Registrar una compra directa sin orden

Pasos

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   Entra en Compras → Compras, pulsa Nuevo y elige Compra directa. (Orden de compra abre el alta de la orden de siempre, que se aprueba, se recibe y se coteja.)

   Resultado: Se abre la pantalla Compra directa. Una compra directa nace registrada: no se edita después, se corrige reversándola.

   Consejo: También puedes empezar desde la factura: en Tributario → Comp. recibidos abre el comprobante y, en la barra superior derecha, pulsa Registrar compra y luego Registrar compra directa. La hoja es la misma, con la factura ya elegida.

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   Elige el Proveedor del catálogo y, si la compra no sale de una factura recibida, la Fecha de la compra.

   Resultado: La fecha no puede ser futura (hora de Ecuador) y fija los IVA vigentes que puedes elegir en las líneas. Con una factura recibida, la fecha y las líneas salen de su XML.

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   En Comprobante, deja marcado Requiere factura del proveedor si la compra tiene o tendrá factura. Si ya está en Kronos, elígela en Factura recibida del proveedor; si todavía no llegó, deja Todavía no llega: registrar esperando la factura y, si la conoces, escribe el Número de la factura del proveedor.

   Resultado: Con una factura elegida, la compra se registra como Con factura. Sin elegirla, queda Esperando factura: el IVA queda «por sustentar» hasta que vincules la factura. Si desmarcas Requiere factura del proveedor, la compra queda Sin factura.

   Ten en cuenta: Una compra Sin factura registra todo lo económico —inventario o gasto, pago, devolución y reversa—, pero no va al ATS ni al formulario 104, el IVA pagado se suma al costo y el gasto se registra como no deducible. Léelo completo en Registrar una compra sin factura.

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   Con una factura recibida, elige la Bodega que recibe y, en cada línea, el Producto y la Unidad del proveedor. Para un servicio o un gasto deja Sin producto (gasto o servicio).

   Resultado: La cantidad y el precio neto del descuento salen del XML y no se editan. Las líneas cuyo código ya aprendiste aparecen con el producto propuesto. Los productos que llevan inventario entran a la bodega; los servicios y las líneas sin producto se registran como gasto de compras.

   Consejo: La bodega predeterminada se propone al abrir. Si la compra tiene bienes, debes dejar una bodega elegida; si tu compañía todavía no tiene ninguna, créala en Inventario → Bodegas. Si tu compañía tiene una sola bodega, la pantalla no te pide elegirla.

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   Sin factura recibida, teclea las líneas con Agregar línea: elige el Producto (o Sin producto (gasto o servicio) y escribe la Descripción), la Cantidad, el Precio neto, el IVA y la Unidad.

   Resultado: El IVA ofrece solo las tarifas vigentes en la fecha de la compra; al elegir un producto se propone el de su ficha. Los totales se calculan al pie de las líneas.

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   Si una línea sin producto es un activo fijo, activa Es un activo fijo, elige la Clase tributaria y revisa la descripción del activo.

   Resultado: Al registrar la compra se crea el activo con su compra de origen. Un producto hereda su clase de activo de la ficha.

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   Con factura (recibida o esperada), revisa el Sustento tributario que propone Kronos, junto a la bodega, y cámbialo si hace falta.

   Resultado: Se propone con la naturaleza de las líneas que elegiste —un producto con inventario, un activo fijo o un servicio o gasto— y con la configuración tributaria del proveedor: 01, 03 o 06 si el IVA da derecho a crédito tributario; 02, 04 o 07 si es costo o gasto. Cambia al ritmo de tus líneas mientras no lo elijas tú; una vez que lo eliges, se respeta. El sustento queda con la compra: lo declaran el ATS y el formulario 104 y decide qué hace el asiento con el IVA, y el detalle de la compra lo muestra en Bodega y sustento con el sustento vigente (si lo cambias al vincular la factura, ves el nuevo). Sin factura no hay sustento y la sección no aparece.

   Ten en cuenta: Con un sustento sin derecho a crédito (02, 04, 05 o 07) el IVA no es crédito tributario: se suma al costo del producto con inventario y del activo fijo, o va al gasto del servicio. La pantalla lo advierte en cuanto lo eliges.

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   En Pago, elige A crédito para dejar la compra como cuenta por pagar, o Pagada ahora para pagarla en el mismo paso: elige el Método de pago (efectivo, transferencia, tarjeta o cheque), la Cuenta bancaria y, si quieres, una Referencia.

   Resultado: Con Pagada ahora, la compra se registra y se paga en un solo acto: no queda una cuenta por pagar abierta ni un formulario de pago aparte. El pago lleva la fecha de la compra y su importe lo calcula Kronos: el total de la compra o, si tu compañía es agente de retención y la compra tiene factura, el total menos la retención estimada para ese proveedor. Antes de registrar, la sección te muestra Se pagará con el total, la retención y el neto. La retención (07) se emite con el comprobante y el saldo retenido queda pendiente hasta entonces.

