Cómo cambiar de sistema de facturación sin saltar secuenciales

Para cambiar de sistema de facturación sin saltar secuenciales, averigua el último número autorizado de cada tipo de comprobante en cada punto de emisión, deja de emitir en el sistema anterior, y configura en el nuevo cada contador para que arranque en ese número más uno antes de emitir el primer comprobante. Estos son los pasos y las trampas habituales.

¿Por qué importa el secuencial?

Cada comprobante lleva una clave de acceso de 49 dígitos en la que van la serie (establecimiento y punto de emisión, 6 dígitos) y el secuencial (9 dígitos). La ficha técnica del SRI exige que los comprobantes se emitan en orden cronológico y secuencial, sin duplicidad ni en la secuencia ni en las claves de acceso. Si dos sistemas emiten con el mismo número, el SRI rechaza el segundo con errores como «secuencial registrado» (45) o «clave de acceso registrada» (43). Y si el nuevo sistema arranca en otro número, quedan huecos en tu numeración. Puedes repasar cómo se forma la clave en qué es el RIDE y la clave de acceso.

¿Qué reviso antes de migrar?

1. Lista tus series. Anota cada establecimiento y cada punto de emisión que usas (por ejemplo 001-001 y 001-002).
2. Un contador por tipo. Cada punto de emisión numera por separado las facturas, las notas de crédito, las notas de débito y las retenciones, entre otros. Anota el último secuencial autorizado de cada uno.
3. Cierra los pendientes. Un comprobante rechazado se corrige y se reenvía con la misma clave de acceso y el mismo secuencial; un comprobante en procesamiento no debe reenviarse con otra clave hasta tener respuesta del SRI. Resuelve esos casos en el sistema anterior antes del cambio, o ten claro quién los reenviará. Lee qué pasa si el SRI no responde.
4. Define la fecha de corte. A partir de ese momento, el sistema anterior no emite más con esas series.

¿Cómo configuro los secuenciales en el sistema nuevo?

Con Kronos Suite ERP:

1. En la compañía, abre la pestaña Estructura de emisión y crea los establecimientos y puntos de emisión con los mismos códigos que usabas.
2. Cada punto trae sus contadores creados, uno por tipo de comprobante, con su Próximo nº en 1. En cada contador que viene de otro sistema, pulsa Editar y escribe el último secuencial autorizado más uno.
3. Haz el ajuste antes de emitir el primer comprobante de ese punto: el SRI no acepta números repetidos en la secuencia. Una vez que emites, el código del establecimiento o del punto queda bloqueado para no romper la numeración.
4. Sube tu firma electrónica y confirma tu configuración tributaria; mira firma electrónica para facturar.

Kronos Suite ERP te ayuda a migrar conservando tus secuenciales sin saltos, y todos los planes incluyen la migración. Puedes ver los planes.

¿Cómo verifico que quedó bien?

• Emite una primera factura y comprueba que su número es el consecutivo esperado: en el detalle de una factura pendiente, el número se muestra como Estimado antes de aprobarla, y puedes revisarlo antes de enviarla al SRI.
• Revisa en el libro de comprobantes emitidos que el último comprobante del sistema anterior y el primero del nuevo sean consecutivos. Kronos reúne lo emitido desde el sistema y lo importado del SRI, y permite conciliar contra el SRI.
• Recuerda que la fecha de emisión no puede ser futura ni anterior a la del último comprobante de su serie.

¿Qué no debo hacer?

• No reutilices números de comprobantes ya autorizados, ni siquiera de uno que quieras «rehacer».
• No cambies el código del establecimiento o del punto de emisión después de emitir.
• No des de baja el sistema anterior sin descargar antes los XML autorizados y los RIDE de tus comprobantes.

Si necesitas ayuda para migrar, escríbenos o repasa cómo emitir una factura electrónica paso a paso.

Fuente: SRI, Ficha técnica de comprobantes electrónicos (esquema offline) v2.34: sección 5.2 (clave de acceso), 5.10, 9.18 y tabla de códigos de error (43 y 45).