Compras

Pedir una compra con una solicitud

Deja pedido lo que necesitas sin decidir tú la compra, para que alguien lo autorice y elija cómo comprarlo. La cabecera identifica el documento con un icono, su tipo, número y estado juntos a la izquierda, y permanece visible al desplazarte. Volver abre las acciones por la izquierda; Guardar queda en el extremo derecho, con separadores verticales entre grupos. Cancelar edición también aparece en esa barra. Las acciones del documento completo están en esa cabecera; las de cada fila permanecen junto a ella. Los datos, líneas y totales comparten una hoja con títulos y márgenes interiores uniformes. En las líneas editables, producto y descripción se apilan en la primera columna; los demás controles se alinean arriba y las ayudas quedan debajo. Las columnas equivalentes usan Producto / descripción, Cant., P. unit., Dcto., IVA, Unidad y Precio total. Los resúmenes aprovechan tres columnas cuando hay espacio, dos en anchos intermedios y una en móvil.

Pasos

Entra en Compras → Solicitudes → Nueva solicitud. Pon la fecha, la justificación y una línea por cada cosa que hace falta: producto o descripción, cantidad, unidad y para cuándo se necesita.

Resultado: El producto es opcional: si lo que pides no está en el catálogo, descríbelo con palabras. Para bienes del catálogo, la línea propone su unidad de compra y puedes cambiarla por la base o por otra alterna de compra. Los servicios se guardan sin unidad; en una línea libre sí debes indicarla. Al registrarla, nace en Borrador con su número y guarda quién la pidió.

Consejo: La fecha «Se necesita para» no puede quedar en el pasado al enviar la solicitud a decisión.
Pulsa Enviar a decisión.

Resultado: La solicitud pasa a quien autoriza el gasto. Queda Enviada y sus acciones cambian a Rechazar, Anular y Aprobar.
Quien autoriza abre la solicitud y pulsa Aprobar.

Resultado: La solicitud queda Aprobada y pasa a la bandeja de compras. Mientras espera ahí, el detalle dice «Pendiente en la bandeja de compras» y todavía puede anularse. El detalle repite las secciones del formulario, en el mismo orden —Datos de la solicitud (fecha y justificación) y Qué se necesita— y añade al final Origen y decisión: quién la pidió, cómo nació, cuándo se decidió y, si compras la devolvió alguna vez, el motivo de esa última devolución.
Quien compra la atiende desde la bandeja: Atender la bandeja de solicitudes de compra.

Resultado: Desde la bandeja se genera su orden de compra o su licitación, o se devuelve con un motivo. Al guardarse la orden, la solicitud queda Atendida, con un enlace a ella. Al guardarse la licitación, queda En licitación y sale de la bandeja; si la licitación se adjudica, la solicitud queda Atendida. La solicitud no se convierte desde su propio detalle.
Si compras la devolvió, abre la solicitud (estado Devuelta por compras), lee el motivo en el aviso de arriba, pulsa Editar, corrígela y pulsa Enviar a decisión.

Resultado: La solicitud vuelve a quien autoriza como cualquier solicitud enviada y, si se aprueba otra vez, regresa a la bandeja. Una solicitud devuelta también puede anularse. El motivo anterior queda a la vista en Origen y decisión.

Consejo: Desde el detalle de una solicitud, Nuevo abre una solicitud en blanco y Duplicar abre una nueva con la justificación y las líneas de la original. La fecha pasa a hoy y el «necesario para» de cada línea solo se conserva si todavía no pasó; no se copian el número, la aprobación ni las órdenes o licitaciones vinculadas. No se guarda nada hasta que pulses Registrar solicitud. Ambas acciones aparecen solo si puedes crear solicitudes.

Consejo: En el listado, el filtro Número encuentra por cualquier fragmento sin importar mayúsculas ni minúsculas («s-2026» trae «S-2026-000001»); los espacios de los extremos se ignoran y símbolos como % o _ se buscan como texto.

Ten en cuenta: Si la compañía aún no completó su arranque (confirmar la configuración tributaria y, si la compañía está obligada a llevar contabilidad, configurar la contabilidad), Generar orden, en el detalle de la bandeja de solicitudes de compra, aparece deshabilitado y a su lado verás el enlace al paso que falta; mira Configurar la compañía y Arranque contable. La solicitud en sí (registrar, aprobar, rechazar) y Licitar no dependen del arranque.

Preguntas frecuentes

¿Y si quiero que varios proveedores compitan por el precio?

Quien compra la saca a licitación desde la bandeja de Compras → Licitaciones (Nueva ▾ → Solicitudes de compra): Licitaciones.

¿Qué significa cada estado?

Borrador: aún se edita. Enviada: espera la decisión de quien autoriza. Aprobada: está en la bandeja de compras. En licitación: compras la sacó a licitación y vuelve a la bandeja si la licitación se anula (también cerrada sin adjudicar) o queda desierta. Devuelta por compras: compras la devolvió con un motivo para que la corrijas. Atendida: ya tiene su orden o su licitación adjudicada. Rechazada y Cancelada: no siguen adelante.

¿Puedo anular una solicitud que ya está en licitación?

No: mientras la licitación está en curso, la solicitud no se anula. Cancela primero la licitación; la solicitud vuelve a la bandeja.