Crear y aprobar una orden de compra

Consejo: En el listado de compras, el filtro Proveedor se elige de la lista de proveedores registrados. Muestra las compras de ese proveedor aunque haya cambiado de razón social después, e incluye las compras antiguas guardadas solo con su nombre cuando coincide exactamente con el del proveedor elegido; un proveedor con nombre parecido (por ejemplo «ACME Hermanos» frente a «ACME») no se mezcla. Un enlace antiguo que traía el nombre escrito en la dirección ya no filtra.

Consejo: Una solicitud produce una sola orden o licitación a la vez. Si cancelas la orden que nació de una solicitud, la solicitud vuelve a la bandeja de compras y puede atenderse de nuevo. La orden creada desde la bandeja muestra la solicitud de origen en Elementos relacionados. Detalle de la bandeja: Atender la bandeja de solicitudes de compra.

Consejo: Desde el detalle de una orden, Nuevo abre una orden en blanco y Duplicar abre una nueva (en una compra directa, una nueva compra directa) con el proveedor, la bodega, la dirección de entrega, las notas y las líneas de la original. La fecha pasa a hoy y la entrega esperada solo se conserva si todavía no pasó; no se copian el número, el estado, las recepciones, las facturas ni los pagos. No se guarda nada hasta que pulses Registrar orden. Ambas acciones aparecen solo si puedes crear órdenes de compra.

Consejo: El campo del correo del proveedor admite varios correos (hasta 10): escribe cada uno y pulsa Enter para que quede como una etiqueta; la orden con su PDF sale en un solo correo con todos en «Para».

Consejo: El proveedor aparece una sola vez en Elementos relacionados, con acceso a su ficha. La cabecera identifica el documento con un icono, su tipo, número y estado juntos a la izquierda, y permanece visible al desplazarte. Volver abre las acciones por la izquierda; Guardar queda en el extremo derecho, con separadores verticales entre grupos. Cancelar edición también aparece en esa barra. Las acciones del documento completo están en esa cabecera; las de cada fila permanecen junto a ella. Los datos, líneas y totales comparten una hoja con títulos y márgenes interiores uniformes. En las líneas editables, producto y descripción se apilan en la primera columna; los demás controles se alinean arriba y las ayudas quedan debajo. Las columnas equivalentes usan Producto / descripción, Cant., P. unit., Dcto., IVA, Unidad y Precio total. Los resúmenes aprovechan tres columnas cuando hay espacio, dos en anchos intermedios y una en móvil.

Consejo: Cada comprobante aparece una sola vez en los relacionados, y cada factura cotejada vigente trae además su Cuenta por pagar y su Asiento de la deuda (uno por cotejo, si tienes los permisos de lectura de Cuentas por pagar y Contabilidad; mientras el asiento no existe dice «Asiento aún no disponible»). Abre la pestaña Cotejos para consultar cotejos y reversas; las acciones de reversa están en la barra superior derecha, identificadas por la factura. Las compras de servicios no muestran recepción física pendiente.

Consejo: Cada línea de producto usa su unidad base o una alterna habilitada para compra. Su equivalencia queda guardada al crearla: aprobar la orden no la cambia. Al editar, conservar la misma unidad mantiene esa equivalencia; elegir otra toma la equivalencia vigente del producto.

Consejo: Después de aprobar, revisa la campana de notificaciones: si olvidas enviarla, aparece el aviso «Orden de compra pendiente de envío».

Consejo: En el listado de Compras → Compras, la primera columna es la fecha de creación, con hora; lo último registrado aparece arriba. El filtro Estado incluye Reversando cotejo, el estado transitorio de la orden mientras se deshace un cotejo. El filtro Origen distingue las órdenes manuales, sugeridas, de solicitud, de licitación y las Compras directas registradas desde una factura; estas últimas llevan su etiqueta junto al número.

Ten en cuenta: Si la compañía aún no completó su arranque (confirmar la configuración tributaria y, si la compañía está obligada a llevar contabilidad, configurar la contabilidad), Nuevo → Orden de compra (y Nuevo y Duplicar en el detalle de una orden) aparece deshabilitado y a su lado verás el enlace al paso que falta; mira Configurar la compañía y Arranque contable. Los pagos de cuentas por pagar existentes y las maestras siguen disponibles.