Contabilidad

Registrar y consultar activos fijos

Registra una compra nueva o incorpora un bien de libros anteriores y comprueba su costo, depreciación y origen contable.

Antes de empezar

Contabilidad configurada, y soporte del costo, origen y depreciación previa del bien. — Arranque contable

Pasos

Entra en Contabilidad → Activos fijos y usa el campo Año del panel de depreciación para consultar otro ejercicio.

Resultado: El listado muestra, por activo, la fecha de creación (primera columna, con hora; lo último registrado aparece arriba), la fecha de adquisición, el código, la descripción, la clase tributaria, el costo, la depreciación acumulada, el valor en libros, el último mes depreciado y el estado. Nacido en compra identifica los activos creados automáticamente al registrar su compra.

Consejo: Si la compra de origen se anula, el activo queda marcado como Anulado u Origen anulado.
Para una compra nueva, ve a Compras → Cuentas por pagar → Nueva cuenta por pagar, completa proveedor, fechas y total, activa Compra de activo fijo, elige la clase tributaria y describe el bien.

Resultado: La compra se contabiliza en propiedad, planta y equipo de esa clase —no en inventario— y el activo se crea solo, con el total como costo (una compra sin comprobante no genera crédito tributario de IVA, por eso no se desglosa subtotal ni IVA), la fecha de la compra y la vida útil por defecto de la clase elegida.

Ten en cuenta: Esta opción no está disponible para un saldo inicial de cuentas por pagar: sirve para compras nuevas.
Abre el asiento de esa cuenta por pagar desde Asientos (o desde el detalle de la operación).

Resultado: El asiento debita la cuenta de la clase del activo por el total, sin IVA, y acredita a Proveedores por el mismo total.
Abre el activo desde el listado para ver su ficha.

Resultado: Bajo la cabecera, la línea de elementos relacionados enseña la cuenta por pagar de origen con su proveedor y referencia, y la abre al pulsarla. Clase, costo, fecha de adquisición y cuenta del activo vienen de la compra y se leen como texto, sin controles; hasta la primera depreciación sí puedes ajustar el inicio de depreciación, los meses de uso previo si el bien es usado, la vida útil, el valor residual y las cuentas de depreciación.

Consejo: Si no indicas otro inicio, la depreciación empieza en el mes de la adquisición. El alta manual es para bienes anteriores o aportes; no repitas una compra que ya generó su activo.
Para un bien que ya existía en tus libros, pulsa Nuevo activo desde Contabilidad → Activos fijos.

Resultado: Completa descripción, clase tributaria, costo de adquisición, fecha de adquisición, inicio de depreciación, vida útil, valor residual y las cuentas del activo, depreciación acumulada y gasto. Meses de uso previo describe un bien comprado usado; no reemplaza los meses que ya depreciaste en tus propios libros.
Expande Traído de libros anteriores e indica Depreciación acumulada inicial y Depreciado hasta el mes. Revisa los datos y pulsa Guardar.

Resultado: El registro incorpora el costo y el acumulado al auxiliar, sin crear un asiento por el alta manual. Esos importes deben estar ya incluidos una sola vez en el asiento de apertura o en el asiento que documenta el aporte. Un aporte en especie también se reconoce contablemente por separado según su soporte; este formulario no crea capital ni deuda con un proveedor.

Ten en cuenta: No crees una cuenta por pagar ficticia para incorporar un bien que ya figura en apertura. El auxiliar del activo no sustituye ese asiento.
Abre la ficha y revisa el valor en libros y el calendario antes de contabilizar el siguiente mes.

Resultado: Por ejemplo, un mueble de 1.200,00, sin residual, con vida útil de 120 meses desde octubre de 2025 y acumulado inicial de 120,00 hasta septiembre de 2026 queda con valor en libros de 1.080,00. Su siguiente cuota es octubre de 2026 por 10,00; no vuelve a depreciar los doce meses anteriores.
En el panel de depreciación del listado, pulsa Contabilizar depreciación del primer mes pendiente, revisa la previsualización y contabiliza ese mes si está abierto en el calendario fiscal.

Resultado: La corrida incluye los activos elegibles de toda la compañía y genera el asiento de gasto contra depreciación acumulada. Revisa la cuota de cada bien y el nuevo valor en libros. El asiento queda fechado en el último día del mes. La depreciación solo se contabiliza para meses ya terminados (hora de Ecuador): el mes en curso se habilita desde el día 1 del mes siguiente y nunca se contabiliza con fecha futura. Solo se puede reversar la última corrida.

Consejo: Desde el detalle de un activo, Nuevo abre un alta en blanco y Duplicar abre un alta con la descripción, la clase tributaria, el costo, el valor residual, la vida útil, las cuentas, el uso previo y las notas del activo. Las fechas de adquisición y de inicio de depreciación pasan a hoy y la depreciación acumulada de apertura vuelve a cero; no se copian el código, el estado ni el origen de compra. No se guarda nada hasta que pulses Guardar. Ambas acciones aparecen solo si puedes registrar en contabilidad.

Consejo: La cabecera permanece visible al desplazarte: reúne el tipo de ficha, su nombre y estado. Volver aparece al inicio de las acciones; el guardado de la ficha está al extremo derecho. Los datos se agrupan en una misma hoja con separaciones internas y columnas que se adaptan al ancho de la pantalla.

Preguntas frecuentes

¿Dónde está el asiento contable de este documento?

Está en la línea Elementos relacionados, bajo la cabecera, como «Asiento de la deuda»: con el número del asiento es un enlace que abre el diario. Mientras no existe dice «Asiento aún no disponible», y sin el permiso de contabilidad dice que tu rol no permite consultarlo.

¿Puedo cambiar la vida útil de un activo después de su primera depreciación?

Sí: después de la primera depreciación puedes cambiar descripción, notas, vida útil y valor residual. La nueva estimación se aplica hacia adelante sobre el valor pendiente. Costo, fechas, uso previo, cuentas y saldos de libros anteriores quedan protegidos.

¿Quién pone el código del activo?

El sistema, de forma correlativa (AF-00001, AF-00002…). Si dos personas registran un activo al mismo tiempo y el aviso dice que el número se acaba de asignar a otro registro, vuelve a guardar: tomará el siguiente.