Tributario

Consultar y sincronizar tus documentos recibidos

Trae del SRI las facturas, notas y retenciones que tus proveedores y clientes emitieron a tu RUC.

Antes de empezar

La compañía conectada al portal del SRI, con su usuario y clave. — Conectar el portal del SRI

Pasos

Entra en Tributario → Comp. recibidos. Usa el filtro estándar y el filtro por Tipo de documento para acotar la tabla. Para ubicar un comprobante, escribe en Número el completo (001-001-000000123), la serie (001-001) o solo una parte (123), o pega en Clave de acceso la clave completa o un trozo; ninguno distingue mayúsculas.

Resultado: Una sola tabla reúne los seis tipos que puede emitirte una contraparte: Factura, Nota de crédito, Nota de débito, Retención, Liquidación de compra y Guía de remisión. La primera columna es la Fecha de creación, con hora (cuándo Kronos registró el comprobante); lo último registrado aparece arriba, y a continuación va la fecha de emisión. El detalle, que abres con la flecha (Detalle) de la columna Acciones, muestra además la Fecha de registro. En el detalle de una guía con XML verás las mercancías transportadas y sus cantidades, sin precios ni importes. En el Total, la Retención lleva el calificador «Retenido» y la Nota de crédito un guion, porque ese importe no significa lo mismo en los tres.
Pulsa Sincronizar con el SRI, deja Tipo de documento en «Todos los tipos» y elige mes y año en el único campo Período de emisión; luego pulsa Sincronizar.

Resultado: La sincronización consulta el portal del SRI por el mes completo, aunque ya lo hayas traído antes, y sigue trabajando aunque cierres el diálogo: el listado se actualiza solo al terminar. Con «Todos los tipos» una sola consulta trae los seis tipos de documento.

Consejo: Si necesitas cargar un comprobante que no llegó por el portal, usa Importar archivo, Por clave SRI o Comprobante físico, junto a Sincronizar con el SRI. La Nota de venta es un preimpreso y no existe en el portal del SRI: por eso no está entre los tipos que sincroniza; se registra con Comprobante físico.

Ten en cuenta: Si la compañía todavía no está conectada al portal del SRI, el diálogo te lo avisa y Sincronizar queda desactivado. Pulsa Conexión Portal SRI, guarda tu usuario y clave del SRI y, al volver, pulsa Ya lo configuré, volver a comprobar.
Para un preimpreso, pulsa Comprobante físico: se abre la pantalla Registrar comprobante físico. En Proveedor elige al emisor (solo proveedores con RUC) y su clase fiscal declarada. En Comprobante elige Factura, Nota de venta, Nota de crédito o Nota de débito, teclea el número tal como está impreso (establecimiento, punto de emisión y secuencial), la autorización de imprenta y la fecha de emisión. En Detalle agrega cada línea con su cantidad, precio, descuento e IVA, y en Formas de pago elige el medio del catálogo del SRI. Pulsa Registrar comprobante físico.

Resultado: El subtotal por tarifa, el IVA y el total se calculan solos de las líneas, y con un solo pago su monto sigue al total; si el preimpreso difiere en centavos, ajusta el precio o el descuento de la línea que lo causa. Kronos registra el comprobante como Autorizado, conserva su autorización de imprenta y te lleva a su detalle, que no pide un XML —un preimpreso no lo tiene— y muestra tu compañía como receptor. En una Nota de venta el emisor queda como RIMPE negocio popular y sus líneas van siempre con IVA 0 %. Las notas de crédito y débito piden además el tipo y el número del documento modificado. Si ya registraste ese mismo comprobante, el campo Número te lo avisa.
Si tu plan incluye Compras, filtra por Origen económico: Pendiente para ver lo que falta registrar.

Resultado: La columna Origen económico dice qué se decidió sobre cada factura, nota de venta, nota de crédito o nota de débito. Desde su detalle decides si cada 01 o 02 se coteja o se registra como compra directa, si cada 04 o 05 ajusta una cuenta o una devolución, o si el comprobante no tiene efecto económico; para marcar varios sin efecto económico a la vez, selecciónalos en el listado. Mira Decidir el origen de los comprobantes recibidos.

Ten en cuenta: Si tu cuenta está en el plan gratis, el XML y el RIDE de tus comprobantes se conservan 12 meses y los más antiguos se eliminan de forma automática; los datos de cada comprobante siguen disponibles para consulta. Antes lo verás en un aviso arriba de la lista y con la marca Su XML y RIDE se eliminarán el… en cada fila o comprobante que caiga en los próximos 30 días; el enlace Exportar mis datos del aviso (solo si tienes ese permiso) te lleva a pedir una copia. Cuando ya se eliminaron, el comprobante lo indica con Archivos eliminados y quedan deshabilitadas las descargas del XML y el RIDE y el reenvío por correo. Mira Exportar los datos de tu cuenta.

