Ventas

Registrar una venta

Crea una venta, elige el cliente y las líneas, decide si se cobra en el acto y si emite factura, y confírmala.

Antes de empezar

Un cliente y un producto ya creados. — Crear clientes

Pasos

Entra en Ventas → Ventas → Nueva venta. Elige el cliente, agrega las líneas de producto y revisa los totales.

Resultado: El formulario calcula subtotal, IVA y total a medida que agregas líneas. Los precios del producto, de su lista y los totales de la venta operan solo en USD.

Consejo: Con Consumidor final y un total mayor a $50,00 aparece en la parte superior del formulario, antes de Datos de la venta, el aviso «Una factura de más de $50,00 no puede emitirse a Consumidor final: elige el cliente.»: elige el cliente correcto antes de guardar.
Revisa el IVA de cada línea.

Resultado: Al elegir un producto, la línea toma el IVA que le corresponde en la Fecha de la venta: el tramo vigente ese día del tipo de IVA del producto (por ejemplo, la tarifa general vigente). Una línea libre toma el del perfil predeterminado de la compañía (Compañías → Tributario). Si el tipo no tiene un IVA vigente en esa fecha, o la compañía no tiene perfil predeterminado, el selector queda vacío y tienes que elegir el IVA antes de guardar.

Consejo: Para usar otro IVA, abre el selector de la línea: ofrece solo los IVA vigentes en la fecha de la venta (tarifa general, 0 %, no objeto, exento, materiales de construcción o turismo, según estén abiertos ese día). La factura declara al SRI el código y el porcentaje de ese IVA, y no se puede escribir un porcentaje libre. Si cambias la Fecha, las líneas cuyo IVA no esté vigente en la nueva fecha se vuelven a precargar con el de su producto (o quedan vacías); un borrador que abres con un IVA que ya no está vigente lo muestra marcado como «no vigente» hasta que elijas otro.
Si el producto tiene una unidad de venta alterna (por ejemplo CAJA), agrégalo igual y revisa la línea.

Resultado: La línea toma la unidad de venta configurada en el producto o, si no hay una distinta, la unidad base. Muestra el precio y la disponibilidad en esa misma unidad, por ejemplo «Disponible: 1,02 CAJA».

Consejo: El stock y el costo de venta se descuentan siempre en la unidad base del producto; solo el precio y la disponibilidad de la línea se muestran en la unidad de venta que elegiste.
Revisa la disponibilidad de cada producto que lleva existencias.

Resultado: Al elegir el producto, la línea muestra Disponible con lo que hay en la Bodega predeterminada de su ficha (o, si no tiene, en la predeterminada de la compañía), que es de donde sale. No tienes que elegir bodega. Si el stock de esa bodega no alcanza para la cantidad, la línea lo avisa en ese momento y, si la compañía tiene más de una bodega, muestra el selector con lo disponible en cada una.

Consejo: Si no alcanza, transfiere mercadería a esa bodega con Transferir entre bodegas, o elige en la línea otra bodega para sacar el producto solo en esta venta; la ficha del producto no cambia. Puedes vender el mismo producto desde dos bodegas con una línea por cada una. Los servicios y las líneas libres no llevan bodega.
Si un producto tiene ICE o IRBPNR, agrégalo como cualquier otro y revisa el aviso bajo la línea.

Resultado: Bajo la línea aparece «Esta línea lleva ICE…» y Kronos calcula el impuesto mientras armas la venta, con la tarifa vigente en la Fecha de la venta: la caja de totales desglosa el IVA, el ICE y el IRBPNR (cada uno con su valor) y el Total ya los incluye. Con cada cambio de cantidad, precio o descuento el cálculo se actualiza en un instante, y mientras llega el aviso dice «Calculando el ICE y el IRBPNR…». Los pagos se cuadran contra ese total con impuestos; si no los tocas, se aplican los del cliente sobre el total correcto. Tras Registrar venta, el detalle muestra bajo cada línea el desglose por impuesto (ICE con su código, IRBPNR e IVA, cada uno con su base y su valor) y los totales por impuesto en lugar de un solo «IVA».

