Inventario

Crear productos

Da de alta un producto y activa solo los roles que necesita: vender, comprar, llevar existencias o componerse de otros productos.

Antes de empezar

Al menos una categoría, si quieres clasificar el producto. — Organizar productos por categorías

Pasos

Entra en Inventario → Productos y pulsa Nuevo producto. En Datos generales completa código, nombre, naturaleza y unidad base; añade código auxiliar, marca y categoría si aplican.

Resultado: Verás Roles del producto con varios checks: marca solo los usos que necesitas. Los checks dependen de la naturaleza: un Producto ofrece Se vende, Se compra, Activo fijo, Composición y Existencias; un Servicio no ofrece Activo fijo ni Existencias, porque todo activo fijo es un bien físico y un servicio no lleva inventario, pero sí Composición, que sirve como hoja de costos. Marcar Activo fijo fija la naturaleza en Producto: mientras siga marcado, Servicio aparece deshabilitado en Naturaleza; desmárcalo primero si quieres cambiarla. Para un bien la unidad base es obligatoria; si no existe, pulsa + Nueva unidad…, créala con Nueva unidad de medida y vuelves a la ficha con lo que llevabas escrito y la unidad nueva ya elegida. Si das de alta el producto desde un comprobante emitido, la ficha elige la unidad por su código o, si no existe, te ofrece crearla con ese código ya cargado. Cambiar de pestaña no activa ni desactiva ningún rol, y los campos de un rol apagado quedan deshabilitados.

Consejo: El código auxiliar admite un segundo identificador del producto, además del código principal.
Marca Se vende y completa precio, unidad de venta e impuesto aplicable. Marca Se compra y completa plazo de entrega, impuesto y unidad de compra; elige la unidad base o una alterna permitida. En Recepción antes de facturar, conserva Heredar de la compañía o selecciona Exigir recepción o No exigir recepción para este producto. En Unidades alternas, agrega cada equivalencia y si se usa para comprar, vender o ambos.

Resultado: La tabla de unidades alternas muestra las equivalencias configuradas: el factor indica cuántas unidades base contiene la unidad alterna, por ejemplo una CAJA que equivale a 100 unidades base. Si no eliges una unidad de venta o compra distinta, se usa la unidad base. La política de recepción del producto prevalece sobre la de la compañía solo cuando eliges una excepción. En esta primera versión, el precio de venta y los precios de proveedor se registran solo en USD; si la configuración hace visible Moneda, la ficha la muestra fija en USD.

Consejo: En el listado, la primera columna es la fecha de creación, con hora; lo último registrado aparece arriba. Si no se vende, el listado muestra un guion en lugar de un precio. Si abres una pestaña de rol, el enlace conserva esa pestaña para compartirlo o recargarlo.
Dentro de Se compra, baja al bloque Proveedores, elige el proveedor preferido y, en Códigos, elige el Proveedor del catálogo, la Unidad en la que te factura ese código (vacía, se usa la unidad de compra del producto), el tipo de código, el código del proveedor y una descripción; pulsa Agregar.

Resultado: El selector ofrece solo la unidad base y sus alternas habilitadas para compra; en servicios no se elige unidad. El código queda mapeado al producto: así el sistema reconoce el producto cuando llega en un comprobante recibido de ese proveedor y convierte la cantidad a la unidad base con la equivalencia de esa unidad (5 CAJA de 4 entran como 20). Agregar un código no guarda el resto de la ficha; para eso usa Guardar cambios.

Consejo: Si el producto es nuevo, guarda primero la ficha antes de añadir códigos de proveedor.
Si tu compañía factura ICE o IRBPNR, abre la pestaña Impuestos especiales de un producto ya guardado. En ICE, elige el Código de ICE del catálogo y completa solo los datos que ese código pide (unidades por unidad de venta, capacidad, grado alcohólico, gramos de azúcar, tipo de funda, PVP sugerido con su fecha, datos del vehículo, rebaja…); en IRBPNR, elige el código e indica las botellas plásticas por unidad de venta. Pulsa Guardar ficha.

Resultado: Desde ahora, cada línea de venta, cotización, venta recurrente o factura de ese producto calcula el ICE y el IRBPNR con la tarifa vigente en la fecha del documento, y el detalle muestra el desglose por impuesto. Si el producto es una exportación, un lácteo o un medicamento, marca la exención correspondiente para que esa línea no cause el impuesto.

Consejo: La pestaña solo aparece si la compañía dueña del producto es agente de percepción del ICE o embotellador del IRBPNR: se activan en Configuración → Tributario (mira Configurar la compañía). Para quitar los impuestos especiales de un producto, usa Quitar la ficha.

Ten en cuenta: Solo la compañía dueña del producto edita la ficha. El valor del impuesto no se escribe aquí: lo calcula Kronos en cada documento.
Según el código, completa los datos de su base. Bebidas alcohólicas, alcohol y cerveza: Capacidad (ml) y Grado alcohólico (°GL); si eres productor micro, pequeño o de la economía popular y solidaria y elaboras con alcohol agropecuario comprado a artesanos, marca Productor micro o pequeño…. Perfumes: el PVP sugerido por unidad, con IVA e ICE incluidos, y su fecha Vigente desde. Vehículos: el PVP sugerido del vehículo, los Elementos de seguridad (0 a 5), el Estándar Euro (0 a 7) y, si corresponde, la Exención del ICE.

