Administración

Configurar la compañía

Revisa y actualiza la identificación fiscal, el régimen tributario y la firma digital de tu compañía.

Antes de empezar

Haber ingresado al portal y elegido tu compañía.

Pasos

Entra en Administración → Compañías y pulsa Editar en la fila de tu compañía.

Resultado: Se abre el detalle de la compañía en la pestaña General, con las pestañas General, Tributario, Estructura de emisión, Conexión Portal SRI y, si tienes la sincronización activa, Trabajos automáticos. Cada pestaña se ordena igual: secciones con su título y sus acciones a la derecha, y Guardar cambios al final, a la derecha.
Si tu plan admite una sola compañía, entra en Administración → Compañía (en singular).

Resultado: Se abre directamente la ficha de tu compañía, sin listado: no hay Nueva compañía ni Duplicar, y en tu única compañía activa no aparecen Suspender compañía ni Descartar compañía. Para administrar varias compañías, cambia a un plan que las incluya.
Si ves el aviso Configuración pendiente, fíjate en el icono de alerta: aparece junto al nombre de la pestaña y junto al título de la sección donde se corrige cada pendiente. Pasa el ratón sobre el icono para ver qué falta.

Resultado: Llegas directo a la sección que debes completar. Al corregirla, el icono y el pendiente desaparecen.
Si en la cabecera ves el asistente Arranque pendiente (un cohete con un avance, por ejemplo 0/2), púlsalo.

Resultado: Se abre la lista de pasos en orden: 1. Confirma la configuración tributaria y, solo si la compañía está obligada a llevar contabilidad, 2. Configura la contabilidad. El paso que toca ahora lleva su enlace (Ir a la configuración tributaria o Ir al Arranque contable); el siguiente se habilita al completar el anterior. Al completar todo, el asistente desaparece.

Consejo: Si además hay otras configuraciones pendientes (por ejemplo, la firma digital), el asistente lo indica al pie con un enlace a ellas.
En la pestaña General revisa Identificación fiscal: el RUC (no se puede cambiar), la Razón social, el Nombre comercial, el Correo de la compañía (opcional) y el logo (imagen PNG o JPG de hasta 3 MB y 4096 × 4096 píxeles), y pulsa Guardar cambios.

Resultado: Los datos quedan guardados para los próximos comprobantes y reportes. El Correo de la compañía se imprime como Correo emisor en la información adicional de todos tus comprobantes y de su RIDE.

Consejo: La configuración de ventas (lista de precios predeterminada, cotizaciones, crédito y Emitir la factura al confirmar la venta) ya no está en la ficha: vive en Ventas → Configuración de ventas. Mira Configurar las ventas de la compañía. Las reglas de compras viven en Compras → Configuración de compras: Ajustes de compras de tu compañía. Permitir stock negativo vive en Inventario → Configuración de inventario: Configurar el inventario de la compañía.
Abre la pestaña Tributario. Arriba está Firma digital: pulsa Cargar (o Reemplazar) a la derecha del título y sube el archivo de tu firma electrónica.

Resultado: La sección muestra el titular (el nombre y, si el certificado trae una cédula o un RUC válidos, ese número), el emisor, la serie, la vigencia en fecha larga con los días que faltan para que venza y el estado de la firma. Debajo del titular se indica si coincide con el RUC de la compañía; si el certificado no trae su cédula o RUC, avisa que no se pudo verificar. El sistema te avisa con 30, 15, 7 y 1 días de antelación al vencimiento. Bajo el nombre de la compañía, la cabecera resume su RUC, el tipo de contribuyente y el régimen tributario. Sin firma verás un aviso: no podrás emitir comprobantes electrónicos hasta cargarla.
En Configuración tributaria elige el Tipo de contribuyente y el Régimen tributario; elige RIMPE negocio popular solo si la compañía es una persona natural. En la misma sección activa Agente de retención, Contribuyente especial o Gran contribuyente solo si el SRI calificó así a tu compañía, e ingresa su número de resolución. Si fabricas bienes gravados con el ICE, prestas un servicio gravado o entregas fundas plásticas, activa Agente de percepción del ICE y marca tu rol (puedes marcar varios); si embotellas bebidas en botellas plásticas PET, activa Embotellador del IRBPNR.