Ten en cuenta: Si el producto lleva ICE o IRBPNR pero la compañía no tiene activada la marca correspondiente en Configuración → Tributario, la venta no se guarda y el aviso lo explica.
Revisa Formas de pago.

Resultado: La sección ya trae una fila Efectivo por el total de la venta, que sigue al total mientras no la cambies. Al elegir el cliente, si no tocaste los pagos se aplican los del cliente (por ejemplo, su crédito a 30 días); si ya los cambiaste, se respetan. Con Consumidor final la fila Efectivo se queda como está. Puedes cambiar la forma de pago, repartir el cobro en varias filas con Agregar pago y comprobar en el cuadre cuánto falta por cubrir.
En una fila Efectivo, pulsa el icono de calculadora junto al Monto si quieres anotar cuánto te entregan.

Resultado: Se abren Efectivo recibido (opcional) y Vuelto, que se calcula al instante como lo recibido menos el monto. Si lo recibido es menor al monto aparece Falta con la diferencia y no puedes guardar hasta corregirlo.

Consejo: Si cambias el monto de la fila, el efectivo recibido se conserva y el vuelto se recalcula.
Si cobras en el acto, marca Cobrada ahora en Formas de pago.

Resultado: Cada fila de contado pide la Cuenta donde entra el dinero. El efectivo también entra en una cuenta de la compañía: elige, por ejemplo, tu cuenta Caja chica. Al confirmar la venta, el cobro se registra en ese momento y la cuenta por cobrar queda saldada; las filas a crédito quedan como saldo por cobrar, cada una con su propio vencimiento según su plazo: juntas forman el calendario de vencimientos de la cuenta por cobrar. La parte de contado que no se cobra en el acto vence el día de la venta.

Ten en cuenta: Cobrada ahora aparece solo si tienes permiso para registrar cobros. Si al confirmar no se puede ejecutar el cobro (por ejemplo, porque la cuenta se desactivó), la venta queda confirmada con su cuenta por cobrar abierta y recibes la notificación Cobro de venta no ejecutado, que abre la venta. Cómo resolverlo, en los pasos Cobro pendiente de resolver del final.
Decide si la venta emite factura con Emitir factura.

Resultado: Está en Datos de la venta, encima de las Líneas, y viene marcada. Si la desmarcas, la venta no emite comprobante: los impuestos pasan a 0 y el total es la base (o, si marcas Cobrar impuestos, el total suma solo el IVA de cada línea, que no se declara), la sección Información adicional se oculta (lo que ya escribiste se conserva) y las formas de pago dejan de mostrar el Código SRI. Solo se puede cambiar mientras la venta está en Borrador.

Consejo: Todo lo de la venta sin factura está en Vender sin factura.

Ten en cuenta: Si tu compañía está obligada a llevar contabilidad en el año de la venta (toda sociedad lo está), Emitir factura aparece marcado y deshabilitado, con la nota «Tu compañía está obligada a llevar contabilidad: toda venta lleva factura.»: no puedes vender sin factura. Un borrador sin factura de una compañía obligada se corrige a Emitir factura al abrirlo.
Si quieres, escribe una Descripción de la venta.

Resultado: Es la sección Descripción (antes Notas), la última del formulario: admite hasta 300 caracteres (el campo cuenta los que llevas). Con factura, su ayuda —junto al título— dice que aparece en ella como campo adicional Descripción; sin factura la sección sigue ahí y sirve para describir la venta. El detalle de la venta la muestra bajo ese mismo título.
Pulsa Registrar venta.

