Contabilidad

Arranque contable

Prepara la contabilidad de tu compañía en cuatro pasos: perfil, reglas, apertura y validación.

Antes de empezar

La compañía en la que vas a llevar contabilidad, elegida en el encabezado.

Pasos

Entra en Contabilidad → Arranque contable.

Resultado: Verás el estado de preparación de la compañía y la siguiente acción sugerida. Si la compañía ya está lista, también aparecen accesos directos a Ver diario y Balance general.

Consejo: Si tu compañía no está obligada a llevar contabilidad formal, el menú Contabilidad no muestra la entrada Arranque contable y, si abres esta pantalla por un enlace, te ofrece directamente Ver resumen del negocio en vez de pedirte configurar nada.
Si ves el estado Configurar contabilidad y el cuadro del mismo nombre, tu compañía está obligada a llevar contabilidad y todavía no configuró la suya. Pulsa Configurar contabilidad.

Resultado: Entras en el paso Perfil y plan de cuentas. Mientras la contabilidad no esté lista no puedes crear ventas ni compras nuevas (los botones de alta aparecen deshabilitados, con el enlace a este paso); las cotizaciones, los cobros y los pagos de documentos existentes, las maestras y la descarga del SRI siguen disponibles. En este estado puedes elegir el modelo por rubro, crear y reapuntar cuentas del plan, definir los niveles por maestro y copiar la configuración de otra compañía. Si la compañía ya tiene asientos, la fecha de inicio no se mueve y no se carga una apertura nueva: conserva su libro. Si todavía no tiene asientos (una compañía nueva), el cuadro lo dice y puedes ajustar la fecha de inicio y los libros previos en el perfil: al cambiarlos vuelve a Configurando y desde ahí registras su apertura.

Consejo: El asistente de la cabecera (Arranque pendiente) trae el enlace a este paso en cuanto confirmas la configuración tributaria de la compañía.

Ten en cuenta: Con asientos ya registrados, la fecha de inicio y los libros previos están protegidos; aquí solo cambias el modelo y las cuentas.
Pulsa Continuar configuración (o Revisar configuración si ya aplicaste un perfil) y entra en Perfil y plan de cuentas.

Resultado: Verás el modelo contable, la fecha de inicio y si la compañía trae libros de otro sistema. Debajo, la tarjeta Plan de cuentas te lleva a Ver plan de cuentas: en cuanto el perfil está aplicado, el plan de cuentas se puede revisar y corregir aunque el arranque siga en curso.

Consejo: El modelo que eliges siembra el plan de cuentas: cambiar de modelo más adelante añade las cuentas que falten, nunca elimina las que ya tienes.
Pulsa Editar perfil, completa el modelo, el mes de inicio y si traes libros previos, y guarda.

Resultado: La Fecha de inicio se elige con un selector de meses (la contabilidad siempre empieza el día 1 del mes que eliges, y no puede ser un mes futuro). Si tu compañía ya tiene asientos registrados, el sistema te pide Revisar cambios y escribir un motivo antes de aplicarlos; si no tiene ninguno, el cambio se guarda directo.

Ten en cuenta: Con asientos ya registrados, la fecha de inicio y los libros previos quedan protegidos: revisa bien antes de tener el primer asiento.
Continúa en el paso Apertura, agrega las líneas de tu balance inicial (cuenta, Debe y Haber) y pulsa Registrar apertura.

Resultado: El asiento de apertura se registra con fecha el día anterior a tu fecha de inicio, y debe cuadrar (Debe = Haber) antes de poder registrarlo.

Consejo: Puedes Importar CSV con Descargar plantilla si tienes muchas cuentas que cargar.
Si necesitas corregir la apertura antes de activar la contabilidad, pulsa Sustituir apertura, ajusta las líneas y escribe el motivo del cambio.

Resultado: Antes de confirmar, Revisar cambios compara la apertura vigente con la tuya cuenta por cuenta (se emparejan por código de cuenta, no por el orden de las líneas): las cuentas aparecen como Alta (nueva), Baja (ya no está) o Cambio (otro importe), con el Debe y el Haber actual y nuevo lado a lado y los totales al pie; las que no cambian no se listan. La sustitución revierte la apertura anterior y registra la corregida en un solo movimiento; la anterior queda visible en la historia.

Ten en cuenta: Una vez que la compañía queda lista y tiene asientos posteados, la apertura solo se consulta: ya no se puede registrar ni sustituir.
Revisa el Cuadre de apertura y continúa al paso Validación.

