Consultar saldos y registrar un ajuste de inventario

Pasos

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   Entra en Inventario → Saldos.

   Resultado: Arriba ves tres indicadores que respetan los mismos filtros que la tabla (bodega, vista Consolidado y producto) y no cambian al pasar de página: el valor del inventario (incluye lo que viaja en tránsito), los productos con saldo (con existencia disponible mayor a cero) y los bajo mínimo, que cuenta cada producto una sola vez aunque esté bajo su mínimo en dos bodegas (en la vista Consolidado se compara la suma de sus bodegas con la suma de sus mínimos); la tabla muestra por producto lo disponible, el costo promedio, el valor, el mínimo, el reorden, el estado y el último movimiento. En la vista Consolidado se añaden En tránsito (lo despachado que todavía no se recibió: es de tu compañía pero no se vende ni cuenta en el mínimo) y Propio (disponible más en tránsito). Las cantidades identifican la unidad base del producto y el costo promedio se expresa por esa unidad; también en el desglose por bodega. El stock mínimo se define en la ficha del producto, pestaña Existencias.

   Consejo: En Filtros, Valoración → Al corte y una fecha te dice cuánto valía el inventario ese día: el valor y los productos con saldo son los que mostraba el mayor a esa fecha, con los movimientos fechados hasta ese día. El listado y «Bajo mínimo» siguen mostrando el saldo actual, y si filtras por producto el valor y los productos con saldo al corte siguen siendo los de todos los productos (la pantalla lo avisa); la fecha no puede ser posterior a hoy.

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   Entra en Inventario → Ajustes y pulsa Nuevo ajuste. Elige fecha, bodega y producto, escribe la cantidad (positiva suma, negativa resta) y el motivo. Si la cantidad es positiva, escribe también el Costo unitario; pulsa Registrar ajuste.

   Resultado: Al elegir el producto ves su saldo actual antes de registrar el ajuste. El costo unitario de una entrada es obligatorio y debe ser mayor a cero: sin él no se puede valorar ni contabilizar la entrada. Al escribir una cantidad negativa el campo del costo desaparece y la pantalla te recuerda que la salida se valora al costo promedio de la bodega. El ajuste queda en el kardex de su bodega; no se edita después: se corrige con otro ajuste. Costos, saldos valorizados y kardex operan solo en USD.

   Consejo: Una cantidad positiva entra al inventario con el costo que tú indicas; una negativa sale siempre al costo promedio de la bodega, igual que una venta o una transferencia, sin pedirte costo.

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   Si la cantidad es negativa, el ajuste es una baja de inventario: elige el Tipo de baja y, según el tipo, registra los datos del documento que la sustenta.

   Resultado: El tipo de baja es obligatorio en pantalla: Merma, Destrucción, Donación, Desaparición por delito, Caso fortuito o fuerza mayor, Diferencia de conteo u Otro (sin clasificar). La merma pide el número y la fecha del informe técnico o la certificación de esa merma; la destrucción y la donación, la declaración juramentada ante notario o juez (con su notaría o juzgado, número y fecha); la desaparición por delito suma el número de la denuncia y, si aplica, la aseguradora; y el caso fortuito o fuerza mayor pide los documentos probatorios. La diferencia de conteo y «Otro (sin clasificar)» no llevan soporte. El archivo no se adjunta aquí: se guardan sus datos (documento, número, fecha, notaría o juzgado, denuncia, aseguradora) y conservas el original por si el SRI lo solicita.

   Consejo: El Reglamento de la Ley de Régimen Tributario Interno exige justificar la baja con declaración juramentada ante notario o juez (art. 28, num. 8, lit. b), cada merma con informes técnicos o certificaciones (art. 28, num. 12). Registrar los datos del soporte no acredita por sí solo la deducibilidad. Las diferencias no justificadas se contemplan en la determinación presuntiva bajo los presupuestos del art. 23 de la LRTI; su num. 3 no decide por sí solo el tratamiento de toda pérdida. Como política de registro, Kronos separa la pérdida con soporte (Pérdida por baja de inventario sustentada) de la diferencia de conteo (Pérdida por baja de inventario no sustentada); una baja Otro (sin clasificar), o hecha antes de que existiera el tipo, sigue en Pérdidas por ajuste de inventario. El valor que sale del inventario no cambia con el tipo: siempre es el costo promedio de la bodega.

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   Para cargar el inventario con el que arranca tu contabilidad, entra desde Contabilidad → Arranque contable, paso Apertura, y pulsa Cargar auxiliar en la fila de Inventarios (solo compañías con historia previa).

   Resultado: Se abre la Carga inicial de inventario: la fecha queda fija en el corte de la apertura (el día anterior a tu fecha de inicio contable), solo acepta cantidades positivas, el costo unitario es obligatorio y mayor a cero, y no hay datos de baja. Al guardar vuelves al arranque contable. En el historial de ajustes y en Movimientos, la carga aparece rotulada Carga inicial, distinta de un ajuste.

   Consejo: El auxiliar de Inventarios del cuadre de apertura es el valor del kardex al corte: suma la carga inicial y también cualquier ajuste normal fechado antes del inicio contable.

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   Vuelve a Inventario → Ajustes.

   Resultado: El historial muestra el ajuste primero, con fecha, producto, dirección (Entrada o Salida), tipo de baja con su documento de soporte (clase, número y fecha), motivo con su referencia, cantidad, costo unitario y total. Las cargas iniciales se identifican con la etiqueta Carga inicial debajo de la dirección.

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   Entra en Inventario → Movimientos y ubica el ajuste recién hecho; elige un producto en Filtros para consultar su kardex. Usa los controles al pie del kardex para avanzar por sus páginas o cambiar cuántas filas ves. Los saldos de cantidad y valor continúan entre páginas; elige una bodega para consultar su secuencia.

   Resultado: El movimiento aparece con su fecha de creación (primera columna, con hora; lo último registrado aparece arriba), su fecha, dirección Entrada, origen Ajuste, referencia y cantidad con su unidad base; el kardex identifica esa unidad en cantidad, saldo y costo unitario; el saldo refleja el ajuste. Una baja muestra además, bajo el origen, su tipo y su documento de soporte. La columna Referencia siempre muestra el número del documento que originó el movimiento (una venta, una recepción, una compra), nunca un código técnico.

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   En Movimientos, pulsa la referencia de una transferencia entre bodegas.

   Resultado: Tanto la salida como la entrada abren la misma transferencia. Los movimientos históricos se resuelven a partir de su referencia cuando el documento existe en la compañía. Al volver con el navegador se conserva la búsqueda; sin permiso al destino el número queda como texto.