Resultado: La venta queda registrada y su detalle es el mismo formulario en lectura —las mismas secciones, en el mismo orden y con los mismos títulos—, para que veas de un vistazo lo que configuraste. Editar abre ese mismo formulario sobre el borrador, sin ninguna lectura encima. Las secciones son: Datos de la venta (fecha, cliente con su identificación, vendedor y si emite factura), Líneas con sus totales, Formas de pago (si cobraste en el acto, con Cobrada ahora, la cuenta donde entró el dinero, lo recibido y el vuelto, y el cuadre de pagos contra el total), Información adicional (solo con factura) y Descripción. Desde la cabecera puedes confirmar la venta.
Baja hasta Devoluciones y ajustes de esta venta.

Resultado: Las operaciones de la venta no ensucian lo principal: están debajo, en dos pestañas con su contador, Devoluciones (n) y Ajustes (n). Se abre la que tiene operaciones (Devoluciones si las dos o ninguna tienen), cambias de pestaña con el ratón o con las flechas del teclado, y una pestaña vacía dice «Sin operaciones registradas.»
En el detalle de la venta, pulsa Confirmar. Revisa lo que provoca confirmarla y elige Confirmar y emitir al SRI o Solo confirmar.

Resultado: Ambas opciones descargan el inventario vendido, crean la cuenta por cobrar por el total y registran el asiento contable de la venta. Confirmar y emitir al SRI también emite la factura electrónica; Solo confirmar deja la venta lista para facturarla más adelante. La factura aporta el número fiscal y el registro de IVA; no repite los efectos de la confirmación. Si el cliente es Consumidor final y la venta lleva factura, el popup añade el aviso «Venta a Consumidor final: una vez autorizada la factura no se podrá reversar, devolver ni anular la venta (art. 3, NAC-DGERCGC25-00000014)»: no impide confirmar, pero revisa cliente, líneas y totales antes, porque después de autorizada no hay vuelta atrás. Mientras la factura no esté autorizada sí puedes corregir: reversa la venta (descarta el borrador de factura), o, si el SRI rechazó la factura, usa Corregir y reenviar o descártala; mira Venta con factura rechazada. Si la venta es Cobrada ahora, el popup añade que se cobra en el acto en tu cuenta y que la cuenta por cobrar queda saldada. Si la venta es sin factura, el popup dice «Sin factura: no se emite comprobante ni se calculan impuestos.» (o, con Cobrar impuestos, que el IVA se cobra y se registra como ingreso sin declararse) y tiene un solo botón, Confirmar.
Si una venta Cobrada ahora no pudo cobrarse al confirmarla, búscala en Ventas con el filtro Cobro en el acto → Cobro pendiente de resolver (o ábrela desde la notificación Cobro de venta no ejecutado).

Resultado: El listado reúne solo las ventas cuyo cobro del acto falló y siguen con la cuenta por cobrar abierta, y las marca en la columna Estado con Cobro pendiente de resolver.
En el detalle de esa venta, pulsa Cobrar la cuenta por cobrar en la banda Cobro pendiente de resolver.

Resultado: La banda explica por qué no se ejecutó el cobro —por ejemplo, «La cuenta bancaria elegida no está activa»— y lleva a la cuenta por cobrar, donde registras el cobro como cualquier otro. Sin permiso para ver cuentas por cobrar, la banda solo indica que la cuenta quedó abierta. Al cobrarla, la banda y la marca del listado desaparecen.
En el detalle de una venta confirmada, pulsa el número de Asiento de la venta en la línea de elementos relacionados, bajo la cabecera, junto a la factura.

Resultado: Se abre el asiento exacto en el diario. Después de una reversa también puedes consultar el asiento del ciclo anterior disponible; el sistema no usa el identificador de confirmación como si fuera el de la venta. Sin permiso contable se informa la restricción.

Consejo: Desde el detalle de una venta, Nuevo abre una venta en blanco y Duplicar abre una nueva con el cliente, el vendedor, las líneas, las formas de pago planificadas, la información adicional y la descripción de la original. La fecha pasa a hoy y no se copian el número, el estado, la factura ni los cobros; Emitir factura se copia tal como estaba, pero Cobrada ahora vuelve a desmarcarse porque las cuentas pertenecen al cobro de la original. No se guarda nada hasta que pulses Registrar venta. Ambas acciones aparecen solo si puedes crear ventas.