Resultado: Cada cuenta de control (bancos, clientes, proveedores, inventario) compara tu saldo de apertura con el auxiliar correspondiente. Revisa las columnas Apertura, Auxiliar y Diferencia: la diferencia debe ser cero. En Inventarios, el auxiliar es el valor que tenía tu inventario en el kardex al corte de la apertura (el día anterior a tu fecha de inicio): cuenta toda entrada o ajuste de inventario fechado antes del inicio, no solo la carga inicial. La validación confirma que el asiento existe y que el cuadre está correcto. Para cuadrar bancos, Cargar auxiliar lleva a tus cuentas bancarias: en los Movimientos de cada una, Registrar saldo inicial propone como fecha de corte la de esta apertura.
Para cuadrar proveedores, pulsa Cargar auxiliar en su fila y registra una cuenta por pagar por cada deuda pendiente: elige el proveedor del catálogo, la fecha, el vencimiento y el saldo pendiente, y pulsa Crear cuenta por pagar.

Resultado: El alta se abre con Saldo inicial de cuentas por pagar ya activado. Cada carga nace sin asiento ni retención y aparece en el reporte de antigüedad y en el estado de cuenta del proveedor; la suma de esas cargas debe igualar el saldo de proveedores de tu apertura, y la columna Diferencia del cuadre lo muestra.

Consejo: Estas cuentas por pagar se pagan después como cualquier otra, total o parcialmente; el pago se contabiliza contra la cuenta de proveedores. Ver Registrar una cuenta por pagar manual o de apertura.
Para cuadrar clientes, pulsa Cargar auxiliar en su fila y registra una cuenta por cobrar por cada saldo pendiente que tus clientes te deben a la fecha de apertura.

Resultado: El alta de la cuenta por cobrar se abre con Saldo inicial ya activado. La suma de esas cargas debe igualar el saldo de clientes de tu apertura, y la columna Diferencia del cuadre lo muestra.

Consejo: Estas cuentas por cobrar se cobran después como cualquier otra, total o parcialmente.
Para cuadrar inventarios, pulsa Cargar auxiliar en su fila y registra, producto por producto, las existencias con las que arranca tu inventario: elige el producto y la bodega, escribe la cantidad y el costo unitario, y pulsa Registrar carga inicial.

Resultado: Se abre la Carga inicial de inventario: es el mismo documento del ajuste, con la fecha fija en el corte de la apertura (el día anterior a tu fecha de inicio contable), solo cantidades positivas y el costo unitario obligatorio. Al guardar vuelves al paso Apertura, donde el auxiliar de Inventarios ya suma lo cargado. Si la compañía todavía no tiene fecha de inicio contable o historia previa, la pantalla lo avisa y no deja guardar.

Consejo: La carga inicial debe igualar el valor de inventarios de tu asiento de apertura. Cualquier otro ajuste de inventario que fechaste antes del inicio también suma al auxiliar: si tu apertura no lo trae, la Diferencia lo marca y no podrás declarar lista la contabilidad hasta cuadrarla.

Ten en cuenta: Una vez que la contabilidad está lista, el valor de inventarios de la apertura queda cubierto por el asiento de apertura: lo que registres en el kardex con fecha anterior al inicio no genera un asiento aparte.
En Validación, revisa los resultados, pulsa Marcar como lista y confirma en el diálogo Activar la contabilización.

Resultado: La compañía queda Lista para operar y recupera la posibilidad de crear ventas y compras. Los requisitos muestran sus fechas con el formato del portal (por ejemplo, Fecha de inicio: 01/01/2026). Debajo puedes ver Advertencias que no impiden activar: cuentas imputables sin fila oficial de presentación, o cuentas de mayor (las que solo suman a sus hijas) que tienen movimientos, con cuántas líneas y su saldo neto. No bloquean la activación, pero conviene resolverlas para que tus estados financieros muestren esos saldos donde corresponde. La cuenta de costo de ventas 5.01.01.001 y sus subcuentas no aparecen en esa lista: su saldo se presenta calculado desde el mayor, sin que tengas que cambiarles la fila. En estas dos advertencias, Revisar abre el plan de cuentas.

Consejo: Si el aviso nombra cuentas de mayor con movimientos, son movimientos heredados de la migración del plan de cuentas: escríbenos a soporte para reclasificarlos.
Si tu compañía estaba en Configurar contabilidad, revisa en Validación, antes de Marcar como lista, los cuadros Cierre técnico de los ejercicios anteriores y Reclasificación a la estructura nueva.

Resultado: El primero lista los ejercicios anteriores en que la compañía no estuvo obligada, con su resultado, los meses por cerrar y el asiento de cierre; al marcarla lista el sistema los cierra y traslada el resultado a patrimonio, y esos ejercicios no se reabren. Si la compañía todavía no tiene asientos, o no tiene ejercicios anteriores con movimiento, la pantalla lo dice y no anuncia cierres ni reclasificaciones que no habrá. El segundo muestra, por cada cuenta de control (clientes, proveedores, bancos, inventario), el saldo del mayor, el total del auxiliar, la diferencia y las líneas que se moverían a las subcuentas de la estructura nueva, con un asiento fechado el día en que la marques lista. Los asientos anteriores no se reescriben.

