Tributario

Revisar y registrar los formularios 103 y 104

Revisa el papel de trabajo, concílialo con los libros y registra la declaración presentada al SRI.

Antes de empezar

  • Selecciona la compañía activa y registra sus documentos y movimientos contables.
  • Para registrar o revertir una presentación necesitas el permiso de cierre contable.

Pasos

  1. Entra en Tributario → Formularios 103 y 104 y elige el ejercicio con el selector de Año en los filtros.

    Resultado: Verás ventanas mensuales o semestrales, el estado de cada formulario y los controles sin explicar.

  2. Pulsa Detalle (la flecha) en una ventana y revisa las pestañas 104 y 103.

    Resultado: Cada sección muestra casillero, concepto, valor, origen y cantidad de documentos.

    Consejo: El semestre se identifica por su último mes: junio o diciembre. Negocio popular muestra No aplica.

  3. Revisa Lo completa el contador, los valores Parcial, Sin asignar y Avisos.

    Resultado: Los casilleros que Kronos no puede calcular muestran su motivo y un guion, nunca un cero supuesto.

    Consejo: Si falta el desglose de IVA del ATS, la base, el IVA y los comprobantes quedan en Sin asignar.

  4. Abre Conciliación con los libros y revisa cada control, sus explicaciones y su desglose.

    Resultado: Verás el esperado, el movimiento documental, otros movimientos y la diferencia con su estado.

    Consejo: Las explicaciones identifican cuentas tributarias alternativas y retenciones emitidas sin asiento, que suelen corresponder a facturas de sustento sin cuenta por pagar. El IVA sin derecho a crédito (casillero 522, sustentos 02, 04, 05 y 07) ya no se espera en la cuenta de IVA crédito: el asiento lo lleva al costo o al gasto. Solo si un asiento anterior lo dejó en esa cuenta, el control lo explica. Las retenciones recibidas se concilian en dos controles, uno por cuenta: el Crédito por retenciones de IVA recibidas (1.01.05.05) contra el casillero 609 y el Crédito por retenciones de renta recibidas (1.01.05.02) contra la renta retenida. Las explicaciones (retención sin aplicar, aplicada en otra ventana) se reparten entre los dos según el impuesto de lo pendiente o aplicado. Si un asiento anterior a la separación dejó el IVA junto con la renta, ambos controles aparecen como Mixto y se revisa el control combinado Retenciones recibidas: control combinado, que sigue cuadrando contra la suma.

  5. Desde 104 o 103, pulsa Exportar CSV para descargar el papel del formulario abierto.

    Resultado: Obtendrás un archivo para revisión. No es un archivo de carga ni envía una declaración al SRI.

    Consejo: El archivo trae casillero, concepto, valor y origen, con los mismos rótulos de la pantalla (por ejemplo, Lo completa el contador).

  6. Después de declarar en el SRI, vuelve al formulario y pulsa Registrar presentación.

    Resultado: Indica fecha, número de formulario, impuesto (902), interés (903), multa (904) y total (999).

    Consejo: La fecha debe ser posterior al fin de la ventana y no futura. Registrar no cambia los meses contables.

  7. Si ya existe una presentación activa, selecciónala en Sustituye a y registra la sustitutiva.

    Resultado: La nueva queda activa y la anterior se conserva como sustituida, conforme al art. 73 RALRTI.

    Ten en cuenta: Si el papel cambió al confirmar, revísalo y vuelve a registrar; no se reenvía automáticamente.

  8. Abre Presentaciones para consultar fechas, valores pagados, sustituciones, autores y reversiones.

    Resultado: El historial conserva las presentaciones activas, sustituidas y revertidas.

  9. Para corregir un registro erróneo, vuelve a 104 o 103 y pulsa Revertir presentación.

    Resultado: Indica un motivo de 10 a 500 caracteres. Solo se revierte la activa; su antecesora se reactiva.

    Ten en cuenta: Esta reversión corrige el registro en Kronos; no anula por sí misma una declaración ante el SRI.

  10. En Conciliación con los libros, abre los comprobantes y asientos de una explicación de diferencias.

    Resultado: Cada enlace identifica el comprobante, la cuenta por pagar relacionada o el asiento disponible en esa ventana. Las reversas se distinguen del asiento original. Si falta un documento o un asiento se informa sin inventar destinos; los enlaces respetan los permisos. En compras, el corte usa la fecha de registro contable del ATS, aunque la emisión sea de un mes anterior.

Consejo: Los comprobantes manuales sin operación se declaran en el ATS y no generan asientos. Su IVA y las retenciones sin cuenta por pagar aparecen como diferencia explicada con los libros. Las facturas de Perfiles conservan su asiento; los comprobantes de venta conservan su puente de IVA.

Consejo: Los casilleros parten de documentos vigentes del ATS; el mayor se usa para conciliarlos. Una compra entra en el mes de su registro contable (la fecha del asiento de su cuenta por pagar), que solo difiere del mes de emisión cuando ese mes estaba cerrado y Kronos asentó la compra en el primer mes abierto.

Consejo: Las notas de crédito recibidas de proveedores restan del valor neto de las adquisiciones y del impuesto generado, y no del bruto, en el mismo grupo que su factura original según el sustento heredado (por ejemplo 510 y 520 con derecho a crédito, 512 y 522 sin derecho); si una nota supera el total del cubo, el excedente queda en 0 con el aviso «La nota de crédito de compra excede el cubo». Las notas de débito recibidas suman como adquisiciones. Ninguna cuenta en el total de comprobantes de venta recibidos (casillero 115) ni de notas de venta (117). Si la nota no conserva sustento se clasifica como 01 con aviso.

Consejo: Si vendes con ICE, la base de las ventas gravadas (401, 411 y sus casilleros hermanos) incluye el ICE, porque el IVA se calcula sobre el precio más el ICE (LRTI, art. 58), y el IVA generado (421) es solo el IVA. El ICE se declara en su propio formulario y el IRBPNR en el suyo (consulta Preparar la declaración del ICE y del IRBPNR): ninguno suma al 104. La conciliación con los libros compara el 421 con «IVA por pagar»; el ICE y el IRBPNR se asientan en sus propias cuentas por pagar y no la alteran.

Consejo: Otros movimientos incluye pagos, liquidaciones y asientos manuales; se informa sin compararlo con el papel.

Consejo: Si no hubo ventas, el contador define 563, 564 y 565 porque la proporcionalidad no se puede calcular.

Consejo: En el 103, la energía eléctrica (343A) va al casillero 344 y los valores de las cooperativas de transporte a sus socios (332E) al 310, como dicen el formulario y su guía. La tabla de porcentajes de retención del SRI los pone en el 343 y el 3230: cuando aparecen, el papel lo avisa en Avisos y tu contador decide al declarar.

Consejo: En el 103, las retenciones de los conceptos no sujetos a retención (332, 332B, 332C, 332D, 332G, 332H y 332I) no tienen casillero propio: su compra cuenta en el casillero informativo 332.

Ten en cuenta: Si cambian los documentos, verás Desactualizado: requiere sustitutiva y los casilleros modificados. Las notas de crédito y de débito recibidas que ya estaban en tu compañía llegan al formulario cuando aplicas la re-proyección del ATS del período: un 104 ya presentado cambia entonces sus casilleros y queda desactualizado.

Ten en cuenta: La vigencia es informativa: no bloquea contabilizar ni reabrir meses. El cierre anual mantiene su propio flujo.

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