Resultado: Si el tipo que eliges no concuerda con la serie de tu RUC (por ejemplo, un RUC de persona natural con el tipo Sociedad), el selector no se marca en rojo: bajo Tipo de contribuyente aparece el aviso Tipo de contribuyente no concuerda con el RUC, con el enlace Verificar en el SRI y la casilla Confirmo que el tipo de contribuyente es correcto. Es un aviso, no un bloqueo: tú decides, pero debes marcar la casilla para guardar (al crear la compañía y al cambiar el tipo en la ficha). Tu confirmación queda en el historial de cambios de la compañía. La compañía calcula impuestos y arma el detalle de cada comprobante según la calificación que marques. Las dos marcas del ICE y del IRBPNR son las que muestran la sección Impuestos especiales en la ficha de tus productos y las que permiten facturar esos impuestos; mientras estén apagadas, ninguna pantalla los ofrece.

Consejo: La resolución de agente de retención es obligatoria al activar la calificación (por ejemplo NAC-DGERCGC25-00000010). El RIDE de tus comprobantes la imprime completa bajo la leyenda Agente de Retención; en el XML el SRI solo admite su número sin ceros a la izquierda (10). En Contribuyente especial va el número corto que asigna el SRI (de 3 a 13 letras o números, sin guiones), no la resolución.
En Información adicional pulsa Agregar campo para cada dato que quieras imprimir en tus comprobantes (por ejemplo, horario de atención o página web), con su nombre y su valor. Pulsa Guardar cambios al final de la pestaña.

Resultado: Esos campos se imprimen en todos los comprobantes, en el bloque «Información adicional» y al pie del RIDE. Al crear una factura, una venta, una nota o una liquidación aparecen ya cargados: su valor se puede cambiar para ese documento, pero no quitarlos. Puedes tener hasta 15; cada uno necesita nombre y valor.
En Configuración tributaria, justo debajo del Tipo de contribuyente, está la obligación de llevar contabilidad: si la compañía es una persona natural, elige el Ejercicio fiscal con el selector de año y marca Obligado a llevar contabilidad en Sí o No. Pulsa Guardar cambios al final de la pestaña.

Resultado: Los comprobantes con fecha de emisión en un ejercicio obligado —factura, liquidación de compra, notas de crédito y de débito y retención— salen con «Obligado a llevar contabilidad: SI» en el XML y en el RIDE; con No salen con «NO». La obligación nunca queda vacía: es Sí o No. Si el ejercicio no tiene dato propio, rige el del último ejercicio declarado y la pantalla lo dice, por ejemplo «Arrastrado de 2025»: se mantiene de un año al siguiente hasta que la cambies. Si la compañía es una sociedad, el campo aparece fijo en Sí y no se elige: las sociedades siempre están obligadas.

Consejo: La obligación se valora al 1 de enero de cada ejercicio: una persona natural está obligada si en el ejercicio anterior sus ingresos superaron USD 300.000, su capital propio USD 180.000 o sus costos y gastos USD 240.000. Es el mismo dato que ves en Asesoría fiscal → Perfil fiscal, y se guarda aunque tu plan no incluya la asesoría fiscal.

Ten en cuenta: Si el ejercicio anterior constabas como obligado y dejas este en No, verás un aviso: una persona natural que ya fue obligada no puede dejar de llevar contabilidad sin autorización del SRI. Kronos no te impide guardar, pero el SRI no valida este dato en tus comprobantes: confírmalo con tu contador. Y si la compañía pasa a estar obligada, tendrá que configurar su contabilidad antes de seguir creando ventas y compras.
Al final de la pestaña Tributario, en Confirmación de la configuración tributaria, pulsa Confirmar configuración tributaria.

