Cotejar la factura del proveedor contra la orden

Pasos

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   Registra el comprobante del proveedor en Tributario → Comp. recibidos: usa Por clave SRI mientras llega el XML o Comprobante físico para un preimpreso.

   Resultado: El registro por clave consulta al SRI. El físico queda Autorizado al guardarlo y sigue el mismo flujo de compra por pantalla —se coteja o se registra como compra directa con las líneas que declaraste, sin cargar ningún XML—; una nota de venta no lleva IVA crédito.

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   Abre el comprobante recibido y pulsa Registrar compra en la barra superior derecha.

   Resultado: El diálogo ofrece Usar una orden existente si el proveedor tiene órdenes abiertas, o Registrar sin orden previa. Las órdenes se identifican por número, fecha e importe; selecciona una y pulsa Revisar y registrar. Si no hay órdenes abiertas, puedes registrar la compra directa. Además llega la notificación «Factura recibida sin camino elegido» con el importe.

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   Elige la orden en Usar una orden existente, pulsa Revisar y registrar y, en el diálogo, Previsualizar. El selector del diálogo lista las facturas y las notas de venta autorizadas del proveedor, cada una con su tipo delante del número. También puedes cotejar desde el detalle de la orden con Cotejar factura.

   Resultado: La previsualización empareja las líneas por el código del proveedor, resume qué va a pasar —se crea la cuenta por pagar con su vencimiento y el ajuste del costo del inventario— y lista las diferencias encontradas. La columna Recepción dice, línea por línea, si lo facturado y no recibido entrará con una Recepción implícita o si la línea Exige recepción y bloquea el cotejo.

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   Revisa el Sustento tributario que propone Kronos y cámbialo si tu factura es de otra naturaleza.

   Resultado: Kronos lo propone con la naturaleza de las líneas cotejadas —servicios y otros bienes, activo fijo o inventario— y con la configuración tributaria del proveedor. Con 01, 03 o 06 el IVA da derecho a crédito tributario; con 02, 04 o 07 es costo o gasto, y el 05 es de gastos a nombre de empleados. El sustento elegido queda con la compra: lo declaran el ATS y el formulario 104 y decide qué hace el asiento con el IVA.

   Consejo: Si no lo cambias, se registra el propuesto. El sustento no se edita después del cotejo: para corregirlo, reversa el cotejo y vuelve a registrarlo.

   Ten en cuenta: Con un sustento sin derecho a crédito (02, 04, 05 o 07) el IVA de la factura deja de ser crédito tributario: se suma al costo de los bienes —el inventario y el kardex valen lo mismo— y de los activos fijos, o va al gasto de los servicios. Un cotejo que ya se hizo no se rehace.

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   Escribe el motivo de cada diferencia bloqueante y pulsa Cotejar.

   Resultado: Cada diferencia aceptable —Precio distinto del pedido, Línea de la factura sin pareja o total declarado distinto— pide su motivo. ICE, IRBPNR y la propina ya se consideran al comparar el total. Si la compañía exige recepción previa, primero recibe la cantidad que falta: un motivo no permite saltar esa política. Si no la exige, el cotejo crea una recepción implícita por la cantidad faltante, en la bodega de la orden; si la orden no tiene bodega, usa la preferida del producto o la principal de la compañía. Los servicios no necesitan recepción.

   Consejo: Marca Aprender los códigos del proveedor para que la próxima factura de ese proveedor se empareje sola. La orden conserva su unidad y equivalencia originales; si ya no están vigentes, el cotejo se completa sin guardar un código o precio incompatible. Los servicios se cotejan y aprenden sin unidad.

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   Comprueba el efecto del cotejo en Compras → Cuentas por pagar, en Inventario y en el diario.

   Resultado: Nace la cuenta por pagar Abierta con su vencimiento, el inventario ajusta el costo con lo facturado (y con el IVA, si el sustento no da crédito) y el diario registra «Cuenta por pagar de factura cotejada». La orden marca lo facturado en cada línea y muestra cada comprobante una sola vez en los relacionados; junto a cada factura cotejada vigente aparecen su Cuenta por pagar y su Asiento de la deuda (si la deuda ya existía antes del cotejo, el asiento es el que la reclasificó como compra), uno por cotejo, según tus permisos de Cuentas por pagar y Contabilidad. La pestaña Cotejos (con su contador) conserva los cotejos y sus reversas.

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   Para deshacer un cotejo, abre la orden y pulsa Reversar cotejo en la barra superior derecha, identificado por el número de factura.

   Resultado: La cuenta por pagar, el inventario y la contabilidad tienen que poder deshacerla, y cualquiera puede rechazarla —por ejemplo, una cuenta por pagar con pagos o retención—. Mientras se resuelve, la orden queda en Reversando cotejo y no admite otro cotejo ni otra recepción.

   Consejo: La reversa también deshace la recepción implícita creada por ese cotejo, con su stock y costo; no se puede revertir esa recepción por separado. Si no hay existencias suficientes o algún participante rechaza, la operación se conserva. Al terminar, la orden refleja las cantidades que siguen recibidas y facturadas.

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   Cierra la orden ya facturada desde su detalle y confirma.

   Resultado: El diálogo avisa de que ya no admitirá más recepciones ni más facturas del proveedor; al confirmar, la orden pasa a Cerrada.

Preguntas frecuentes