Compras

Crear proveedores

Registra un proveedor con sus condiciones comerciales, cuenta bancaria y contactos para poder comprarle.

Pasos

  1. Entra en Compras → Proveedores y pulsa Nuevo proveedor. Elige el Tipo de identificación (RUC, Cédula, Pasaporte o Identificación del exterior), escribe el número y los demás datos y guarda.

    Resultado: El proveedor queda en el listado y puedes filtrarlo por nombre. La primera columna es la fecha de creación, con hora; lo último registrado aparece arriba. El número se comprueba según el tipo, igual que en clientes: RUC, 13 dígitos, con su dígito verificador y terminado en 001; cédula, 10, con su dígito verificador; pasaporte e identificación del exterior, de 3 a 20 letras o números. Si cambias el tipo, el número se vuelve a comprobar. Si una cédula o un RUC tiene forma válida pero no supera el dígito verificador (por ejemplo, una cédula de la serie 50 o el RUC de una entidad pública), el campo no se marca en rojo: aparece el aviso Identificación no validada, con el enlace Verificar en el SRI (consulta pública de RUC del SRI, en otra pestaña; Kronos no consulta nada al SRI) y la casilla Confirmo que la identificación es correcta, que debes marcar para guardar. La confirmación queda en el historial de cambios del proveedor y la casilla sigue marcada al reabrir la ficha mientras no cambies el tipo ni el número. Un RUC que no termina en 001 o un número sin forma válida se siguen rechazando.

    Consejo: Si el proveedor no reside en Ecuador, elige su País en la ficha. Déjalo vacío si es local. Para un proveedor sin RUC ni pasaporte, elige el tipo Identificación del exterior (alfanumérica, de 3 a 20 caracteres). Con país, sus liquidaciones de compra y sus retenciones se tratan como pago al exterior: mira Configurar la retención de un proveedor. Con Identificación del exterior aparece además el campo obligatorio Tipo de sujeto (Persona natural o Sociedad): el SRI lo exige en la retención de un proveedor del exterior y no se puede deducir de la identificación. Es el valor por defecto: la retención lo toma de la ficha y puedes cambiarlo en la propia retención. Con RUC, cédula o pasaporte no se pide.

  2. Desde el listado de proveedores, pulsa Tipos y luego Nuevo tipo de proveedor si necesitas una clasificación adicional.

    Resultado: El tipo queda disponible para organizar tus proveedores; puedes archivarlo o editarlo desde la columna Acciones.

  3. Abre el proveedor y entra en la pestaña Condiciones comerciales, bloque Pago y crédito. Define los Días de crédito del proveedor y el Medio de pago operativo predeterminado, y pulsa Guardar cambios.

    Resultado: Al aprobar una orden de compra a este proveedor, esos días de crédito se copian a la orden y fijan el vencimiento de la cuenta por pagar.

  4. En la pestaña Tributario, marca Parte relacionada si corresponde y pulsa Guardar cambios (el icono de guardar de la cabecera, arriba a la derecha).

    Resultado: La marca pertenece al proveedor y se aplica en todas las compañías que usan esa ficha compartida. Ese mismo botón guarda también el perfil de retención de la pestaña: Configurar la retención de un proveedor.

  5. Vuelve a Condiciones comerciales y, en el bloque Cuentas bancarias, pulsa Añadir y completa banco, tipo de cuenta, número, titular e identificación; deja marcada Predeterminada y guarda.

    Resultado: Esa cuenta queda como destino de los pagos que le hagas al proveedor desde la propuesta de pagos.

    Consejo: Puedes añadir varias cuentas y cambiar cuál es la Predeterminada cuando lo necesites. Un mismo Número de cuenta no se repite en el proveedor: si ya está registrado, el aviso aparece bajo ese campo al guardar.

  6. En la pestaña Contactos, añade a la persona con nombre, cargo, correo y teléfono, y marca Recibe órdenes y Recibe licitaciones según corresponda. El teléfono del contacto, igual que el de la ficha del proveedor, solo admite dígitos, espacios, +, - y paréntesis, con 7 a 15 dígitos (sin puntos ni extensiones).

    Resultado: El contacto marcado con Recibe órdenes es el correo que se propone al enviar una orden de compra; el marcado con Recibe licitaciones es quien recibe la invitación a ofertar.

