo al SRI. Lo emite una entidad de certificación autorizada, no el SRI, y cada certificado tiene su propia fecha de caducidad.

¿Qué es la firma electrónica para facturar?

Es un certificado digital asociado a una persona (o a una empresa) que permite firmar documentos electrónicos con validez legal. En la facturación electrónica se usa para firmar cada archivo XML: la firma queda dentro del propio comprobante y este constituye un documento electrónico válido una vez que el SRI lo autoriza.

Entre la base legal que cita la ficha del SRI están la Ley de Comercio Electrónico, Firmas y Mensajes de Datos y el Decreto 181 de 2011, que norma la numeración de los identificadores de campo y los campos mínimos de los tipos de certificados.

¿Quién emite la firma electrónica?

La ficha técnica del SRI dice que el contribuyente debe obtener su certificado digital en cualquier entidad de certificación autorizada por el organismo competente. El SRI publica en su página de facturación electrónica (sri.gob.ec/facturacion-electronica) las direcciones de las entidades donde se obtienen los certificados. Cuando elijas una, comprueba que figure en esa lista.

¿Cómo se usa la firma para firmar los comprobantes?

El SRI exige que cada XML se firme con el estándar XAdES-BES, en modalidad envuelta (la firma va dentro del XML). La firma protege tres partes: todos los nodos del comprobante, las propiedades de la firma y el certificado con el que se firmó, que viaja en el elemento de información de la clave. Tu sistema de facturación hace esto por ti; tú solo entregas el certificado una vez.

Si el SRI detecta un problema con la firma, rechaza el comprobante con errores como «Firma inválida» o «Error en el certificado» (no se encontró el certificado o no se puede convertir).

¿Cuánto dura la firma electrónica?

La vigencia la define cada certificado: figura en el propio archivo como fecha de validez. La ficha técnica del SRI no fija un plazo de vigencia, así que consulta la fecha de caducidad en tu certificado o con tu entidad. Lo importante: con un certificado vencido no puedes emitir comprobantes, de modo que conviene renovarlo antes de que caduque.

¿Cómo cargo la firma en Kronos Suite ERP?

1. Abre el detalle de tu compañía, pestaña Tributario, sección Firma digital, y pulsa Cargar (o Reemplazar si ya hay una).
2. Sube el archivo de tu firma (.p12 o .pfx) e ingresa la contraseña que te entregó la entidad emisora.
3. Revisa lo que muestra Kronos: el titular, el emisor, la serie, la vigencia con los días que faltan para que venza y el estado de la firma.

Kronos guarda tu certificado protegido y aislado por empresa. Te avisa 30, 15, 7 y 1 días antes del vencimiento, y si el certificado ya venció, el sistema no emite y te lo indica con la fecha de vencimiento para que lo renueves. Sin firma cargada no puedes emitir comprobantes electrónicos.

Si el titular del certificado no coincide con el RUC de la compañía (por ejemplo, firmas con el certificado personal del representante), Kronos muestra el titular y te lo advierte, pero no bloquea la carga. Si el archivo no es un certificado válido o la contraseña no corresponde, el diálogo marca el campo que debes corregir.

¿Qué más necesito para facturar?

Además de la firma, necesitas un RUC activo y autorizado para emitir comprobantes electrónicos, y un sistema de facturación. Mira el paso a paso en cómo emitir una factura electrónica en Ecuador, y conoce qué es la facturación electrónica. Si ya tienes tu firma, Kronos Suite ERP la valida al subirla.

Fuente: SRI, Ficha técnica de comprobantes electrónicos (esquema offline) v2.34, secciones 3 (base legal), 4.2, 6.1 a 6.6 y tabla de códigos de error (39 y 40).