Tributario

Aplicar una retención recibida

Descuenta de una cuenta por cobrar la retención que te hizo un cliente y consulta tu crédito por retenciones.

Antes de empezar

Una factura ya emitida a ese cliente, con su cuenta por cobrar abierta. — Registrar una venta
El documento de retención ya sincronizado desde el SRI. — Consultar y sincronizar tus documentos recibidos
Que la factura y su cuenta por cobrar sean del mismo cliente que emitió la retención (la misma identificación; una cédula y su RUC de persona natural, que es la cédula más 001, cuentan como la misma): una retención solo se puede relacionar y aplicar a facturas y cuentas por cobrar de su propio cliente.

Pasos

Para ver las retenciones que te faltan por aplicar, entra en Tributario → Comp. recibidos y elige en los filtros Retenciones de clientes: Sin aplicar. Si tienes permiso para registrar retenciones de clientes, el botón Retenciones sin aplicar de la cabecera muestra cuántas hay y abre ese mismo filtro.

Resultado: El listado muestra solo las retenciones autorizadas que todavía no se aplicaron a su cuenta por cobrar: las que no registraste y las registradas sin aplicar. Las aplicadas y las anuladas no aparecen. Cuando no queda ninguna, el botón de la cabecera desaparece. Cuando llegan retenciones nuevas recibes el aviso Retención de cliente por aplicar: uno solo por sincronización o importación, con cuántas llegaron, que abre este listado filtrado; si la retención llegó sola (por ejemplo al subir su XML), el aviso abre directamente su detalle.
En Tributario → Comp. recibidos, abre el detalle, con la flecha (Detalle) de la columna Acciones, de un documento de tipo Retención.

Resultado: Verás el comprobante completo, con su RIDE y su XML. Si todavía no está registrada, la barra superior ofrece Registrar/aplicar retención. Al registrarla, Kronos busca la factura indicada en el XML; si no la encuentra, puedes relacionarla desde Gestionar aplicación de retención.
Pulsa Registrar/aplicar retención en la barra superior derecha y revisa la tarjeta Factura retenida. Si falta relacionar o aplicar, abre Gestionar aplicación de retención en esa misma barra. Si el XML no señala ninguna factura de Kronos, busca la factura del cliente por su número (puedes acotar con Emitida desde y Emitida hasta) y pulsa Relacionar factura. Después confirma con Aplicar contra la cuenta por cobrar; si el saldo de la factura no cubre lo retenido, usa Aplicar importe parcial.

Resultado: La retención queda Aplicada, el saldo de la cuenta por cobrar baja en ese importe y el sistema contabiliza la retención recibida.

Consejo: Cuando el comprobante sustenta varias facturas, Kronos reparte lo retenido por factura: cada factura se relaciona y se aplica con SU parte, nunca con el total. La tarjeta Factura retenida muestra una fila por factura con lo retenido, su estado (Aplicada o Pendiente) y, arriba, cuánto va aplicado del total; en Gestionar aplicación de retención relacionas y aplicas cada factura pendiente por separado. Mientras falte alguna, la retención sigue Registrada, el aviso de arriba lo recuerda y el comprobante continúa en Retenciones sin aplicar. En el cuadro Retenciones del RIDE, los textos largos se parten en varias líneas en vez de ensanchar la tabla.
Entra en Tributario → Crédito por retenciones y filtra por compañía, cliente, rango de Emisión, Estado o Impuesto.

Resultado: Las tarjetas de arriba suman la Base imponible, lo Retenido, lo Aplicado, lo Pendiente y los Documentos. La tabla agrupa por Período (el mes de emisión de la retención, en formato mes/año), cliente e impuesto (IVA o Renta), con su código del SRI. La columna Docs cuenta las retenciones de esa fila; si aparece un segundo número tras la barra (por ejemplo 3 / 1), indica cuántas de ellas están registradas sin el detalle por impuesto en su XML: cuentan en el total pero no se pueden desglosar.

Consejo: La cabecera identifica el documento con un icono, su tipo, número y estado juntos a la izquierda, y permanece visible al desplazarte. Volver abre las acciones por la izquierda; Guardar queda en el extremo derecho, con separadores verticales entre grupos. Las acciones del documento completo están en esa cabecera; las de cada fila permanecen junto a ella. Los datos, líneas y totales comparten una hoja con títulos y márgenes interiores uniformes.

Consejo: Las acciones del comprobante están en la barra superior derecha. Para relacionar la factura o aplicar una retención ya registrada, pulsa Gestionar aplicación de retención: el diálogo conserva la aplicación completa y parcial. La factura y la cuenta por cobrar de la retención son enlaces de Elementos relacionados, bajo la cabecera; la tarjeta Factura retenida muestra el estado, el importe y la fecha aplicada y las acciones para aplicar.

Preguntas frecuentes

¿Por qué no puedo relacionar o aplicar la retención a una factura?

Si Kronos responde que la retención pertenece a otro cliente, la identificación del cliente que retuvo no coincide con la del comprador de la factura (o con la del cliente de la cuenta por cobrar). Solo se aplica a facturas y cuentas por cobrar del mismo cliente: elige la factura correcta, o revisa la identificación del cliente en su ficha si está mal registrada. Cuando el XML sustenta una factura de otro comprador, la retención queda registrada sin relacionar para que elijas la factura tú.

¿Qué pasa si me retienen más de lo que debe el cliente?

Aplicas solo el importe que cabe en el saldo de la factura; el crédito por retenciones sigue mostrando el total que te retuvieron.

¿Qué pasa si la retención sustenta varias facturas?

Cada factura se salda con la parte de lo retenido que le corresponde según el comprobante, no con el total. Si la factura existe en Kronos, es del mismo cliente y su cuenta por cobrar cubre su parte, Kronos la aplica al registrar; las demás quedan pendientes y las aplicas desde Gestionar aplicación de retención, una por una. La retención pasa a Aplicada cuando todas sus facturas están aplicadas; si la anulas, se revierte cada parte aplicada.

¿Dónde veo el asiento de la retención aplicada?

En Contabilidad → Asientos, junto al resto de movimientos de esa fecha. El asiento separa lo que te retuvieron por impuesto: el IVA retenido va a su propia cuenta, Crédito tributario de IVA por retenciones recibidas (1.01.05.05, que presenta con el crédito de IVA), y la renta a Crédito tributario a favor de la compañía (I. R.) (1.01.05.02), cada una contra la cuenta por cobrar. Cada línea nombra el número del comprobante y el impuesto. Al aplicar solo una parte de lo retenido, el IVA y la renta se reparten en proporción.