Compras

Licitar una compra entre varios proveedores

Invita a varios proveedores a competir por el precio de una compra y adjudica al que ofrezca mejor. La cabecera identifica el documento con un icono, su tipo, número y estado juntos a la izquierda, y permanece visible al desplazarte. Volver abre las acciones por la izquierda; Guardar queda en el extremo derecho, con separadores verticales entre grupos. Cancelar edición también aparece en esa barra. Las acciones del documento completo están en esa cabecera; las de cada fila permanecen junto a ella. Los datos, líneas y totales comparten una hoja con títulos y márgenes interiores uniformes. En las líneas editables, producto y descripción se apilan en la primera columna; los demás controles se alinean arriba y las ayudas quedan debajo. Las columnas equivalentes usan Producto / descripción, Cant., P. unit., Dcto., IVA, Unidad y Precio total. Los resúmenes aprovechan tres columnas cuando hay espacio, dos en anchos intermedios y una en móvil.

Antes de empezar

Una solicitud de compra aprobada. — Pedir una compra con una solicitud
Proveedores con un contacto que recibe licitaciones y precio de lista vigente. — Crear proveedores

Pasos

Si la licitación parte de una solicitud aprobada, entra en Compras → Licitaciones, pulsa Nueva ▾, elige Solicitudes de compra, abre la solicitud y pulsa Generar licitación (en la tabla también sirve el icono de nueva licitación de su fila). Para una licitación en blanco, elige Nueva ▾ → Licitación.

Resultado: Se abre Nueva licitación con las líneas de la solicitud ya cargadas (producto, descripción, cantidad y la unidad que se pidió), la justificación en las notas y el título «Solicitud» con su número; una línea informativa dice de qué solicitud nace. Nada se guarda hasta que pulses Crear licitación.

Ten en cuenta: Gana quien guarda primero: si otra persona atiende la solicitud mientras tienes la pantalla abierta, el sistema avisa que ya fue atendida y te devuelve a la bandeja, sin crear la licitación.
Completa los datos: título, plazo para ofertar en hora de Ecuador, tipo y Qué ve cada proveedor. Revisa las líneas y guarda.

Resultado: Sobre cerrado significa que cada proveedor ve solo su oferta y puede mejorarla hasta el plazo, sin saber qué ofrecieron los demás. Invitar automáticamente propone a los proveedores con precio vigente de esos productos. Cada línea de bienes propone la unidad de compra del producto, permite cambiarla por la base o por otra alterna de compra y conserva su equivalencia. Los costos de referencia y las ofertas se expresan solo en USD. Los servicios se guardan sin unidad; las líneas libres requieren una unidad; la orden adjudicada también la conserva. Al guardar, la solicitud de origen pasa a En licitación y sale de la bandeja.
Revisa la pestaña Invitados de la licitación en borrador y añade los proveedores que falten.

Resultado: La licitación nace en Borrador; nadie recibe nada todavía. El detalle muestra primero Datos de la licitación (título, plazo, tipo, qué ve cada proveedor, condiciones, notas e Invitar automáticamente) y Qué se licita (las líneas, con su cantidad y unidad); el Costo de referencia, que el proveedor nunca ve, solo aparece a quien puede crear o editar licitaciones. Debajo están las pestañas Invitados, Comparación y Mensajes, cada una con su contador.
Pulsa Publicar y confirma.

Resultado: Se avisa de cuántos correos se enviarán, cada uno con un enlace propio para ofertar, y de que a partir de ahí la licitación ya no se puede editar.
Comprueba el estado después de publicar. Cuando llegue el plazo (o antes, si ya no esperas más ofertas), pulsa Cerrar y confirma con Cerrar licitación.

Resultado: La licitación queda Publicada, cada invitado muestra Invitación enviada con su fecha de expiración. El cierre es manual: la licitación no se cierra sola al vencer el plazo y sigue figurando Publicada hasta que alguien la cierre (las ofertas fuera de plazo igualmente se rechazan). Cerrar deja de admitir ofertas y permite adjudicar; los proveedores conservan su enlace para leer el resultado. En su página, la licitación figura como Abierta mientras admite ofertas y luego con su estado real (Cerrada, Adjudicada o Cancelada, sin revelar a quién se adjudicó); la cuenta atrás del plazo solo aparece mientras está abierta.
Usa la pestaña Mensajes para aclarar algo con un invitado concreto.

