Inventario

Hacer una toma física de inventario

Cuenta una bodega contra el saldo que el sistema congeló, revisa las diferencias valoradas y apruébalas para que se asienten como ajustes.

Antes de empezar

Una bodega con productos que lleven inventario. — Crear bodegas y elegir la predeterminada
Para contar (crear la toma, iniciarla, capturar cantidades, pasarla a revisión, reconfirmar y cancelar) tu rol necesita el permiso Ajustar y dar de baja existencias: el mismo de los ajustes.
Para aprobar la toma tu rol necesita el permiso Aprobar tomas físicas de inventario. Por defecto solo lo tiene el dueño de la cuenta, para que quien cuenta no asiente por sí solo la diferencia; se concede desde el editor de roles.

Pasos

Entra en Inventario → Tomas físicas y pulsa Nueva toma física. Elige la Bodega, la Fecha del conteo y el Alcance; pulsa Registrar toma física.

Resultado: La toma nace en Borrador y recibe un número TF-AAAA-######. Todavía no se ha congelado ni movido nada. En el listado de tomas físicas, la primera columna es la fecha de creación, con hora; lo último registrado aparece arriba.

Consejo: Con Todos los productos con saldo la lista se arma al iniciar el conteo con lo que la bodega tenga en ese momento. Con Lista de productos eliges con Agregar producto los que vas a contar (hasta 1000).
Abre la toma y pulsa Iniciar conteo.

Resultado: El sistema congela, producto por producto, la cantidad que tenía en ese momento (Sistema al congelar) y la toma pasa a Contando. Las ventas y las compras siguen funcionando mientras cuentas.
Escribe en cada línea la cantidad que contaste en la columna Contado y pulsa Guardar conteo. Usa la búsqueda y Ver líneas (Todas las líneas, Sin contar, Con diferencia) para recorrer una toma larga.

Resultado: La columna Diferencia muestra lo contado menos lo que el sistema tenía congelado. Lo que escribes se conserva si cambias de página o de filtro, y el botón Guardar conteo indica cuántas filas tienes sin guardar. Dejar una línea vacía significa «sin contar»; escribir 0 es un conteo válido.

Ten en cuenta: Las líneas que dejes sin contar no generan ajuste.
Cuando termines de contar, pulsa Pasar a revisión.

Resultado: La toma pasa a En revisión y muestra, línea por línea, el costo unitario y el Valor de cada diferencia, y debajo de las líneas el Resumen del conteo con el total de pérdidas, de ganancias y el valor neto. Mientras se revisa todavía puedes corregir cantidades. Quien tenga el permiso Aprobar tomas físicas de inventario recibe la notificación Toma física por aprobar, que abre esta toma.

Consejo: Una diferencia negativa se valora al costo promedio de la bodega, igual que una venta. Una positiva entra al costo promedio; si es cero, al último costo conocido del producto. Solo si el producto nunca tuvo costo te pide escribirlo en la columna Costo unitario.
Si una línea muestra la marca Se movió, revisa las Existencias hoy que aparecen debajo del producto y pulsa Reconfirmar en esa fila (o Reconfirmar las marcadas para todas).

Resultado: Además, un aviso en la parte superior de la toma te recuerda que hay líneas por reconfirmar. La marca aparece cuando el producto tuvo ventas, compras u otros movimientos después de congelar la toma y la línea tiene una diferencia. Reconfirmar significa que viste ese movimiento y que lo contado sigue siendo válido; volver a guardar la cantidad de la línea también la reconfirma. Si el producto vuelve a moverse, la marca regresa.

Ten en cuenta: No se puede aprobar mientras haya líneas por reconfirmar. El ajuste se aplica sobre el saldo de hoy, de modo que los movimientos posteriores conservan su efecto.
Quien tenga el permiso Aprobar tomas físicas de inventario pulsa Aprobar y confirma.

Resultado: El sistema genera un ajuste de inventario por cada línea con diferencia, con la fecha del conteo. Las salidas se registran como baja de tipo Diferencia de conteo y la contabilidad las lleva a la cuenta de pérdida no sustentada; las entradas suman al inventario. La toma queda Aprobada y desde ella puedes abrir los movimientos que generó.

Consejo: Aprobar de nuevo una toma ya aprobada no duplica nada. Si el inventario no alcanza para una salida (existencias negativas no permitidas), la aprobación se detiene entera y no se asienta ninguna línea.

Consejo: El filtro Bodega del listado de tomas físicas también ofrece las bodegas archivadas, marcadas como «archivada», para consultar conteos antiguos. Al crear una toma solo puedes elegir bodegas activas.

Consejo: Desde el detalle de una toma física, Nuevo abre una toma en blanco, para que no tengas que volver al listado.

Consejo: La cabecera identifica el documento con un icono, su tipo, número y estado juntos a la izquierda, y permanece visible al desplazarte. Volver abre las acciones por la izquierda; Guardar queda en el extremo derecho, con separadores verticales entre grupos. Cancelar edición también aparece en esa barra. Las acciones del documento completo están en esa cabecera; las de cada fila permanecen junto a ella. La toma se ve igual al crearla, editarla o consultarla: Datos de la toma física, después Productos a contar o Líneas y, al final, el Resumen del conteo que solo existe una vez iniciado el conteo. Los datos, líneas y totales comparten una hoja con títulos y márgenes interiores uniformes. Los resúmenes aprovechan tres columnas cuando hay espacio, dos en anchos intermedios y una en móvil.

Consejo: Fuentes oficiales revisadas al 11/10/2026: LRTI, art. 23 y Reglamento de la LRTI, art. 28 nums. 8 y 12.

Preguntas frecuentes

¿Puedo cancelar una toma?

Sí, mientras esté en Borrador, Contando o En revisión: pulsa Cancelar, escribe el motivo si quieres y confirma con Cancelar la toma. No toca las existencias ni los costos y ya no se puede reabrir. Una toma aprobada no se cancela: un error se corrige con otro ajuste.

¿Por qué no veo el botón Aprobar?

Porque aprobar es un permiso aparte, Aprobar tomas físicas de inventario. Pídele a quien administre los roles que te lo conceda.

¿Puedo editar la toma después de iniciar el conteo?

No: al iniciar se congela la cantidad del sistema. Puedes cambiar lo contado y, si te equivocaste de bodega o de fecha, cancelar la toma y crear otra. Solo el borrador se edita.

¿Qué pasa con la contabilidad?

La toma no tiene un asiento propio: cada ajuste que genera se contabiliza igual que un ajuste manual. Kronos registra una salida por diferencia de conteo en Pérdida por baja de inventario no sustentada. Es una política de registro del sistema: el conteo no acredita por sí solo la causa de la pérdida ni su deducibilidad. Investiga la diferencia y conserva el soporte; el responsable tributario debe aplicar los requisitos del Reglamento de la LRTI, art. 28 num. 8 o 12, según la causa. El art. 23 num. 3 de la LRTI contempla diferencias no justificadas para determinación presuntiva cuando se cumplen las condiciones del artículo; no es una regla autónoma de no deducibilidad. Ejemplo: dos unidades faltantes generan la salida al costo promedio y la pérdida no sustentada; un acta de conteo no sustituye la documentación legal de una destrucción o donación.