Compras

Devolver mercadería a un proveedor

Devuelve lo recibido en mal estado o de más, y liga la nota de crédito del proveedor cuando llegue. La cabecera identifica el documento con un icono, su tipo, número y estado juntos a la izquierda, y permanece visible al desplazarte. Volver abre las acciones por la izquierda; Guardar queda en el extremo derecho, con separadores verticales entre grupos. Cancelar edición también aparece en esa barra. Las acciones del documento completo están en esa cabecera; las de cada fila permanecen junto a ella. Los datos, líneas y totales comparten una hoja con títulos y márgenes interiores uniformes. Los resúmenes aprovechan tres columnas cuando hay espacio, dos en anchos intermedios y una en móvil.

Antes de empezar

Una recepción publicada, incluida la recepción implícita de una compra directa. — Recibir mercadería contra una orden de compra

Pasos

Entra en Compras → Recepciones, abre la recepción y pulsa Devolver (también puedes llegar desde la orden con Registrar devolución). En una compra directa, abre su orden o su factura recibida y pulsa Devolver al proveedor.

Resultado: El formulario abre con Datos de la devolución (la recepción, la fecha, la bodega de la que sale y el motivo) y sigue con Qué se devuelve: por línea, lo recibido, lo ya devuelto, el máximo devolvible, el costo unitario expresado por unidad de compra (el de la factura cotejada si esa línea ya está facturada; si no, el de la recepción) y la columna Devuelvo ahora, donde escribes solo lo que se va. Debajo, una caja con las unidades y el valor que se devuelven.
Escribe el motivo y pulsa Registrar devolución.

Resultado: La devolución nace en Borrador con su número y el valor devuelto ya calculado. El detalle repite las mismas secciones y columnas del formulario (la recepción pasa a Elementos relacionados, bajo la cabecera, y Devuelvo ahora se lee como Devuelto) y añade al final de la tabla el factor, la cantidad base, el costo por unidad base y el total, además de una sección Confirmación con el valor, las fechas y de dónde se descontó. Devolver 0,5 CAJA de 4 UND a $12/UND equivale a 2 UND y $24. Nada sale del inventario hasta confirmarla.
Si la creaste por error, abre el borrador y pulsa Descartar (el icono del cubo de basura); escribe el motivo y acepta.

Resultado: La devolución pasa a Descartada y sigue en el listado con ese estado. No sale mercadería, no cambia la cuenta por pagar y no se genera asiento. Su número queda consumido: la siguiente devolución toma el número que sigue. Un borrador descartado ya no se puede editar ni confirmar.

Consejo: Solo se descarta un borrador. Una devolución ya confirmada se corrige reversándola, no descartándola.
Pulsa Confirmar y lee el diálogo antes de aceptar.

Resultado: La mercadería sale de la bodega y la devolución se valora al precio de la factura cotejada del proveedor (neto de sus descuentos de línea); la cuenta por pagar se reduce en ese mismo importe más su IVA. Si la línea todavía no está facturada, se valora al costo con el que entró en la recepción. Después ya no se puede editar.
Comprueba el efecto de la devolución confirmada.

Resultado: La devolución queda Confirmada indicando de dónde se descontó; el inventario baja y la cuenta por pagar se reduce con su asiento de IVA. La retención que ya autorizaste al proveedor no cambia.

Consejo: Una compra directa reduce su cuenta por pagar igual que una compra con orden. Si esa cuenta ya estaba saldada —por ejemplo, una compra directa pagada en el mismo paso—, el valor devuelto nace como saldo a favor del proveedor, que puedes aplicar a otra cuenta de ese proveedor. Si la compra todavía no tenía factura cotejada, la devolución deshace el tránsito en lugar de tocar una cuenta por pagar.
Cuando llegue la nota de crédito del proveedor por esa devolución, abre la devolución y pulsa Adjuntar nota de crédito recibida; elige la nota (solo se ofrecen las autorizadas de ese proveedor a nombre de tu compañía).

Resultado: Se compara el valor devuelto con el total de la nota y se muestra la diferencia. Si no coinciden, pide el motivo y el botón pasa a Adjuntar aceptando la diferencia. Una nota mayor que lo devuelto genera saldo a favor del proveedor; una nota menor solo se documenta.