Resultado: Kronos cobra las bebidas alcohólicas por litros de alcohol puro (litros × grado ÷ 100) más un ad valorem sobre el precio por litro que supera el umbral vigente; cuando no lo supera, la línea lleva solo la parte específica. En perfumes la base es el mayor entre el PVP sin IVA ni ICE y el precio del fabricante más 30 %. En vehículos el PVP identifica el tramo: si pertenece a otro, la ficha no se guarda y te pide el código de su tramo. Con al menos 3 elementos de seguridad y Euro 4 o más, Kronos descuenta el 15 % del ICE cuando la base llega a USD 40.000.

Consejo: Si no indicas el PVP de un vehículo, Kronos calcula el ICE sobre el precio de la línea más 30 % y sube de tramo solo cuando el precio con ICE e IVA lo exige.

Ten en cuenta: La exención del vehículo (eléctrico, híbrido, ortopédico, de la fuerza pública, de un programa de apoyo al transporte o furgoneta y camión de hasta 3,5 toneladas) aplica a todas las ventas de ese producto y su factura sale sin ICE. Si depende del comprador en una venta concreta, deja la ficha sin exención y ajusta el ICE de esa línea con su motivo.

Consejo: En el listado de productos puedes filtrar por Categoría y por Unidad eligiéndolas de la lista (no se teclean): la categoría muestra también las que otra compañía compartió, y la coincidencia es con la categoría exacta del producto, sin incluir sus subcategorías.

Consejo: La ficha del producto se ve igual al crearlo, editarlo o consultarlo: los mismos campos y roles, en el mismo sitio. Si tu rol solo puede consultar, o el producto pertenece a otra compañía, los datos se leen sin campos editables y cada rol aparece como activo o no activo.

Consejo: En el detalle de un producto, si puedes crear productos, Nuevo abre el alta en blanco y Duplicar la abre con el nombre, la descripción, la naturaleza, los roles, las unidades, el precio, los perfiles tributarios, la marca, la categoría y el proveedor preferido ya llenos. El código y el código auxiliar quedan vacíos porque no se repiten. La foto, las unidades alternas, los componentes de la composición y los códigos por proveedor no se copian. Nada se guarda hasta que guardes el producto nuevo.

Consejo: La cabecera permanece visible al desplazarte: muestra la identidad y el estado, Volver a la izquierda de las acciones y Guardar en el extremo derecho. Los campos se agrupan dentro de una sola ficha.

Consejo: En Existencias, configura la Bodega predeterminada del producto: de ella sale en cada venta, salvo que en la línea de una venta concreta elijas otra. Si no tiene una configurada, usa la predeterminada de la compañía. Los servicios no necesitan bodega.

Consejo: El historial de inventario manda sobre la ficha. Un producto con saldo en alguna bodega (cantidad o valor distinto de cero, también la mercadería en tránsito) no se archiva: ajusta primero el saldo a cero en Saldos y ajustes. Un producto que ya tiene movimientos de inventario no cambia de Unidad base ni deja de llevar Existencias (tampoco pasa a Servicio): conserva la unidad base y usa una unidad alterna con su factor. Mientras no tenga movimientos, puedes cambiar ambas cosas libremente. Kronos te lo explica en el campo o en la acción que lo causó.

Consejo: Marca Aprender los códigos del proveedor al cotejar una factura y el sistema propondrá el mapeo automáticamente la próxima vez.

Consejo: Si guardas un producto cuyo nombre ya usa otro de la misma compañía (sin importar mayúsculas, tildes ni espacios sobrantes), se guarda igual y el sistema te avisa con los códigos de ejemplo. Es solo un aviso: dos productos pueden llamarse igual; lo que no puede repetirse es el código ni el código auxiliar.

Preguntas frecuentes

¿Por qué no veo los campos de un rol que acabo de activar?

Guarda la ficha primero: algunos campos, como los de composición, se habilitan después de guardar los cambios.

¿Por qué no veo la pestaña «Impuestos especiales»?

La pestaña solo existe en productos guardados de una compañía marcada como Agente de percepción del ICE o Embotellador del IRBPNR (Configuración → Tributario). Si tu compañía no factura esos impuestos, no la necesitas.

¿Por qué no me deja guardar el PVP de un vehículo?

El código de ICE de los vehículos identifica el tramo de su PVP (hasta USD 20.000, de 20.000 a 30.000, y así hasta más de 70.000). Si el PVP que escribes pertenece a otro tramo, elige el código de ese tramo. Tampoco se guardan vehículos de más de 3,5 toneladas de carga: no llevan ICE.

¿Por qué no puedo archivar el producto, cambiar su unidad base o quitarle las existencias?

Porque ya tiene historia en el inventario. Para archivar, el saldo debe quedar en cero en todas las bodegas (cantidad y valor, incluida la mercadería en tránsito): ajústalo en Saldos y ajustes y vuelve a archivarlo. La unidad base y Existencias no se pueden cambiar cuando el producto tiene movimientos, porque el kardex y las valoraciones quedarían en otra unidad o sin control: deja la unidad base y define una unidad alterna para comprar o vender en otra presentación, y si ya no lo usas, apaga Se vende y Se compra. Un producto sin movimientos sí admite los tres cambios.

¿Por qué me avisa que ya existe un producto con el mismo nombre?

Al crear un producto o cambiarle el nombre, el sistema compara con los demás productos de la compañía (activos o inactivos, no eliminados). Si hay coincidencia, el producto se guarda y verás un aviso con hasta tres códigos del otro producto; revísalo por si fue un duplicado sin querer. Los productos de otras compañías no cuentan.