Compras

Atender la bandeja de solicitudes de compra

Revisa las solicitudes aprobadas que esperan compra y, desde ahí, genera la orden de compra o la licitación, o devuélvelas a quien las pidió con un motivo.

Antes de empezar

Solicitudes de compra aprobadas por quien autoriza el gasto. — Pedir una compra con una solicitud
Permiso para registrar órdenes de compra (bandeja de Compras) o licitaciones (bandeja de Licitaciones). Para devolver una solicitud, además, el permiso para autorizar solicitudes.

Pasos

Entra en Compras → Compras, pulsa Nuevo ▾ y elige Solicitudes de compra. Si trabajas con licitaciones, entra en Compras → Licitaciones, pulsa Nueva ▾ y elige Solicitudes de compra.

Resultado: La opción muestra cuántas solicitudes esperan atención (el número se actualiza cada vez que abres el menú) y te lleva a la bandeja.
Revisa la tabla de la bandeja.

Resultado: Cada fila es una solicitud aprobada que nadie ha atendido: la fecha de creación, la fecha, el número, quién la pidió, las líneas, la cantidad, para cuándo se necesita y cuándo se aprobó. Filtra por número o por rango de fechas. Las solicitudes que el sistema sugiere por stock mínimo llevan la etiqueta Sugerida.
Pulsa Detalle (la flecha) en la solicitud que quieras revisar.

Resultado: Ves la solicitud completa: los datos y la justificación, Qué se necesita y, en Origen y decisión, quién la pidió, cuándo se aprobó y, si compras ya la devolvió antes, el motivo de esa devolución. Arriba a la derecha están Devolver y Generar orden (o Generar licitación).
Para atenderla, pulsa Generar orden (en la bandeja de Compras) o Generar licitación (en la de Licitaciones), arriba a la derecha del detalle. En la tabla también puedes usar el icono de nueva orden o de nueva licitación de la fila.

Resultado: Se abre la pantalla de creación con la solicitud ya cargada: las líneas con su producto, cantidad y la unidad que se pidió, y la justificación en las notas. Eliges el proveedor, las fechas y lo que falte. Nada se guarda hasta que pulses Registrar orden o Crear licitación; al guardar, la solicitud sale de la bandeja y queda Atendida (con su orden) o En licitación.

Consejo: El precio de cada línea de la orden se propone de la lista de precios del proveedor que elijas, sin cambiar la unidad que se pidió. El IVA es el vigente en la fecha de la orden.
Si la solicitud no se puede comprar tal como llegó, pulsa Devolver, escribe el motivo y confirma.

Resultado: La solicitud sale de la bandeja y vuelve a quien la pidió con el estado Devuelta por compras y tu motivo. Esa persona la corrige y la reenvía a decisión. El motivo es obligatorio.

Ten en cuenta: Solo ves Devolver si puedes autorizar solicitudes. Sin ese permiso consultas la bandeja y generas la orden o la licitación, pero no devuelves.

Consejo: La bandeja es la única forma de generar la orden o la licitación a partir de una solicitud: el detalle de la solicitud ya no tiene botones de Crear orden ni Licitar.

Ten en cuenta: Si la compañía aún no completó su arranque (confirmar la configuración tributaria y, si la compañía está obligada a llevar contabilidad, configurar la contabilidad), Generar orden aparece deshabilitado y a su lado verás el motivo; Generar licitación y Devolver siguen disponibles. Mira Configurar la compañía y Arranque contable.

Preguntas frecuentes

¿Qué pasa si otra persona atiende la solicitud antes que yo?

Gana quien guarda primero. Si al guardar la orden o la licitación la solicitud ya fue atendida, el sistema te avisa «Esta solicitud ya fue atendida o ya no está aprobada» y te devuelve a la bandeja, sin crear nada. Lo mismo ocurre si intentas devolver una solicitud que ya no está en la bandeja.

¿Cuándo vuelve una solicitud a la bandeja?

Cuando se anula la orden que nació de ella, cuando se anula su licitación (también si ya cerró con ofertas y nadie la adjudicó) y cuando la licitación se cierra sin ofertas. También cuando quien la pidió corrige una solicitud devuelta y se aprueba de nuevo.

¿Una solicitud puede producir varias órdenes?

No: cada solicitud produce una sola orden o licitación a la vez. Mientras está En licitación no aparece en la bandeja ni se puede anular.

¿Cómo me entero de que llegó una solicitud a la bandeja?

Te llega el aviso Solicitud de compra en la bandeja a la campana (y por Web Push si lo activaste) cuando se aprueba una solicitud y también cuando vuelve porque se anuló su orden, su licitación se anuló o quedó desierta; si se anuló cerrada sin adjudicar, el aviso incluye el motivo que escribió el comprador. Es un solo aviso por solicitud para quien puede generar órdenes o licitaciones, aunque tengas los dos permisos, y al pulsarlo abre la solicitud en la bandeja que puedes atender. Quien pidió la solicitud recibe aparte el aviso con el desenlace, y quien autoriza solicitudes recibe el de las devoluciones.

No veo Solicitudes de compra en el menú Nuevo ▾.

La bandeja de Compras la ve quien puede registrar órdenes de compra, y la de Licitaciones, quien puede crear licitaciones. Pide el permiso a quien administre los roles.