Resultado: La sección muestra «Confirmada el» con la fecha y la hora, y la compañía completa el primer paso del arranque. Esa misma confirmación da por confirmado el Régimen tributario (el pendiente «Régimen tributario confirmado» de Configuración pendiente): no hay que confirmarlo aparte, y su botón Confirmar te lleva a esta sección. Si está obligada a llevar contabilidad, aparece el enlace al siguiente paso: configurar la contabilidad en el Arranque contable.

Consejo: Confirma cuando hayas revisado el tipo de contribuyente, el régimen, las calificaciones y la obligación de llevar contabilidad del ejercicio en curso. Si cambias esos datos después, puedes Volver a confirmar. Guardar la ficha de la compañía con Guardar cambios también deja confirmado el régimen, como siempre.

Ten en cuenta: El botón no se habilita si la obligación de llevar contabilidad del ejercicio en curso aún no está declarada (una persona natural debe elegir Sí o No y guardar) o si hay cambios sin guardar en la pestaña: la confirmación solo cubre lo ya guardado.
En la cabecera de la compañía, usa los botones Suspender compañía, Reactivar compañía o Descartar compañía según corresponda y confirma en el aviso.

Resultado: Suspender retira temporalmente la compañía del selector y detiene la emisión, la sincronización de recibidos y las ventas recurrentes; puedes consultarla, editar su configuración y reactivarla. Reactivar devuelve una compañía suspendida a la operación. Descartar es solo para una compañía creada por error y sin registros: es irreversible y libera su RUC.

Ten en cuenta: Debe quedar al menos una compañía activa en tu organización: en la única compañía activa no aparecen Suspender compañía ni Descartar compañía; crea o reactiva otra antes.
Consulta Trabajos automáticos y abre el historial de recepción.

Resultado: Las importaciones manuales aparecen ejecutadas por Kronos. Las consultas al portal del SRI aparecen como Agente Kronos en Ecuador.

Consejo: Una compañía nueva no puede crear ventas, compras ni comprobantes hasta completar su arranque: primero confirmar la configuración tributaria y, si está obligada a llevar contabilidad, configurar la contabilidad. Mientras falte un paso, la cabecera muestra el asistente Arranque pendiente y los botones de alta de ventas, facturas, notas, liquidaciones, retenciones, compras y recibidos aparecen deshabilitados, con un enlace al paso que falta. Las cotizaciones, los cobros, los pagos, las maestras y la descarga automática del SRI siguen disponibles.

Consejo: En el detalle de una compañía, si puedes crear compañías, Nuevo abre el alta en blanco y Duplicar la abre con la razón social, el nombre comercial, el correo, el régimen, las calidades tributarias con sus resoluciones y los campos adicionales ya llenos. El RUC queda vacío porque no se repite. No se copian los establecimientos, los puntos de emisión, el certificado ni la configuración de cada pestaña. En el detalle de un establecimiento, Duplicar copia el nombre y la dirección y deja vacío el código de 3 dígitos (y sin marca de matriz); en el de un punto de emisión copia el establecimiento y el nombre y deja vacío el código, sin copiar sus secuenciales.

Consejo: La cabecera permanece visible al desplazarte y reúne el nombre, estado y acciones de la compañía. En el alta, Crear compañía está al extremo derecho de la cabecera. En las fichas existentes, cada pestaña conserva su guardado propio; guarda la sección antes de cambiar de pestaña.

Consejo: El alta y las pestañas General y Tributario usan los mismos campos, con los mismos títulos de sección: Identificación fiscal, Configuración tributaria e Información adicional. Lo que solo existe en la ficha (el logo, la firma digital, la obligación de llevar contabilidad y las marcas del ICE y del IRBPNR) va después de lo común. Si tu rol solo puede consultar la compañía, ves los mismos datos en lectura, sin controles.

Consejo: Al crear la compañía, el RUC se valida antes de guardar: solo admite dígitos, debe tener 13, terminar en 001 y cumplir su dígito verificador. Es una comprobación estricta que no admite confirmación: a diferencia de un cliente o proveedor, el RUC de la propia compañía es el que firma todos sus comprobantes.