Consejo: El IVA de la devolución ya se reversó al confirmarla: la nota de crédito tardía no vuelve a moverlo, solo cose el documento y mide la diferencia.
Para usar ese saldo a favor, entra en Compras → Cuentas por pagar, abre otra cuenta abierta del mismo proveedor y pulsa Aplicar saldo a favor; elige el saldo y el importe.

Resultado: No es un pago: no se mueve dinero. Al aplicar, la cuenta rebaja su neto, la reducción queda con su referencia, el saldo a favor pasa a aplicado y el diario suma «Saldo a favor aplicado a cuenta por pagar».

Consejo: El importe se limita al menor entre el saldo a favor y el saldo de la cuenta que estás pagando.

Ten en cuenta: Deshacer una devolución repone únicamente lo que descontó de la cuenta. Si debías 100, aplicaste una nota de crédito de 60 y devolviste otros 60, la cuenta queda en cero; al deshacer esa devolución vuelve a 40, sin aumentar la deuda original.

Preguntas frecuentes

¿A qué precio se valora lo que devuelvo si la factura del proveedor difiere de la orden?

Al de la factura cotejada, porque la cuenta por pagar es lo que el proveedor facturó y no lo que pediste. Si pediste a $10 y el proveedor facturó a $12, devolver 3 unidades baja la cuenta por pagar en $36 más su IVA (no en $30), el asiento y el IVA usan esa misma base, y la nota de crédito del proveedor —que valora a $12— coincide con lo devuelto sin pedirte aceptar una diferencia. Los descuentos de línea de la factura ya están en su precio. Si la factura cubre solo una parte de la recepción, lo que devuelves se imputa primero a lo facturado y el resto sale al costo de la recepción. Si la línea todavía no tiene factura cotejada, no hay cuenta por pagar que reducir: la devolución deshace el tránsito de recepciones pendientes de facturar al costo de la recepción (el precio de la orden), que es con el que se registró. Las devoluciones confirmadas antes de este criterio conservan su valor.

¿Qué pasa con el IVA de lo que devuelvo?

La cuenta por pagar baja siempre por la base y por su IVA: el proveedor te devuelve lo que te cobró. En el diario, el IVA vuelve por donde entró en la compra. Si la compra lo tomó como crédito tributario (sustentos 01, 03 y 06), la devolución lo descuenta del IVA crédito. Si el sustento era de costo o gasto (02, 04, 05 y 07) o la compra se registró sin comprobante, ese IVA nunca fue crédito: la devolución no toca el IVA crédito y lo acredita a gasto de compras. Si la mercadería todavía no tenía factura cotejada, no hay IVA que mover: solo se deshace el tránsito.

¿Qué pasa con la retención si ya emití la retención al proveedor (07)?

La devolución no reduce la retención: lo retenido sigue igual que en el comprobante de retención autorizado, y la retención por pagar del diario sigue cuadrando con lo declarado al SRI (formularios 103 y 104). La cuenta por pagar baja por la base y el IVA devueltos hasta su saldo real; si lo devuelto es mayor que ese saldo —por ejemplo, porque ya la pagaste o porque una parte estaba retenida—, el excedente queda como saldo a favor del proveedor. Si la diferencia con el proveedor debe corregirse en la retención, resuélvela con él o anula y reemite el comprobante de retención.

¿Dónde está el asiento contable de este documento?

Está en la línea Elementos relacionados, bajo la cabecera, como «Asiento de la devolución»: con el número del asiento es un enlace que abre el diario. Mientras no existe dice «Asiento aún no disponible», y sin el permiso de contabilidad dice que tu rol no permite consultarlo.

¿Cómo encuentro las devoluciones de un proveedor?

En Compras → Devoluciones busca por Número (completo o una parte, como 000012; no distingue mayúsculas) o elige el proveedor en el filtro Proveedor (se selecciona de la lista, no se escribe). Ambos filtros se aplican en el servidor sobre todas las devoluciones de la compañía y se pueden combinar con la orden, el estado y el rango de fechas. Las descartadas se ven eligiendo el estado Descartada.