   Consejo: La cuenta es obligatoria también en efectivo: elige tu cuenta «Caja chica». Pagada ahora solo se ofrece si tienes el permiso de registrar pagos; sin él, la compra queda a crédito y la pagas después desde Pagos. Si falta la cuenta, usa Registrar cuenta bancaria bajo el selector.

   Ten en cuenta: Si tu compañía es agente de retención y Kronos no puede estimar la retención —por ejemplo, el proveedor no tiene ficha de retención o falta el sustento—, la sección Pago te avisa antes de registrar, con el motivo, y la compra no se bloquea: se paga el total. Cuando después se autorice la retención (07), lo retenido queda como saldo a favor del proveedor. Si el motivo es la ficha, el aviso trae el enlace Configurar la ficha de retención del proveedor (se abre en otra pestaña, para no perder lo que llevas); al volver, la estimación se recalcula sola. Si el pago no se puede ejecutar (por ejemplo, la cuenta se desactivó mientras registrabas), la compra queda registrada con su cuenta por pagar abierta y recibes la notificación Pago de compra directa no ejecutado, que abre la compra. Cómo resolverlo, en los pasos Pago pendiente de resolver más abajo.

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   Si aparece El total de la factura no cuadra con sus líneas, escribe el motivo y vuelve a pulsar el botón de registrar.

   Resultado: Puedes registrar una diferencia real —por ejemplo un redondeo u otro cargo— con un motivo de respaldo. Los valores de ICE, IRBPNR y la propina de la factura se consideran en el total y no generan este aviso.

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    Si dejaste marcado Aprender los códigos del proveedor, revisa las equivalencias y pulsa Registrar compra directa (o Registrar y pagar si elegiste Pagada ahora).

    Resultado: La compra queda registrada con su número y se abre su detalle. La orden aparece en Compras → Compras con el origen «Compra directa» y su estado de factura —Esperando factura o Sin factura— en la columna Comprobante; el detalle abre con las mismas secciones del formulario, en el mismo orden —Datos de la compra, Comprobante (con la Factura del proveedor), Líneas, Bodega y sustento (con el Sustento tributario vigente) y Pago (con el Pago en el acto, si la pagaste)— y termina con Seguimiento. Duplicar abre una nueva compra directa con el proveedor, las líneas y la bodega de la original; la fecha pasa a hoy y no se copian el comprobante recibido, el número de factura ni el pago. La entrada al inventario y el asiento aparecen en unos segundos; si tu compañía es agente de retención y la compra tiene factura recibida, también la propuesta de retención con su plazo.

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    Si una compra Pagada ahora no pudo pagarse al registrarla, búscala en Compras → Compras con el filtro Pago en el acto → Pago pendiente de resolver (o ábrela desde la notificación Pago de compra directa no ejecutado).

    Resultado: El listado reúne solo las compras directas cuyo pago del acto falló y siguen con la cuenta por pagar abierta, y las marca en la columna Estado con Pago pendiente de resolver.

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    En el detalle de esa compra, pulsa Pagar la cuenta por pagar en la banda Pago pendiente de resolver.

    Resultado: La banda explica por qué no se ejecutó el pago —por ejemplo, que la cuenta bancaria debe estar activa— y lleva a la cuenta por pagar, donde registras el pago como cualquier otro. Sin permiso para ver cuentas por pagar, la banda solo indica que la cuenta quedó abierta. Al pagarla, la banda y la marca del listado desaparecen.

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    Para devolver una parte de la mercadería, pulsa Devolver al proveedor en la orden directa o en su factura recibida.

    Resultado: El formulario trae la recepción implícita y el saldo que todavía puedes devolver. Indica las cantidades y el motivo, registra el borrador y confírmalo: sale el stock y se reduce la cuenta por pagar al precio de la compra (el de la factura cotejada), con su asiento. La devolución acumulada nunca puede superar lo recibido. Si la cuenta por pagar ya estaba saldada —como en una compra pagada en el acto—, el valor devuelto nace como saldo a favor del proveedor.

    Consejo: Solo aparece si queda mercadería devolvible. Los servicios no generan una recepción de inventario. Para una devolución física sigue Devolver mercadería a un proveedor.

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    Para deshacerla, pulsa Reversar compra directa en el detalle de la orden o del comprobante recibido y confirma.

    Resultado: La reversa se pide y se deshacen el cotejo, la recepción implícita, la cuenta por pagar, el inventario y el asiento. Si la compra se pagó en el mismo paso, ese pago se anula primero y después se deshace lo demás. Al terminar, la orden queda Cancelada y, si venía de una factura recibida, esta vuelve a estar pendiente de registrar.

    Ten en cuenta: La reversa se rechaza si la cuenta por pagar tiene otros pagos o una retención emitida, o si el pago del acto ya está conciliado con el banco: resuélvelos antes (desconcilia el pago, o anula la retención).

Preguntas frecuentes