Consejo: La cabecera identifica el documento con un icono, su tipo, número y estado juntos a la izquierda, y permanece visible al desplazarte. Volver abre las acciones por la izquierda; Guardar queda en el extremo derecho, con separadores verticales entre grupos. Cancelar edición también aparece en esa barra. Aplicar descuento al total también se abre desde la cabecera y lleva al campo para repartirlo. Las acciones del documento completo están en esa cabecera; las de cada fila permanecen junto a ella. Los datos, líneas y totales comparten una hoja con títulos y márgenes interiores uniformes. En las líneas editables, producto y descripción se apilan en la primera columna; los demás controles se alinean arriba y las ayudas quedan debajo. Las líneas tienen las mismas columnas al crear, al editar y al consultar: Producto / descripción, Cant., P. unit., Dcto., IVA y Precio total.

Consejo: La venta no tiene una bodega general. Cada producto que lleva existencias sale de la bodega de su línea: la elegida en la línea o, si no eliges ninguna, la Bodega predeterminada de su ficha (Existencias) o la predeterminada de la compañía. Una misma venta puede incluir productos de distintas bodegas y servicios. Los servicios y las líneas libres no necesitan bodega ni generan movimientos de inventario.

Consejo: Si confirmaste devoluciones o ajustes antes de facturar, la factura se genera por el neto pendiente de la venta. Los importes originales de la venta se conservan. Para reversar una venta con devoluciones o ajustes confirmados, reversa primero esas operaciones.

Consejo: Para devolver parte de una venta confirmada o facturada, pulsa Devolver en la barra superior. Para cambiar su valor con un descuento o recargo, pulsa Ajustar. Consulta las operaciones guardadas desde la propia venta: Devolver una venta y Ajustar una venta.

Consejo: Para corregir una venta Confirmada, pulsa Reversar: se repone el inventario, se anula la cuenta por cobrar y se reversa el asiento; la venta vuelve a Borrador. Si tiene un borrador de factura, se descarta. Cancelar una venta confirmada devuelve esos mismos efectos y la deja cancelada de forma definitiva. Si la venta fue Cobrada ahora, la reversa anula primero ese cobro del acto; mira Reversar una venta.

Consejo: Si al confirmar no hay existencias suficientes en la bodega de alguna línea, el sistema lo avisa y no deja confirmar ni emitir: transfiere mercadería a esa bodega, elige otra bodega en la línea o ajusta la cantidad. Si la bodega elegida en una línea se archivó, elige otra.

Consejo: Si una venta antigua tiene alguna línea sin IVA definido, al confirmarla o facturarla esa línea toma el IVA de su perfil tributario, de su producto o del perfil predeterminado de la compañía con la misma tarifa, y queda guardado en la venta. Solo si no se puede deducir aparece el aviso: si la venta está en Borrador, edítala y elige el IVA de cada línea; si ya está Confirmada, pulsa Reversar para devolverla a borrador y edítala.

Ten en cuenta: La venta no valida la identificación del cliente: lo hace la factura al emitirla, con la regla de siempre (RUC de 13 dígitos terminado en 001 y cédula de 10, ambos con dígito verificador correcto). Si la identificación del cliente no supera el dígito verificador pero su ficha la tiene confirmada como «no validada», Confirmar y emitir al SRI emite la factura igual y la factura muestra un aviso de que el SRI podría rechazarla; sin esa confirmación la factura no se emite y el mensaje te manda a la ficha del cliente. Mira Emitir una factura.

Ten en cuenta: Si la compañía aún no completó su arranque (confirmar la configuración tributaria y, si la compañía está obligada a llevar contabilidad, configurar la contabilidad), Nueva venta (y Nuevo y Duplicar en el detalle de una venta) aparece deshabilitado y a su lado verás el enlace al paso que falta; mira Configurar la compañía y Arranque contable. Las cotizaciones, los cobros y los pagos de documentos existentes siguen disponibles.