Ten en cuenta: En el listado de recibidos, el filtro Estado → Autorizado o registrado (físico) trae los comprobantes electrónicos autorizados y también los físicos, que la columna muestra como Registrado.

Ten en cuenta: Si la compañía aún no completó su arranque (confirmar la configuración tributaria y, si la compañía está obligada a llevar contabilidad, configurar la contabilidad), Importar archivo, Por clave SRI y Comprobante físico aparece deshabilitado y a su lado verás el enlace al paso que falta; mira Configurar la compañía y Arranque contable. Sincronizar con el SRI —la descarga de tus recibidos— sigue disponible, y los recibidos ya registrados se consultan igual.

Ten en cuenta: En el detalle de cualquier comprobante recibido, si tienes permiso para gestionar la recepción, la barra de acciones de arriba a la derecha incluye Nuevo: abre la pantalla Registrar comprobante físico para dar de alta otro comprobante a mano. No hay Duplicar: un recibido es el registro de lo que el proveedor emitió, no una plantilla.

Ten en cuenta: En el detalle de un comprobante físico, la caja de identidad no muestra ambiente, fecha de autorización ni clave de acceso —un preimpreso no pasó por el SRI—: el número se rotula Autorización de imprenta y el estado es Registrado; Fuente: Físico y la fecha de registro se conservan. El listado de recibidos también dice Registrado en su columna Estado.

Ten en cuenta: Si algún tipo de documento no está disponible en el portal ese mes, la sincronización termina igual con los demás; no hace falta repetirla.

Ten en cuenta: Al conectar el portal del SRI por primera vez solo se trae el mes en curso y el anterior; después el sistema sigue sincronizando por su cuenta.

Ten en cuenta: Cuando el emisor anula un comprobante en el SRI, el portal deja de mostrarlo sin avisar. Al terminar una sincronización completa, Kronos consulta al SRI los comprobantes autorizados que ya no aparecen en el reporte y, si el SRI confirma que ya no los lista, pasan a Anulado y recibes el aviso Compra con sustento anulado (o Comprobante recibido anulado, según el tipo). Si la sincronización fue parcial, o el SRI no responde con claridad, no se anula nada y se reintenta en la siguiente. Mientras la detección no esté activada en tu ambiente, un comprobante anulado por el emisor sigue como Autorizado.

Ten en cuenta: Un comprobante Anulado ya no admite retención ni registro de compra y no vuelve a Autorizado. Kronos no revierte por sí solo la cuenta por pagar, el ingreso de inventario ni el asiento de una compra que ya habías registrado: revísalos con los flujos de siempre. Si habías emitido una retención sobre ese comprobante, el aviso lo indica y debes anularla en el SRI.

Preguntas frecuentes

¿Qué hago si la sincronización falla?

La notificación indica el período y, cuando se conoce, la causa. Si solo se completa una parte, muestra un aviso de sincronización parcial y conserva los comprobantes importados. Si el SRI rechaza las credenciales, revisa la conexión de tu compañía. Si la pantalla no carga después de iniciar sesión, Kronos intenta recuperarla una vez desde el inicio del portal. Si el reporte trae importes ausentes, Kronos intenta recuperarlos del XML autorizado; si no puede verificarlos, informa que el reporte está incompleto. Si falla la carga, la conexión o la verificación CAPTCHA, espera antes de repetir. Si el aviso persiste o no se puede determinar la causa, contacta a soporte. El aviso no incluye contraseñas ni detalles técnicos.

¿Por qué aparecen proveedores nuevos después de sincronizar?

Cuando un comprobante llega de un emisor que no tienes registrado, Kronos te lo señala en Proveedores nuevos para que revises los datos y crees la ficha antes de seguir.

¿Por qué un comprobante recibido aparece como Anulado?

Porque el emisor lo anuló en el SRI. El portal no marca los anulados: simplemente deja de listarlos. Kronos lo detecta al cerrar una sincronización completa, lo marca Anulado y te avisa en la campana de notificaciones. Revisa en su detalle los documentos relacionados (compra, cuenta por pagar, retención) para decidir qué corregir.

¿Cómo aplico una retención que me hizo un cliente?

Ábrela desde este mismo listado: mira Aplicar una retención recibida.