Compras

Vincular una factura a una compra directa

Une la factura del proveedor, cuando llega, a la compra directa que la esperaba o que registraste sin factura; o desiste de ella si no va a llegar.

Antes de empezar

Una compra directa Esperando factura o Sin factura. — Registrar una compra directa sin orden
La factura del proveedor autorizada, con su XML, sincronizada o importada en Tributario → Comp. recibidos. — Consultar y sincronizar tus documentos recibidos

Pasos

Abre la factura en Tributario → Comp. recibidos y, en la barra superior derecha, pulsa Vincular a una compra directa.

Resultado: La acción solo aparece si la factura está pendiente de registrar y hay compras directas de ese proveedor que esperaban factura o se registraron sin ella. Se abre el diálogo Vincular factura.

Consejo: Cuando llega la factura de un proveedor que tiene compras directas esperándola, recibes la notificación «Llegó la factura de una compra directa» y te lleva a este comprobante; solo avisa de las compras que esperan factura, no de las registradas sin ella. También puedes empezar desde la compra: abre su detalle y pulsa Vincular factura; entonces eliges el Comprobante del proveedor entre sus facturas pendientes.
En Compra directa, elige la compra que esperaba esta factura.

Resultado: La lista muestra cada compra con su número, fecha, total y si espera factura o no la tiene. Las que tecleaste con el mismo número de factura se marcan mismo número.
Revisa la Correspondencia de líneas: cada línea de la compra debe ir con una línea del comprobante.

Resultado: Kronos propone la correspondencia por orden y por cantidad; si hace falta, cámbiala con el selector de cada fila. Las cantidades deben coincidir en cada pareja y todas las líneas deben quedar emparejadas.

Ten en cuenta: Las cantidades no se aceptan con motivo: si el proveedor facturó otra cantidad, no se puede vincular. Corrige la compra con una reversa y regístrala de nuevo, o registra la factura como una compra distinta.
Pulsa Vincular factura.

Resultado: Si el precio, el total o el IVA del comprobante coinciden con lo registrado, la compra pasa a Con factura y el diálogo se cierra.
Si aparece El comprobante difiere de lo registrado, lee las diferencias, escribe el Motivo (de 10 a 500 caracteres) y pulsa Vincular con las diferencias aceptadas.

Resultado: Las diferencias quedan aceptadas con tu motivo, igual que en el cotejo de una orden. El saldo con el proveedor se ajusta al total del comprobante: aumenta la cuenta por pagar o, si el comprobante es menor y ya la pagaste, queda un saldo a favor del proveedor.
Comprueba el resultado en el detalle de la compra.

Resultado: La Factura del proveedor pasa a Con factura y la compra enlaza al comprobante. Si la compra esperaba su factura, el IVA que estaba «por sustentar» se reclasifica: va a crédito tributario si el sustento da derecho a crédito (01, 03, 06) o al costo o gasto en los demás casos. Si estaba Sin factura, su gasto vuelve a ser deducible y, si el sustento da derecho a crédito, el IVA que se había sumado al costo se recupera como crédito tributario: ver Qué pasa con el IVA de una compra que estaba sin factura. Si tu compañía es agente de retención, nace la propuesta de retención (07) con su plazo, como en cualquier factura registrada.

Consejo: Si pagaste la compra en el mismo paso, el pago fue por el total menos la retención propuesta: al autorizarse la retención se cierra el saldo retenido. Si la declinas con motivo, ese saldo queda por pagar al proveedor.
Si la factura no va a llegar, abre el detalle de una compra Esperando factura y pulsa Desistir de la factura. Escribe el Motivo y confirma.

Resultado: La compra pasa a Sin factura: sale del ATS y del formulario 104 y su IVA «por sustentar» pasa a gasto no deducible. El motivo queda en la auditoría. Si pagaste el neto de una retención, el saldo retenido queda por pagar al proveedor.

Ten en cuenta: Solo puedes desistir de una compra que está esperando su factura. Si la factura aparece después, aún puedes vincularla.

Qué pasa con el IVA de una compra que estaba sin factura

Al registrar una compra Sin factura, el IVA que pagaste se sumó al costo: en los bienes, al valor del inventario; en los servicios, los gastos y las líneas libres, al gasto no deducible. Al vincular su factura, lo que pasa depende del sustento tributario del comprobante. Si da derecho a crédito (01, 03 y 06; una factura sin sustento elegido conserva el crédito de siempre), el IVA se recupera como crédito tributario: el de los servicios y los gastos sale del gasto no deducible, y el de los bienes sale del costo del inventario —la parte de esos bienes que sigue en bodega baja el valor del inventario y la que ya vendiste baja el costo de ventas, de modo que el inventario vale lo mismo en la bodega y en la contabilidad—. Si no da derecho a crédito (02, 04, 05, 07 y la nota de venta), el IVA se queda en el costo, como estaba. El IVA de un activo fijo se queda siempre en el costo del activo, que ya tiene su calendario de depreciación: no se recupera. Si la compra esperaba su factura, desististe de ella y luego la vinculas con derecho a crédito, ese IVA también vuelve a crédito tributario. Si reversas la compra, la reversa deshace también esta recuperación.

Consejo: Compra directa y Línea del comprobante son listas con buscador: escribe el número, la fecha o parte de la descripción para encontrar la fila.

Preguntas frecuentes

¿Puedo vincular una factura a una compra que registré Sin factura?

Sí. Pasa a Con factura, su gasto no deducible vuelve a ser deducible y, si el sustento del comprobante da derecho a crédito (01, 03, 06), el IVA que se había sumado al costo se recupera como crédito tributario; el de los bienes baja el valor del inventario. Con un sustento sin derecho a crédito (02, 04, 05, 07) el IVA se queda en el costo, como estaba.

¿Qué pasa si la compra y el proveedor del comprobante no coinciden?

No se puede vincular: el emisor del comprobante debe ser el proveedor de la compra.

¿Por qué recibí la notificación «Llegó la factura de una compra directa»?

Porque llegó una factura de un proveedor para el que tu compañía tiene una compra directa Esperando factura. La notificación solo avisa: abre el comprobante y, si corresponde, vincúlalo; Kronos no vincula nada por su cuenta. Si el módulo Compras no está activo no se envía.

Me dice que la cuenta por pagar se está registrando.

La cuenta por pagar de una compra recién registrada tarda unos segundos en crearse. Espera un momento y vuelve a intentarlo.