Consejo: La serie del RUC indica si el SRI lo asignó a una persona natural, a una sociedad privada o a una entidad pública. Si el Tipo de contribuyente que eliges no concuerda, verás un aviso y una casilla de confirmación; si el RUC todavía está incompleto, o no se puede reconocer su serie, no se avisa. Una ficha guardada antes con un tipo que no concuerda sigue guardando otras pestañas sin pedir nada: la confirmación solo se pide si cambias el tipo.

Ten en cuenta: Cambiar el régimen tributario o las calificaciones del SRI afecta cómo se calculan los impuestos de los próximos comprobantes; no modifica los que ya emitiste.

Ten en cuenta: Mientras el arranque de la compañía esté incompleto, el sistema rechaza crear ventas, compras y comprobantes nuevos aunque llegues a la pantalla por un enlace guardado: te dirá qué paso falta. Los borradores que ya existen se pueden seguir editando, pero confirmarlos o emitirlos exige el arranque completo.

Ten en cuenta: Cambiar Obligado a llevar contabilidad de un ejercicio solo afecta a los comprobantes que emitas desde ese momento con fecha de ese ejercicio; los ya emitidos conservan en su XML y su RIDE lo que se firmó.

Ten en cuenta: Si una sociedad ya tiene RIMPE negocio popular, el valor se muestra bloqueado. Corrige el régimen con tu contador y revisa la propuesta crítica en Asesoría fiscal.

Preguntas frecuentes

¿Por qué no puedo crear o reactivar otra compañía?

Si tu plan es de una sola compañía y ya tienes una no suspendida, el portal no te ofrece Nuevo, Duplicar ni Reactivar compañía; si entras al alta por un enlace guardado, te lleva a la ficha de tu compañía (y, si el servidor la rechazara, avisa «Tu plan permite administrar una sola compañía»). Con ese plan la opción del menú se llama Compañía y abre directamente su ficha, sin listado. Para tener varias, cambia a un plan con varias compañías; Administración → Módulos muestra en Límites de tu plan si el tuyo lo permite. Una compañía suspendida no cuenta hasta que la reactivas. Si tu cuenta ya tenía varias compañías antes del límite, sigues viendo el listado Compañías para usarlas, pero sin alta ni reactivación.

Mi compañía ya existía antes del arranque obligatorio: ¿tengo que hacer algo?

No queda bloqueada. Su configuración tributaria se dio por confirmada con los datos que ya tenía, así que conviene que revises la pestaña Tributario (tipo de contribuyente, régimen, agente de retención, contribuyente especial y sus resoluciones) y, si corriges algo, pulses Volver a confirmar. Si es una persona natural que nunca había declarado su obligación de llevar contabilidad, quedó en No para el ejercicio en curso: si en realidad está obligada, márcala en Sí; desde ese momento la compañía pasa a Configurar contabilidad y no crea ventas ni compras nuevas hasta completarla (ver Arranque contable). Las sociedades ya existentes quedaron con su contabilidad configurada (ver la pregunta sobre el modelo Servicios en Arranque contable).

¿Qué datos van en la «Información adicional» de mis comprobantes?

Todo comprobante electrónico (factura, liquidación de compra, notas de crédito y de débito y retención) lleva en ese bloque, y al pie de su RIDE: el RUC Proveedor del sistema (lo exige el SRI), la leyenda Gran Contribuyente si tu compañía está calificada, el Correo emisor con el correo de tu compañía (si lo registraste en la pestaña General), los campos de Información adicional de la compañía y la fila Correo con los correos del cliente o proveedor tomados de su ficha (el de entrega o, si está vacío, el principal). Al crear un comprobante o una venta, los campos de la compañía y el correo del destinatario aparecen ya cargados: puedes cambiar su valor para ese documento, pero no quitarlos; aunque el comprobante nazca sin pantalla (por ejemplo, la retención automática), el sistema los agrega igual. Si el destinatario no tiene correo en su ficha, como el consumidor final, no se imprime la fila Correo. También puedes agregar campos propios del documento; en total caben 15.

