Cómo emitir una factura electrónica en Ecuador paso a paso

Para emitir una factura electrónica en Ecuador necesitas un RUC activo, una firma electrónica vigente y un sistema que genere el comprobante en XML, lo firme, lo envíe al SRI y te devuelva la autorización. Cuando el SRI la autoriza, entregas el RIDE y el XML a tu cliente. Aquí está el proceso completo, paso a paso.

¿Qué necesito antes de emitir mi primera factura?

• RUC activo y autorizado para emitir comprobantes electrónicos. El SRI no autoriza comprobantes de un RUC que no esté activo o que no cuente con la solicitud de emisión electrónica.
• Firma electrónica emitida por una entidad de certificación autorizada. Si no la tienes, lee la firma electrónica para facturar.
• Un sistema de facturación: el facturador gratuito del SRI o un software propio o de terceros, como Kronos Suite ERP.
• Establecimiento y punto de emisión, que forman los seis primeros dígitos de la serie (por ejemplo 001-001), y un secuencial por cada tipo de comprobante.

Antes de pasar a producción, el SRI exige certificarse en su ambiente de pruebas; los comprobantes emitidos allí no tienen ninguna validez tributaria.

¿Cuáles son los pasos para emitir una factura electrónica?

1. Identifica al comprador. Elige el tipo de identificación: RUC (04), cédula (05), pasaporte (06), identificación del exterior (08) o consumidor final (07). En consumidor final, la identificación son trece dígitos nueve (9999999999999). Puedes comprobar un RUC con el validador de RUC.
2. Agrega los productos o servicios con cantidad, precio unitario, descuento y la tarifa de IVA que corresponde a la fecha de emisión. El sistema calcula subtotales por tarifa, IVA y valor total. Puedes verificar cifras con la calculadora de IVA.
3. Indica la forma de pago. En Kronos Suite ERP, los pagos deben sumar el total de la factura.
4. Genera la clave de acceso. Es un número único de 49 dígitos que identifica el comprobante y, una vez autorizado, funciona como su número de autorización. Se arma con la fecha, el tipo de comprobante, tu RUC, el ambiente, la serie, el secuencial, un código numérico y un dígito verificador. Lo detallamos en qué es el RIDE y la clave de acceso.
5. Firma el XML con tu certificado, bajo el estándar XAdES-BES.
6. Envía el comprobante al SRI. El SRI lo recibe y, si el XML cumple los esquemas y la firma es válida, lo autoriza de manera automática. Si no, devuelve el motivo del rechazo.
7. Entrega el comprobante. Con la factura autorizada, envía el RIDE y el XML a tu cliente por correo electrónico.

¿Cuánto tarda el SRI en autorizar?

El comprobante pasa por tres estados: en procesamiento, autorizado o no autorizado. La ficha técnica indica que el tiempo máximo que el SRI toma en procesar un comprobante es de 24 horas, aunque normalmente la respuesta llega en segundos. Si el SRI no responde de inmediato, lee qué pasa si el SRI no responde al emitir.

¿Qué pasa si el SRI rechaza la factura?

Se corrige el error señalado y se reenvía con la misma clave de acceso y el mismo secuencial; no se genera un número nuevo. Solo no se reenvía en casos en que el SRI no puede autorizar por un impedimento, como un RUC clausurado, un RUC inactivo o un establecimiento cerrado.

¿Cuándo debo emitir la factura?

El Reglamento de Comprobantes de Venta establece que, de manera general, el comprobante se emite y entrega en el momento en que se realiza el acto o se celebra el contrato que transfiere el dominio de los bienes o presta el servicio. Están obligados a emitir comprobantes de venta todos los sujetos pasivos de impuestos, incluso si el comprador no los solicita y aunque la operación esté gravada con tarifa cero.

¿Cómo se emite una factura en Kronos Suite ERP?

El flujo en Kronos Suite ERP sigue estos mismos pasos, sin que tengas que armar el XML ni calcular la clave de acceso:

1. Entra en Tributario → Facturas y pulsa Nueva factura. Elige el cliente y agrega las líneas: cada una toma el IVA vigente en la fecha de emisión.
2. Pulsa Crear factura pendiente. La factura queda en estado Pendiente, sin reservar número: puedes editarla o descartarla las veces que haga falta.
3. En el detalle, pulsa Aprobar y confirma. Kronos reserva el número, firma el comprobante y lo envía al SRI.
4. En unos segundos la factura pasa a Autorizada, con su número, su clave de acceso y su número de autorización. Descarga el RIDE (PDF) o el XML autorizado, o deja que tu cliente los reciba por correo.

La fecha de emisión no puede ser futura. Si el SRI tarda en responder, no vuelvas a pulsar Aprobar: Kronos sigue el envío por ti. Si lo rechaza, usa Corregir y reenviar y el comprobante conserva su número.

Si quieres empezar, revisa los planes o las guías de facturación electrónica para RIMPE y de ATS.

Fuente: SRI, Ficha técnica de comprobantes electrónicos (esquema offline) v2.34, secciones 4.2, 4.3, 4.7, 4.8, 5.1, 5.2, 5.4, 5.7, 5.8, 5.10, 5.12 y 6.1, y tabla de códigos de error; Reglamento de Comprobantes de Venta, Retención y Documentos Complementarios, arts. 8 y 17.