Compras

Registrar una cuenta por pagar manual o de apertura

Carga el saldo inicial que debes a un proveedor al empezar con Kronos Suite o una obligación que no tiene factura detrás. La cabecera identifica el documento con un icono, su tipo, número y estado juntos a la izquierda, y permanece visible al desplazarte. Volver abre las acciones por la izquierda; Guardar queda en el extremo derecho, con separadores verticales entre grupos. Las acciones del documento completo están en esa cabecera; las de cada fila permanecen junto a ella. Los datos, líneas y totales comparten una hoja con títulos y márgenes interiores uniformes.

Antes de empezar

El proveedor registrado en el catálogo. — Crear proveedores

Pasos

Entra en Compras → Cuentas por pagar y pulsa Nueva cuenta por pagar.

Resultado: Se abre el alta. Con Compras activo solo admite saldos iniciales y obligaciones sin comprobante: las facturas recibidas se registran como compra.
Elige el Proveedor del catálogo: ábrelo y escribe parte del nombre o de la identificación para buscarlo.

Resultado: Su Identificación aparece en solo lectura: se toma de la ficha del proveedor y no se teclea. Si la ficha tiene un dato fuera de rango, el aviso aparece junto al proveedor para que lo corrijas en su ficha.

Consejo: Si el proveedor aún no existe, pulsa + Nuevo proveedor, debajo del selector (también aparece dentro de la lista cuando la búsqueda no encuentra nada). Solo se ofrece si tu rol puede crear proveedores. Al guardar el proveedor vuelves a esta pantalla con él ya elegido y con lo que habías llenado conservado.
Si es una deuda que traes de antes de empezar en Kronos, activa Saldo inicial de cuentas por pagar.

Resultado: El aviso recuerda que esta carga no genera asiento contable ni inicia retención y que debe cuadrar con el saldo de proveedores del asiento de apertura. Registra como total el saldo pendiente, no el valor original.

Consejo: Si llegas desde Contabilidad → Arranque contable → Cuadre de apertura, el interruptor ya viene activado.
Completa la Fecha de emisión, el Vencimiento y el Total. En una obligación que no es saldo inicial puedes marcar Compra de activo fijo.

Resultado: El vencimiento se propone con los días de crédito del proveedor. La fecha no puede ser futura en Ecuador. Una obligación sin comprobante no lleva subtotal ni IVA: sin factura no hay crédito tributario, así que el total completo es el gasto, el activo o el pasivo.
Escribe el Concepto y la Referencia del soporte para distinguir la obligación. Elige la Cuenta contable contra la que se registra.

Resultado: El selector ofrece solo cuentas imputables de gasto, activo y pasivo, agrupadas por tipo; no aparecen las cuentas de control (caja, bancos, cuentas por cobrar y por pagar, inventario, impuestos, nómina ni propiedad, planta y equipo). La cuenta es obligatoria cuando la contabilidad de la compañía está activa. No se pide en el saldo inicial ni en la compra de activo fijo, que usa la cuenta de su clase. Al abrir después el detalle de la cuenta por pagar, la sección de datos muestra la Cuenta contable elegida con su código y nombre —también si esa cuenta se desactivó más tarde—; si Contabilidad no responde en ese momento, el detalle se abre igual sin ese dato.

Consejo: Si no encuentras la cuenta que necesitas, créala antes en Contabilidad → Plan de cuentas como cuenta imputable de gasto, activo o pasivo.
Pulsa Crear cuenta por pagar.

Resultado: Se asigna un Número interno correlativo por compañía y año, como CP-2026-000001. El concepto y la referencia se conservan en el detalle, el pago y el estado de cuenta del proveedor; el asiento identifica la obligación. Este número no reemplaza un comprobante tributario. La cuenta por pagar queda Abierta en el listado, en el reporte de antigüedad y en el estado de cuenta del proveedor, lista para pagarse total o parcialmente. Con la contabilidad activa se asienta con el total al debe de la cuenta elegida, sin IVA, y al haber en cuentas por pagar.

Ten en cuenta: Las obligaciones anteriores sin estos datos muestran que no tienen concepto o referencia registrados; no se inventa un soporte ni se renumeran.

Ten en cuenta: Solo se registran cuentas por pagar en USD.

Ten en cuenta: Una obligación sin comprobante no genera crédito tributario de IVA: no se desglosa subtotal ni IVA.

Preguntas frecuentes

¿Puedo crear otra cuenta por pagar a partir de una que ya existe?

Sí. En el detalle de una cuenta por pagar, Nuevo abre este alta en blanco y Duplicar la abre con el proveedor, el concepto, la referencia del soporte y el total de la cuenta que estás viendo. La fecha de emisión es la de hoy y el vencimiento se vuelve a proponer con los días de crédito del proveedor. No se copian el número interno, la factura de origen, los pagos, las retenciones ni la marca de activo fijo, y la cuenta contable se elige de nuevo. La cuenta nueva no existe hasta que pulses Crear cuenta por pagar.

¿Cómo se ve la cuenta por pagar ya creada?

El detalle conserva la misma estructura del alta: Origen y Datos manuales (proveedor, identificación, concepto, referencia del soporte, fecha de emisión, vencimiento, total y, si la elegiste, la compra de activo fijo), ahora en lectura. Después van los Importes (bruto, retenido, neto a pagar, pagado y saldo). Los avisos —por ejemplo, que falta emitir la retención antes de pagar— aparecen arriba, antes de la hoja. Los pagos aplicados, las reducciones, las notas de débito y las correcciones están en pestañas con su contador, y los pagos aplicados se abren primero.

¿Dónde registro la cuenta por pagar de una factura que me llegó?

Con Compras activo, registra la compra de esa factura y su cuenta por pagar nace sola: Registrar una compra desde la factura del proveedor.