Contabilidad

Registrar un asiento manual

Crea un asiento contable a mano, consúltalo en el diario y, si te equivocas, reviértelo.

Antes de empezar

La contabilidad de la compañía activada, con su plan de cuentas listo. — Consultar y ampliar el plan de cuentas

Pasos

Entra en Contabilidad → Asientos → Nuevo asiento. Elige fecha, tipo y escribe la descripción; en cada línea busca la cuenta por código o nombre y completa Debe o Haber.

Resultado: El formulario muestra las cuentas elegidas y los totales Debe, Haber y Diferencia. Registrar se habilita solo cuando los campos obligatorios están completos y el asiento cuadra.

Consejo: Pulsa Agregar línea o Ctrl+Enter dentro de la tabla para añadir una línea más sin usar el mouse.
Para corregir un año cerrado sin reabrirlo, elige Corrección de ejercicio anterior y Ejercicio que corrige.

Resultado: El campo de año admite los seis ejercicios anteriores al año de la fecha del asiento. El año elegido debe tener un cierre activo. Incluye una cuenta de patrimonio y completa la contrapartida, sin cuentas de ingresos, gastos ni de utilidad o pérdida del ejercicio en curso.

Consejo: También puedes empezar con Registrar corrección desde la ficha del ejercicio. El tipo y el año se precargan; los borradores guardan el ejercicio que corriges.
Pulsa Guardar borrador si necesitas continuar más tarde, o Registrar cuando el asiento esté listo.

Resultado: Guardar borrador conserva los datos para recuperarlos la próxima vez que abras Nuevo asiento; Descartar borrador los elimina. Con Registrar, el asiento queda posteado de inmediato y solo se elimina el borrador que recuperaste o guardaste en este formulario.

Ten en cuenta: La descripción es obligatoria y una línea incompleta bloquea Registrar, también si pulsas Enter.
Consulta Contabilidad → Asientos para ver el libro diario completo.

Resultado: Cada asiento aparece numerado por tipo, mes y consecutivo —por ejemplo DIA-202609-00001 para un asiento de diario o COB-202610-00012 para un cobro—, con fecha, importes y estado Posteado. El consecutivo es de cinco dígitos y reinicia cada mes. Puedes filtrar el listado sin perder el acceso al detalle. La primera columna es la fecha de creación, con hora; lo último registrado aparece arriba.

Consejo: La columna Origen nombra el hecho que generó el asiento: un cobro, una factura de venta, el Arranque contable, el Cierre del ejercicio, una Devolución al proveedor, un Saldo a favor, un Pago de reparto de utilidades, una Liquidación del empleado o las Utilidades o salario digno, la Depreciación de activos fijos o el Traslado del ORI… Si ese hecho tiene pantalla, el nombre es un enlace que la abre (el saldo a favor y sus aplicaciones llevan a la cuenta por pagar de origen; el cierre y el traspaso, a la ficha del ejercicio). Los asientos que registras a mano dicen Manual.
Pulsa Ver detalle en la columna Acciones de un asiento.

Resultado: El asiento se despliega dentro de su fila: descripción, líneas, origen de cada cuenta y sumas. Reversar y Duplicar aparecen en ese mismo detalle; Ocultar detalle vuelve a compactar la fila.

Consejo: Duplicar prepara un nuevo formulario con las mismas líneas e importes; no registra otro asiento hasta que pulses Registrar.
Para corregir un asiento manual ya posteado, ábrelo y pulsa Reversar en la cabecera del detalle desplegado, junto a Actualizar.

Resultado: Se crea una contrapartida con la fecha y descripción que elijas, y el asiento original queda en estado Reversado; nada se borra. La fecha de reversa no puede ser anterior a la fecha del asiento ni futura.

Consejo: Solo los asientos que registraste a mano llevan Reversar. Un asiento que generó otra pantalla —una venta, un cobro, un pago, una compra, un movimiento de inventario, una nómina, una depreciación…— no lo lleva: en su lugar el detalle te dice adónde ir. Reversa o anula la operación desde su propio detalle (por ejemplo, la corrida de depreciación desde Activos fijos) y el asiento se reversa solo; así el asiento y el auxiliar —cartera, inventario, la corrida— nunca quedan descuadrados. Conservan Reversar en el diario los procesos contables que no tienen otra forma de deshacerse: el traspaso de resultados, la provisión tributaria, la reclasificación por obligación, los ajustes de inventario y la baja por transferencia. La apertura tampoco se reversa: solo se consulta (mientras la compañía se configura se sustituye desde el paso Apertura).

Ten en cuenta: Abrir el detalle no modifica el asiento: la reversa solo ocurre cuando completas y confirmas su formulario.
Si quieres saber cómo se deshace un asiento que no lleva Reversar, abre su detalle.

