Ventas

Cobrar una cuenta por cobrar

Registra el pago total o parcial de un cliente, en una cuenta bancaria, y deja la cuenta saldada con su asiento contable.

Antes de empezar

Una venta confirmada, que genera la cuenta por cobrar. — Registrar una venta
Una cuenta bancaria donde entra el dinero. — Crear una cuenta bancaria de la compañía

Pasos

Entra en Ventas → Cuentas por cobrar y revisa la tabla de pendientes.
Pulsa Detalle en la cuenta del cliente y, en la cabecera, Registrar cobro. Revisa el monto y el método. Elige la Cuenta bancaria donde entra el dinero, sea cual sea el método (incluido Efectivo, que se registra como depósito en esa cuenta). Escribe la referencia y pulsa Registrar cobro.

Resultado: El diálogo trae el nombre del cliente y el saldo completo. Puedes cobrar el saldo o un abono parcial; el cobro queda Aplicado.

Consejo: Para cobrar varias cuentas del mismo cliente a la vez, márcalas en el listado y usa Cobrar seleccionadas: el diálogo pide la misma cuenta bancaria.
Si la venta tenía varias formas de pago a crédito, abre el detalle de la cuenta y revisa la pestaña Vencimientos.

Resultado: La pestaña lista cada vencimiento con su fecha en Vence, su Importe, lo Pendiente y su Estado (Pagado, Vencido o Por vencer). Arriba, el Próximo vencimiento es el del primer tramo con saldo. Un cobro paga primero el vencimiento más antiguo, así que al cobrar el importe del primero queda Pagado y la cuenta deja de aparecer como vencida. La pestaña solo aparece cuando la cuenta tiene más de un vencimiento.
Para cargar una deuda que ya tenías al empezar a llevar la contabilidad en Kronos, pulsa Crear CxC, elige el cliente del catálogo, escribe la referencia, activa Saldo inicial de cuentas por cobrar (ya viene activado si llegas con Cargar auxiliar desde el Cuadre de apertura), pon la fecha de emisión en el corte de la apertura y el monto pendiente, y pulsa Crear cuenta por cobrar.

Resultado: La cuenta se crea sin cuenta contable y sin asiento propio: la reconoce el asiento de apertura, y la suma de tus saldos iniciales debe igualar el saldo de clientes de esa apertura.
Para una deuda nueva sin factura electrónica, pulsa Crear CxC, deja apagado Saldo inicial de cuentas por cobrar, elige la Cuenta contable contra la que se registra (por ejemplo, 4.03.03 · OTROS, de Otros ingresos) y pulsa Crear cuenta por cobrar.

Resultado: Con la contabilidad activa, la cuenta es obligatoria: Kronos asienta el monto al Debe de clientes y al Haber de la cuenta elegida. Después puedes cobrar la deuda como cualquier otra y el saldo de clientes del mayor sigue igualando tu cartera.

Ten en cuenta: La fecha de un cobro no puede ser posterior a hoy (hora de Ecuador) ni anterior a la emisión de la cuenta por cobrar que cobras: el sistema lo rechaza y lo avisa junto al campo, y el calendario no deja elegir días futuros. Lo mismo vale para la fecha de emisión de una cuenta por cobrar manual, también la del saldo inicial; el vencimiento sí puede ser una fecha futura.

Ten en cuenta: Una cuenta por cobrar manual que no es saldo inicial y se registra con la contabilidad activa necesita su Cuenta contable: sin ella no se crea. Para cargar un saldo anterior al inicio de la contabilidad usa Saldo inicial de cuentas por cobrar.

Ten en cuenta: Si aparece «Actualizando saldos de cartera…», el cobro ya está guardado: no lo registres otra vez. Usa Actualizar saldos para consultar. El asiento puede tardar unos segundos.

Ten en cuenta: Si se paga tarde una factura de una gestión de perfiles, puede generarse mora sobre la parte pagada, con una nota de débito en borrador, por el importe exacto y sin IVA. Revísala y apruébala; no se emite sola. Consulta Revisar y revertir un recargo por mora.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que cobrar una venta que el cliente pagó en el momento?

No, si al registrarla marcaste Cobrada ahora. Al confirmar la venta, su cuenta por cobrar nace ya saldada contra la cuenta que elegiste en cada forma de pago (por ejemplo, Caja chica para el efectivo). Si ese cobro no se pudo hacer (por ejemplo, la cuenta se desactivó), la cuenta por cobrar queda abierta, recibes el aviso Cobro de venta no ejecutado —abre la venta, que muestra Cobro pendiente de resolver con el motivo y el enlace a esta cuenta— y la cobras aquí como cualquier otra. Consulta Registrar una venta.