¿Dónde configuro el ambiente de pruebas o producción del SRI?

No lo configuras tú: Kronos Suite lo determina según tu plan, para que nunca salga un comprobante real por error mientras pruebas el sistema.

¿Dónde cambio la tarifa del IVA?

No se cambia desde la compañía: la tarifa la mantiene Kronos en un catálogo de IVA y cada comprobante usa la que estaba vigente en su fecha, así que cuando el SRI la modifica no tienes que editar nada. Los perfiles tributarios que asignas a tus productos apuntan a un tipo de IVA; mira Configurar los perfiles tributarios.

¿Cuándo activo «Agente de percepción del ICE» y «Embotellador del IRBPNR»?

Solo si tu compañía factura esos impuestos. El ICE lo factura por separado quien fabrica el bien gravado, presta el servicio gravado o entrega fundas plásticas; quien solo revende no lo factura, porque el ICE se paga en una sola etapa. El IRBPNR lo factura quien embotella bebidas en botellas plásticas no retornables. Con la marca encendida, el ICE y el IRBPNR de cada producto se configuran en su ficha, en la pestaña Impuestos especiales (mira Crear productos). Si apagas la marca con productos que ya tienen ficha, una venta de esos productos no se guarda hasta que quites la ficha o vuelvas a activar la marca.

¿Con qué nombre les llegan a mis clientes los correos de la compañía?

Con el nombre de tu compañía: el Nombre comercial o, si no lo tiene, la Razón social. Así llegan los comprobantes electrónicos, las cotizaciones, las órdenes de compra, las invitaciones y avisos de licitaciones, los estados de cuenta y los roles de pago. La dirección de correo desde la que salen es la de Kronos Suite y nadie la lee: por eso todo correo termina con el aviso «Este es un mensaje automático; por favor, no respondas a este correo.». Los correos de acceso al portal (verificación, códigos de ingreso, invitaciones de usuario y recuperación de contraseña) y las notificaciones del portal llegan con el nombre de Kronos Suite.

¿Por qué no me deja guardar el logo?

El logo debe ser una imagen PNG o JPG real, de hasta 3 MB y de 4096 × 4096 píxeles como máximo. Si el archivo es de otro formato, está dañado o es más grande, tus datos se guardan igual y el aviso rojo de la parte superior indica el motivo: «El archivo no es una imagen PNG o JPEG válida.» o «El logo excede las dimensiones máximas permitidas (4096×4096 px).». Reduce la imagen con cualquier editor, o expórtala de nuevo como PNG o JPG, y vuelve a subirla.

¿Qué hago si la firma electrónica no se carga?

El diálogo de carga marca el campo que debes corregir. Si la contraseña queda marcada con «La contraseña no corresponde a este certificado.», escribe la contraseña que te entregó la entidad emisora junto con la firma. Si el archivo queda marcado con «Este archivo no es un certificado de firma electrónica válido (.p12 o .pfx).», el archivo elegido no es una firma o está dañado: vuelve a descargarlo de la entidad emisora y súbelo otra vez.

¿Cuándo debo suspender y cuándo descartar una compañía?

Suspende una compañía que dejará de operar temporalmente o de forma permanente pero cuyo historial necesitas consultar; podrás reactivarla. Descarta únicamente una compañía creada por error y sin registros: la acción no se puede deshacer.

¿Qué puedo hacer con una compañía suspendida?

Consultarla, editar su configuración (datos de la compañía, estructura de emisión, firma, conexión con el SRI, plan de cuentas, cuentas bancarias, bodegas y catálogos de configuración), terminar lo que ya estaba en curso (autorizar o anular comprobantes, anular y reversar operaciones) y cumplir sus obligaciones legales (cerrar periodos y el año, registrar declaraciones y la conciliación tributaria). No admite operaciones nuevas —ventas, compras, cobros, pagos, asientos, inventario, nómina ni cambios en clientes, proveedores, productos o empleados— y si alguien lo intenta verá «La compañía está suspendida». Para volver a operar, reactívala.