Resultado: Un texto bajo el título indica el camino y la línea de elementos relacionados enlaza a la operación de origen (si tu rol puede abrirla).

Consejo: Los asientos del cierre del ejercicio tienen sus propias reglas. El asiento de cierre no lleva Reversar: se deshace con Reabrir ejercicio. El traspaso a resultados acumulados se puede reversar aquí o con Reversar traspaso en la ficha del ejercicio; su reversa, en cambio, no se reversa: si lo intentas, el aviso te pide registrar un traspaso nuevo desde Contabilidad → Cierre del ejercicio — Cerrar el ejercicio.
En el diario, abre el origen de un asiento de venta, recepción o evaluación de VNR.

Resultado: La venta se identifica por su número; una recepción muestra documento, producto y bodega cuando están disponibles. El enlace de inventario conserva la referencia exacta del movimiento. Glosa original para soporte mantiene la descripción histórica completa. Si tu rol no permite abrir el origen o este no se pudo resolver, se muestra texto sin inventar un enlace.

Consejo: En el listado, el filtro Fecha del asiento es un rango (desde / hasta) y el filtro Tipo ofrece todos los tipos de asiento: Diario, Ajuste, Apertura, Cierre, Corrección de ejercicio anterior y Traspaso de resultados.

Consejo: La cabecera identifica el documento con un icono, su tipo, número y estado juntos a la izquierda, y permanece visible al desplazarte. Volver abre las acciones por la izquierda; Guardar queda en el extremo derecho, con separadores verticales entre grupos. Las acciones del documento completo están en esa cabecera; las de cada fila permanecen junto a ella. Los datos, líneas y totales comparten una hoja con títulos y márgenes interiores uniformes.

Consejo: Los asientos de devoluciones y ajustes de venta enlazan a su operación desde el origen: abre su detalle para revisar las líneas, el estado y la venta relacionada.

Consejo: El origen también identifica una Devolución de venta, un Ajuste de venta, el Saldo a favor del cliente, su aplicación y el Reembolso al cliente. Las contrapartidas conservan el nombre Reversa de asiento.

Consejo: Filtra el diario por Corrección de ejercicio anterior para localizar estos asientos. En su detalle, Ejercicio que corrige, en la línea de elementos relacionados, enlaza a la ficha del año original, que también lista sus correcciones.

Consejo: El detalle de un asiento del diario se lee igual que el formulario de registro: primero los elementos relacionados (el documento de origen y, si corrige un ejercicio, ese ejercicio), después Fecha, Tipo, Descripción y Estado, y las líneas con Cuenta, Detalle, Debe y Haber (el Origen de la cuenta va al final).

Consejo: Un asiento con fecha dentro de un mes ya cerrado no se puede registrar: primero debes reabrir ese mes. Ver Cerrar un mes contable.

Preguntas frecuentes

¿Puedo eliminar un asiento posteado?

No; para corregirlo usa Reversar, que registra la contrapartida y conserva la historia completa.

¿Por qué un asiento automático no tiene el botón Reversar?

Porque el asiento nace de una operación (una venta, un cobro, una compra, una depreciación…) y deshacerlo solo en el libro dejaría esa operación contabilizada mientras el mayor ya no la tiene. Reversa o anula la operación desde su detalle: el asiento se reversa solo. Si la operación no tiene esa opción, el texto del detalle del asiento indica qué hacer.

¿Por qué algunos asientos automáticos antiguos tienen la descripción sin tildes?

La descripción se guarda al registrar el asiento y un asiento posteado no se reescribe. Los asientos automáticos nuevos ya llevan su texto con tildes y en español (por ejemplo, el pago de nómina dice el método de pago, «Transferencia» o «Plataforma de pago»); los anteriores conservan el texto con el que se registraron. Las descripciones nuevas nombran el documento por su número (por ejemplo, la retención recibida) o con un texto neutro cuando no hay número: ya no muestran códigos internos.

¿Por qué algunos asientos automáticos antiguos tienen un número largo con letras y números?

Los asientos automáticos (ventas, cobros, pagos, inventario…) se numeraban con la fecha y un código largo del documento. Desde ahora llevan el mismo número corrido que los manuales: tipo, mes y consecutivo, por ejemplo VTA-202610-00012. Un asiento posteado no se reescribe, así que los anteriores conservan el número con el que se registraron; el tipo con el que empieza el número sigue siendo el mismo.

¿Qué significa «Origen no disponible»?

Que el sistema no reconoce el hecho que generó ese asiento. Un origen conocido sin pantalla propia (por ejemplo, una reversa) se muestra con su nombre, sin enlace. Si ves «Origen no disponible», avisa a soporte con el número del asiento.