Compras

Pagar una cuenta por pagar

Registra el pago total o parcial de una obligación con un proveedor y deja la cuenta saldada.

Antes de empezar

Una cuenta bancaria de la compañía desde la que se pagan las obligaciones. — Crear una cuenta bancaria de la compañía
Si tu compañía es agente de retención, necesitas una retención autorizada, incluso de 0,00: no emitas otra por ser cero. Una propuesta, un rechazo o una retención anulada no sirven. — Emitir una retención a un proveedor
Una cuenta por pagar vigente: una cuenta anulada no ofrece registrar un pago.

Pasos

Entra en Compras → Cuentas por pagar y revisa la tabla de obligaciones.
Para pagar una sola, abre su detalle y pulsa Registrar pago: revisa el monto, elige la cuenta bancaria, escribe la referencia y confirma.

Resultado: Si cubres el saldo, la cuenta por pagar queda Pagada con saldo 0,00.

Consejo: Si la cuenta bancaria todavía no existe, usa el enlace Registrar cuenta bancaria bajo el selector: al guardarla vuelves a la cuenta por pagar para registrar el pago. Lo ves si tienes permiso para crear cuentas bancarias.

Ten en cuenta: La fecha de un pago no puede ser posterior a hoy (hora de Ecuador) ni anterior a la emisión de la cuenta por pagar que pagas: el sistema lo rechaza y lo avisa junto al campo, y el calendario no deja elegir días futuros.

Ten en cuenta: Con Compras activo, una factura recibida no se paga directamente: primero se registra como compra (cotejo contra la orden o compra directa) y se paga su cuenta por pagar. La cuenta por pagar manual queda para saldos iniciales y obligaciones sin comprobante: ver Registrar una cuenta por pagar manual o de apertura.

Ten en cuenta: El saldo y el asiento del pago pueden tardar unos segundos en aparecer después de registrarlo.

Preguntas frecuentes

¿Dónde está el asiento contable de este documento?

Está en la línea Elementos relacionados, bajo la cabecera, como «Asiento de la deuda»: con el número del asiento es un enlace que abre el diario. Mientras no existe dice «Asiento aún no disponible», y sin el permiso de contabilidad dice que tu rol no permite consultarlo.

¿Cómo aprovecho un saldo a favor antes de pagar?

Aplícalo desde la propia cuenta por pagar: Devolver mercadería a un proveedor explica cómo se genera y se aplica.

¿Puedo pagar muchas cuentas de golpe con un solo lote y una fecha de ejecución?

Sí, usa un lote de pago: Propuesta y lotes de pago.

¿Qué información muestra el listado de cuentas por pagar?

Cada cuenta muestra proveedor, número del comprobante o número interno de la obligación, concepto si existe, importes, vencimiento y estado. Puedes buscar por el número completo o parcial, incluso en comprobantes físicos, y filtrar por proveedor, fechas y estado. El filtro Proveedor ofrece los proveedores de todas las cuentas por pagar de la compañía activa —las que nacen de un comprobante recibido, las manuales y las de apertura—; elige uno y verás solo sus cuentas.

¿Qué retención necesita una cuenta por pagar?

Si tu compañía es agente de retención, la cuenta por pagar exige una retención autorizada antes de pagarla. Una retención autorizada de valor 0,00 también cumple la exigencia: verás su número y el enlace a su detalle. No emitas otra por el solo hecho de que el importe sea cero. Una propuesta, un rechazo o una retención anulada no equivalen a autorización vigente.

¿Qué pasa con la cuenta por pagar de una compra directa que pagué en el mismo paso?

Su cuenta por pagar nace y se salda en el mismo acto, así que la verás en Pagada. Las notas de crédito y débito recibidas, las devoluciones y el estado de cuenta del proveedor funcionan igual que en cualquier otra compra. Si tu compañía es agente de retención y la compra tiene factura, el pago fue por el total menos la retención propuesta: la cuenta conserva un saldo igual a la retención hasta que se autoriza el 07; si lo declinas con motivo, ese saldo queda por pagar al proveedor. Si el pago del acto no se pudo ejecutar, la cuenta queda abierta y la pagas aquí; la compra muestra Pago pendiente de resolver con el motivo y el enlace a esta cuenta hasta que la pagues. Para deshacerlo, ver Anular un pago.

¿Dónde veo los pagos y las reducciones de una cuenta por pagar?

En el detalle, bajo los datos y los importes, hay pestañas con contador: Pagos aplicados (la que se abre primero), Reducciones (devoluciones, notas de crédito y saldo a favor, sin dinero), Notas de débito y Correcciones de pagos. Una pestaña solo aparece si tiene filas, salvo Pagos aplicados. Los avisos de la cuenta —falta la retención, el proveedor tiene saldo a favor, la factura no cuadra con los honorarios— se leen arriba, antes de la hoja.

¿Qué ocurre al registrar el pago y dónde veo su comprobante?

El pago queda registrado; si cubre el saldo, la cuenta por pagar vigente pasa a Pagada con saldo 0,00. Una cuenta anulada no ofrece registrar un pago. Arriba, la línea de relacionados nombra el comprobante de origen por su tipo —por ejemplo «Factura recibida 001-100-000012345»— y lleva a su detalle.