Preguntas frecuentes

¿Cómo encuentro las ventas de un cliente?

En Ventas, elige el cliente en el filtro Cliente (se selecciona de la lista, no se escribe). El filtro usa la ficha del cliente, así que sigue encontrando sus ventas aunque después cambies su razón social. Consumidor final, fija al inicio de la lista, reúne las ventas hechas sin cliente registrado.

¿Qué datos van en la «Información adicional» de mis comprobantes?

Mira qué datos van en la «Información adicional»: los campos de la compañía y el correo del destinatario vienen cargados; puedes cambiar su valor, pero no quitarlos.

¿Por qué aparece una venta que no registré desde Ventas?

Las facturas históricas que ya tenían cuenta por cobrar, inventario o asiento aparecen también como ventas para conservar en un solo lugar su operación comercial. La venta mantiene el cliente, las líneas, los importes y el enlace al comprobante original; no vuelve a crear esos efectos.

¿Por qué no puedo pulsar Facturar en mi venta?

Porque la venta se confirmó sin factura (con Emitir factura desmarcado) y una venta confirmada no cambia su total ni sus asientos. Para facturarla: pulsa Reversar, en el borrador marca Emitir factura y vuelve a confirmar. Mira Vender sin factura.

¿Qué pasa con la venta si se anula su factura?

La venta vuelve a Confirmada y conserva el inventario descargado, la cuenta por cobrar y el asiento de la venta. Puedes facturarla de nuevo; si necesitas deshacer también la operación comercial, usa Reversar o Cancelar desde la venta.

¿Por qué no puedo emitir la factura a Consumidor final si supera $50,00?

Es un límite normativo del SRI para comprobantes sin identificar al comprador. Elige el cliente real (o créalo) y vuelve a confirmar.

¿Qué pasa si confirmo una venta a Consumidor final y la factura ya se autorizó?

La factura a Consumidor final no se puede anular una vez autorizada (art. 3 de la NAC-DGERCGC25-00000014), y sin anularla no se puede reversar la venta ni devolverla o ajustarla con nota de crédito. Por eso el popup de confirmar lo avisa. Para evitarlo, identifica al cliente antes de confirmar o revisa bien los datos; antes de la autorización sí puedes reversar o corregir.

¿Puedo corregir el ICE de una línea?

Sí. En una línea que lleva ICE aparece Ajustar el valor del ICE, con el valor que calculó Kronos como referencia: escribe el valor correcto y el Motivo del ajuste (obligatorio, queda en la auditoría). El total se recalcula con el ajuste. La base no cambia, y el detalle muestra lo que calculó Kronos junto al ajuste. El IRBPNR no se ajusta.

¿Por qué no puedo dar un descuento posterior a una línea con ICE?

Porque la base del ICE no admite descuentos. Para corregir una línea con ICE o IRBPNR usa una devolución: mira Devolver una venta.

¿Por qué me pide elegir el IVA de una línea?

Porque el producto de la línea no tiene un IVA vigente en la fecha de la venta (o la línea es libre y la compañía no tiene perfil predeterminado). El sistema no adivina el IVA que va al SRI: elígelo en el selector de la línea, o asigna un perfil tributario al producto en su ficha y define el perfil predeterminado de la compañía en Compañías → Tributario.

¿Por qué la venta me rechaza el IVA de una línea con «no está vigente»?

Porque el IVA de la línea no rige en la fecha de la venta: cada fecha tiene sus IVA vigentes en el catálogo de Kronos. Vuelve a elegir el IVA de esa línea en el selector, que solo ofrece los vigentes en la fecha.

La venta se facturó pero avisa que no descargó inventario, ¿qué hago?

Revisa Venta sin descarga de inventario: la venta y el cobro quedan bien, solo falta arreglar la configuración del producto.