  7. En Condiciones comerciales, bloque Lista de precios, pulsa Añadir y completa producto, precio, unidad (o déjala vacía para la base) y Vigente desde; guarda.

    Resultado: Para bienes, dejar la unidad vacía guarda el precio por unidad base. Los servicios se guardan sin unidad y no muestran ese selector. El precio queda visible también en la ficha del producto, en Se compra → Proveedores.

Consejo: En la pantalla de tipos de proveedor, el filtro de la tabla busca por Nombre (sin distinguir mayúsculas ni acentos) y por Estado (Activo o Archivado).

Consejo: El Tipo del proveedor se elige de una lista con buscador: escribe parte del nombre del tipo.

Consejo: En el detalle de un proveedor, si puedes crear proveedores, Nuevo abre el alta en blanco y Duplicar la abre con la razón social, el contacto, el tipo de proveedor, el país y la opción de compartir ya llenos. La identificación queda vacía porque no se repite entre proveedores. La foto, los contactos adicionales, las condiciones comerciales y la configuración tributaria no se copian. Nada se guarda hasta que guardes el proveedor nuevo.

Consejo: El Correo electrónico del proveedor y el Correo de entrega de comprobantes admiten varios correos (hasta 10): escribe cada uno y pulsa Enter (o coma, o espacio) y queda como una etiqueta; para quitar uno, pulsa la x de su etiqueta. Si pegas una lista de correos, se separan solos. Un correo mal escrito se marca en rojo. Los comprobantes (como la retención) y los estados de cuenta que se envían por correo llegan a todas esas direcciones en un solo correo (todas en «Para»). Los correos de los Contactos siguen siendo uno por persona.

Consejo: La cabecera permanece visible al desplazarte: reúne la identidad, el estado y las acciones. En Datos generales y en Tributario, usa el icono de guardar de la derecha (en Tributario un solo guardado cubre la marca de parte relacionada y la retención); las otras pestañas conservan sus acciones por sección. Los datos se organizan dentro de una sola ficha y se adaptan al ancho disponible.

Consejo: El proveedor se elige del catálogo en cualquier pantalla de la aplicación; nunca se teclea a mano. En la ficha del producto, los códigos del proveedor también se asignan eligiendo proveedor y unidad, y se pueden filtrar por proveedor.

Consejo: Junto al nombre del proveedor, una insignia muestra su Tipo. Sin clasificar significa que todavía no tiene tipo: pasa el cursor por ella (o llega con el teclado) para leer qué implica. El tipo se elige en Datos generales → Tipo y, cuando Contabilidad resuelve la cuenta de Proveedores Por tipo, decide su cuenta por pagar.

Consejo: Al final de la ficha, la pestaña Comprobantes (si tu rol puede leer liquidaciones de compra o retenciones) reúne lo que emitiste al proveedor y permite descargar o enviar su resumen: Comprobantes emitidos a un proveedor.

Consejo: Si algo no se puede guardar en Condiciones comerciales o Contactos, el aviso indica debajo el motivo concreto para que sepas qué corregir.

Consejo: Si la ficha es de otra compañía o tu rol no puede modificar proveedores, Datos generales se abre en consulta: los mismos campos y secciones, en lectura, sin botón de guardar. La pestaña Contactos enseña entre paréntesis cuántos contactos tiene el proveedor.

Ten en cuenta: Un proveedor del exterior sin Tipo de sujeto no se puede guardar: si es una ficha antigua, ábrela y complétalo al editarla; hasta entonces su retención te pide elegirlo en el propio documento.

Ten en cuenta: Los precios de la lista alimentan el reporte de historial de precios y la invitación automática a licitar; mantenlos vigentes.

Preguntas frecuentes

¿Por qué mi proveedor tiene una identificación «no validada»?

Porque el número tiene forma correcta pero no supera la verificación del dígito, algo que la norma admite en algunos casos (cédulas de la serie 50, RUC de entidades públicas con numeración secuencial). Compruébalo con Verificar en el SRI, marca Confirmo que la identificación es correcta y guarda; la confirmación queda auditada. Esa confirmación solo cubre el guardado de la ficha: el SRI es quien valida el número al recibir los comprobantes que emitas al proveedor y puede rechazarlos si no lo reconoce.

¿Dónde configuro la retención que le aplico al proveedor?

En la pestaña Tributario de su ficha: Configuración tributaria del proveedor.

Artículos relacionados

Actualizado el