Resultado: Eliges al proveedor en la lista de la izquierda y le escribes; la conversación queda separada por proveedor y no la ven los demás.
El proveedor abre el enlace que recibió por correo y registra su oferta.

Resultado: Desde ese enlace el proveedor oferta sin necesidad de tener usuario en el sistema, ve solo lo que le corresponde y puede mejorar su oferta hasta el plazo.
Al vencer el plazo, cierra la licitación con Cerrar (si aún está Publicada), compara las ofertas en la pestaña Comparación y Adjudicar a un proveedor.

Resultado: La pestaña enfrenta las ofertas vigentes por proveedor y por línea: total, diferencia frente a la referencia, días de entrega, validez y versión. Al adjudicar nace la orden de compra del ganador y se avisa por correo a todos los invitados. La orden muestra en Elementos relacionados la licitación de la que nació, por su número, y quien creó la licitación recibe el aviso Tu licitación generó una orden de compra, que abre la orden. Se conserva la equivalencia original aunque la unidad haya cambiado en el producto; en ese caso no se guarda un precio nuevo con una equivalencia distinta. Los servicios se adjudican sin unidad.
Si la licitación cerró con ofertas y decides no adjudicarla, pulsa Anular, escribe el motivo y confirma.

Resultado: La licitación queda Cancelada y su detalle muestra el Motivo de la anulación, que también queda en la auditoría y que el proveedor no ve. Los invitados que la conocían reciben el correo de cancelación y su enlace muestra que fue cancelada. Si nació de una solicitud de compra, la solicitud vuelve a la bandeja para atenderse de nuevo. Sin motivo no se puede anular una licitación cerrada.
Consulta Compras → Reportes de compras → Ahorro en licitaciones.

Resultado: El reporte resume, por licitación adjudicada, cuánto se ahorró frente al precio de referencia.

Consejo: En la pestaña Invitados, Reenviar invitación manda al proveedor un enlace nuevo (el anterior deja de valer). Si la licitación ya está cerrada, adjudicada o cancelada, la acción se llama Reenviar enlace y el correo ya no invita a ofertar: le pide consultar el resultado.

Consejo: Desde el detalle de una licitación, Nuevo abre una licitación en blanco y Duplicar abre una nueva con el título, el tipo, la visibilidad de ofertas, las condiciones, las notas, la invitación automática y las líneas de la original. El plazo queda vacío para que indiques uno futuro; no se copian las ofertas, los invitados manuales, los mensajes ni el estado. No se guarda nada hasta que pulses el botón de guardar. Ambas acciones aparecen solo si puedes crear licitaciones.

Consejo: Los avisos de la campana sobre licitaciones (oferta recibida y mensaje del proveedor) llegan solo a quien tiene el permiso Licitaciones → Crear/Editar, y enlazan a la licitación.

Ten en cuenta: Si la compañía aún no completó su arranque (confirmar la configuración tributaria y, si la compañía está obligada a llevar contabilidad, configurar la contabilidad), Adjudicar (que crea la orden de compra) aparece deshabilitado y a su lado verás el enlace al paso que falta; mira Configurar la compañía y Arranque contable. Publicar, comparar y cerrar la licitación no dependen del arranque.

Ten en cuenta: Una vez publicada, la licitación ya no admite cambios en título, plazo, tipo o invitados; solo Cerrar o Anular.

Ten en cuenta: Una licitación cerrada solo se adjudica o se anula con motivo; una adjudicada ya no se anula, porque de ella nació la orden.

Preguntas frecuentes

¿Qué pasa con la solicitud mientras la licitación está en curso, si se cancela o queda desierta?

Mientras la licitación está en curso, la solicitud figura En licitación y no aparece en la bandeja. Si la licitación se anula (también cerrada con ofertas sin adjudicar), o la cierras sin ofertas, la solicitud vuelve a la bandeja de compras para atenderse de nuevo. Si se adjudica, la solicitud queda Atendida. Ver Atender la bandeja de solicitudes de compra.

¿Puedo generar una orden de compra de la misma solicitud mientras se licita?

No: una solicitud produce una sola orden o licitación a la vez. La orden del ganador nace al adjudicar.