Compras

Registrar una compra sin factura

Registra una compra que no tiene comprobante: todo lo económico queda en Kronos, pero lo tributario se ajusta —no va al ATS ni al formulario 104, el IVA se suma al costo y el gasto es no deducible—.

Antes de empezar

Pasos

  1. Entra en Compras → Compras, pulsa Nuevo, elige Compra directa y desmarca Requiere factura del proveedor.

    Resultado: Aparece el aviso de Sin factura y desaparece la sección de Sustento tributario: sin comprobante no hay sustento que declarar. Las líneas se teclean, como en una compra que espera su factura.

    Ten en cuenta: Sin factura: la compra no irá al ATS ni al formulario 104, el IVA pagado se suma al costo y el gasto se registra como no deducible.

  2. Elige el Proveedor, la Fecha de la compra, la Bodega que recibe, teclea las líneas y, en Pago, elige A crédito o Pagada ahora.

    Resultado: Todo lo económico funciona igual que en una compra con factura: el stock entra a la bodega, el pago se registra, se puede devolver mercadería y se puede reversar. El pago, si lo haces en el acto, es por el total de la compra: sin comprobante no hay retención (07).

    Consejo: El paso a paso de la pantalla está en Registrar una compra directa sin orden.

  3. Pulsa Registrar compra directa (o Registrar y pagar) y abre el detalle de la compra.

    Resultado: El detalle muestra, en Comprobante, Factura del proveedor: Sin factura. En Compras → Compras, la columna Comprobante la marca Sin factura y el filtro Factura del proveedor la reúne con las que esperan su factura.

  4. Si después aparece la factura, ábrela en Tributario → Comp. recibidos y pulsa Vincular a una compra directa (o, en el detalle de la compra, Vincular factura).

    Resultado: La compra pasa a Con factura, vuelve a ser deducible y entra al ATS y al formulario 104. Si el sustento del comprobante da derecho a crédito, el IVA que se había sumado al costo se recupera como crédito tributario. Los pasos están en Vincular una factura a una compra directa.

    Consejo: Vincular no es obligatorio. Tampoco hace falta emitir una liquidación de compra (03): es una opción que puedes usar si corresponde, nunca un paso previo.

Qué cambia con el IVA y la deducibilidad

Una compra sin factura no da crédito tributario de IVA. Los bienes entran al inventario o al activo fijo con el IVA pagado sumado a su costo. Los servicios, los gastos y las líneas libres se registran en la cuenta Compras y gastos sin comprobante, que es un gasto no deducible. En Contabilidad → Conciliación tributaria, esos gastos entran solos a los gastos no deducibles; el costo de los bienes comprados sin comprobante aparece como una estimación que puedes adoptar y ajustar: ver Preparar la conciliación tributaria y su provisión. Si después vinculas la factura y su sustento da derecho a crédito (01, 03 o 06), ese IVA se recupera: deja de ser costo —también el de los bienes, que baja el valor del inventario— y pasa a crédito tributario. Con un sustento sin derecho a crédito se queda en el costo, y el de un activo fijo se queda siempre en el activo.

Esperando factura no es lo mismo que sin factura

Si la compra tiene factura pero su XML todavía no llegó, no desmarques Requiere factura del proveedor: déjala Esperando factura. Su IVA queda «por sustentar» en una cuenta transitoria, y al vincular la factura pasa a crédito tributario o al costo según el sustento. Si decides que la factura no llegará, usa Desistir de la factura: la compra pasa a Sin factura y ese IVA pasa a gasto no deducible.

Ten en cuenta: Una compra sin factura no tiene sustento tributario ni retención: Kronos no propone ninguna retención (07) sobre ella.

Ten en cuenta: Registrar una compra sin factura es una decisión de tu compañía: el efecto tributario —IVA al costo y gasto no deducible— lo asumes tú. Si tienes dudas, consúltalo con tu contador.

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