¿Cómo registro un saldo inicial o una deuda sin factura electrónica?

En Ventas → Cuentas por cobrar, pulsa Crear CxC. En Quién debe elige el cliente del catálogo y escribe una referencia de hasta 32 caracteres; en Deuda completa las fechas y el monto, elige una de las dos formas que se explican en las preguntas siguientes y pulsa Crear cuenta por cobrar. El detalle de la cuenta muestra después las mismas dos secciones, con su resumen y los abonos.

¿Qué es un saldo inicial de cuentas por cobrar y cuándo lo uso?

Es la deuda de un cliente que traes de antes de empezar a llevar la contabilidad en Kronos. En Deuda, activa Saldo inicial de cuentas por cobrar y registra como monto el saldo pendiente, no el valor original ya cobrado. Esta carga no genera un asiento contable propio y no pide cuenta contable: el saldo de clientes ya lo reconoce el asiento de apertura, y la suma de tus saldos iniciales debe igualar ese valor en el Cuadre de apertura (Contabilidad → Arranque contable). Si llegas desde ese cuadre, el interruptor ya viene activado. La cuenta aparece después en el listado, en la antigüedad de cartera y en el estado de cuenta del cliente, y se cobra como cualquier otra. En el detalle se lee como Origen: Saldo inicial de cuentas por cobrar.

¿Y si la deuda es nueva y no tiene factura electrónica?

Déjala como deuda sin comprobante (el interruptor apagado) y, cuando la contabilidad de tu compañía está activa, elige la Cuenta contable contra la que se registra: por ejemplo, Otros ingresos o un pasivo como un anticipo. El selector ofrece solo cuentas imputables de ingreso, activo y pasivo, agrupadas por tipo; no aparecen las cuentas de control (clientes, caja y bancos, inventario, impuestos, nómina, proveedores ni los ingresos por producto que calcula la venta). Al crearla, Kronos asienta la deuda con el monto al debe de clientes y al haber de la cuenta que elegiste; sin esa cuenta, el saldo de clientes del mayor quedaría por debajo del auxiliar cuando cobres la cuenta. Los cobros, las retenciones recibidas y los ajustes de esa cuenta se asientan después contra la misma cuenta de clientes del alta. Si la anulas, el asiento del alta se reversa. El detalle muestra la Cuenta contable elegida con su código y nombre. Si la contabilidad de la compañía no está activa todavía, la cuenta no se pide y la deuda se crea sin asiento propio.

¿Puedo crear otra cuenta por cobrar a partir de una que ya existe?

Sí. En el detalle de una cuenta, Nuevo abre el alta manual en blanco y Duplicar la abre con el cliente, el monto y la referencia de la cuenta que estás viendo; las fechas de emisión y vencimiento son las de hoy. No se copian los cobros aplicados ni el estado, y si la cuenta nació de una factura electrónica, la referencia queda vacía. La cuenta nueva no existe hasta que pulses Crear cuenta por cobrar.

Mi compañía no tiene cuentas bancarias, ¿cómo cobro?

Primero registra una cuenta bancaria: Crear cuentas bancarias. Todo cobro entra en una cuenta bancaria; esta versión no trabaja con cajas ni turnos.

¿Por qué ya no puedo cobrar desde la fila del listado?

El listado sirve para consultar; las acciones están en el detalle de cada cuenta, donde ves quién debe, la deuda, el resumen y los abonos antes de cobrar. Los abonos están en la pestaña Abonos y, si la cuenta tuvo cobros corregidos, sus correcciones en Correcciones.

¿Cómo descuento una retención que me hizo el cliente?

Aplica la retención recibida contra la cuenta: Aplicar una retención recibida.

¿Qué información muestra el listado de cuentas por cobrar?

Cada cuenta muestra fecha, comprobante, cliente con su identificación, original, abonado, saldo, vencimiento y estado. El vencimiento es el próximo que aún tiene saldo; si ya no queda ninguno, el último. La cuenta aparece Vencida si alguno de sus vencimientos con saldo ya pasó. El filtro Vencimiento final busca por el último vencimiento de la cuenta.

¿Qué pasa si la venta tenía varias formas de pago a crédito?

Cada forma de pago a crédito vence en su propia fecha. El detalle de la cuenta muestra el Próximo vencimiento y, cuando hay más de uno, la pestaña Vencimientos con la fecha, el importe, lo pendiente y el estado (Pagado, Vencido o Por vencer) de cada uno. Un cobro paga primero el vencimiento más antiguo. La parte de contado que no se cobró en el acto vence el día de la venta.