Ten en cuenta: Si un auxiliar no cuadra con su cuenta de control, o un ejercicio anterior tiene un bloqueo, Marcar como lista queda deshabilitado y se muestra la diferencia o el motivo: corrígelo y vuelve a revisar. El sistema lo comprueba otra vez al declararla.
Para comprobar tu apertura ya registrada, entra en Contabilidad → Asientos y busca el asiento de tipo apertura.

Resultado: Aparece Posteado, con el mismo importe por cada lado que revisaste en Configuración contable. La apertura solo se consulta: su detalle no ofrece Reversar; mientras la compañía se configura, se sustituye con Sustituir apertura en este paso.

Consejo: Mientras la contabilidad no esté lista, las operaciones de otros módulos (cobros, pagos, comprobantes…) no se pierden: quedan retenidas y se asientan solas, en orden, cuando marcas la compañía como lista. Las que después no se pudieron asentar pasan a Con error. Ves unas y otras en Operaciones contables retenidas o con error, debajo de los pasos del Arranque contable; en una con error, Reintentar operación la vuelve a procesar después de corregir su causa. Si hay algo retenido o con error, la campana te lo avisa (Operaciones contables retenidas u Operación contable con error, solo si tienes permiso para administrar la contabilidad) y el aviso abre directamente ese panel. Si tu compañía no está obligada a llevar contabilidad no recibe esos avisos ni ve el panel.

Consejo: Si copias la configuración de otra compañía del mismo grupo, hazlo desde Configuración contable → Copiar desde otra compañía: ver Reglas de contabilización.

Preguntas frecuentes

Mi sociedad ya existía y ahora tiene el modelo Servicios: ¿por qué?

Las sociedades que operaban sobre la estructura base cuando empezó el arranque obligatorio recibieron el modelo Servicios para no quedar bloqueadas: se añadieron sus cuentas, ninguna se borró ni se renombró, y el cambio consta en la auditoría con su motivo. Lo ya contabilizado sigue en las cuentas donde estaba. Si tu sociedad es de otro rubro (por ejemplo, comercializadora o manufactura), elige su modelo en Perfil y plan de cuentas → Editar perfil: también es aditivo y, como ya hay asientos, te pide un motivo. Si quieres subcuentas por cliente, proveedor o producto, súbelo en Configuración contable → Niveles por maestro; los saldos anteriores se quedan en la cuenta general y lo nuevo va a cada subcuenta.

¿Puedo cambiar el modelo contable después de activar la compañía?

Sí. Cambiar de modelo añade las cuentas que falten y nunca reemplaza las que ya usas; con asientos posteados debes indicar un motivo.

¿Puedo corregir el plan de cuentas antes de activar la contabilidad?

Sí. En cuanto aplicas el perfil, Contabilidad → Plan de cuentas se abre aunque el arranque siga en curso: puedes añadir cuentas, renombrarlas, activarlas o desactivarlas y ajustar su fila oficial de presentación. Antes de aplicar el perfil no hay plan: Ver plan de cuentas aparece deshabilitado. El resto de pantallas contables, como los asientos o los períodos, se abre al activar la contabilidad.

¿Qué pasa si mi compañía no está obligada a llevar contabilidad?

No ves Arranque contable en el menú y, si abres su pantalla, te lleva al resumen de tu negocio en vez de pedirte configurar el plan de cuentas. Tampoco ves el panel de operaciones contables retenidas ni recibes sus avisos.

¿Por qué mi compañía pasó a «Configurar contabilidad»?

Porque está obligada a llevar contabilidad en el ejercicio en curso (toda sociedad lo está, y una persona natural cuando lo declara en la pestaña Tributario de la compañía) y todavía no configuró la suya. Quien administra la contabilidad recibe el aviso Contabilidad por configurar. Hasta completarla no se crean ventas ni compras nuevas, pero los cobros, pagos y comprobantes recibidos se siguen asentando solos sobre las cuentas que ya tienes; al marcarla lista, la reclasificación lleva esos saldos a la estructura nueva y la compañía vuelve a operar con normalidad.

¿Dónde veo las operaciones que la contabilidad no pudo asentar?

En Operaciones contables retenidas o con error, debajo de los pasos del Arranque contable, o desde el aviso de la campana, que abre ese mismo panel (si el aviso es de una operación con error, la deja abierta en su detalle, esté en la página que esté del listado). El listado muestra 10 operaciones por página y se filtra por Estado (Pendiente de procesamiento, Con error, Procesada, Cubierta por la apertura o Descartada: origen retirado); el filtro activo aparece como chip y Limpiar lo quita. La fecha de cada operación se muestra como día/mes/año con hora, minutos y segundos, en hora de Ecuador, igual en el listado y en el detalle.