Tributario

Emitir una liquidación de compra

Emite el comprobante 03 cuando compras a un proveedor del exterior o a una persona sin RUC que no puede emitirte factura. La cabecera identifica el documento con un icono, su tipo, número y estado juntos a la izquierda (sin número, el tipo aparece una sola vez junto al estado), y permanece visible al desplazarte. Volver abre las acciones por la izquierda; Guardar queda en el extremo derecho, con separadores verticales entre grupos. Las acciones del documento completo están en esa cabecera; las de cada fila permanecen junto a ella. Los datos, líneas y totales comparten una hoja con títulos y márgenes interiores uniformes.

Antes de empezar

El proveedor registrado en el catálogo con RUC, cédula, pasaporte o identificación del exterior. El consumidor final no se admite. — Crear proveedores
Tu usuario necesita el permiso Facturación → Emitir (`fiscal.emit`).
Un establecimiento y un punto de emisión activos en el encabezado: la liquidación se emite con el punto de emisión que tienes seleccionado.

Pasos

Entra en Tributario → Liquidaciones de compra y pulsa Nueva liquidación de compra.

Resultado: Se abre el borrador con tu compañía, el establecimiento y el punto de emisión activos como emisor; al crearlo, el borrador guarda esa serie y sale con ella aunque después cambies el encabezado.
Busca y selecciona el Proveedor del catálogo. Si no existe, pulsa + Nuevo proveedor: al crearlo vuelves aquí con el formulario intacto y el proveedor ya elegido.

Resultado: Debajo aparecen el tipo de identificación, la identificación y la razón social tomados de su ficha. No se teclean aquí: si algo está mal, corrígelo en la ficha del proveedor. Si el número de identificación no supera la verificación del SRI, un aviso lo dice: con la identificación confirmada como «no validada» en la ficha puedes seguir (sale con aviso); si no, hay que corregirla o confirmarla antes de guardar. Un proveedor del exterior o una persona con cédula o pasaporte no necesita nada más.
Si el proveedor tiene RUC, marca Declaro que el RUC del proveedor está suspendido.

Resultado: Esa casilla solo aparece con proveedores de RUC. Sin ella no puedes guardar: la liquidación no procede cuando el RUC del proveedor está activo, porque no sustenta crédito de IVA ni gasto deducible.

Ten en cuenta: Declara la suspensión solo si es cierta: la declaración queda en el comprobante.
Deja la Fecha de emisión vacía para usar la de hoy, o elige la fecha real de la operación (no puede ser futura ni anterior al último comprobante de su serie).

Resultado: La fecha se valida con la hora de Ecuador; las demás reglas están en La fecha de emisión de un comprobante. También decide qué IVA puedes elegir en las líneas: solo los que rigen ese día. Si la cambias y el IVA de una línea deja de regir, la fila lo marca como no vigente y te pide elegir otro.
En Detalle, pulsa Agregar línea por cada bien o servicio. Elige un producto del catálogo si existe (opcional) o escribe solo la Descripción, y completa Cant., P. unit. y Dcto.

Resultado: Cada línea lleva su propio IVA: elige la tarifa en el desplegable de la fila, que ofrece solo los IVA vigentes en la fecha de emisión (por ejemplo IVA 15 % o IVA 0 %). Una línea nueva nace sin IVA hasta que lo eliges. Al elegir un producto se rellenan la descripción y el IVA que le corresponde en esa fecha, pero no el precio: escribe lo que pagaste. La columna Precio total de la fila es sin impuestos.

Consejo: La liquidación retiene el 100 % del IVA, así que la tarifa de cada línea tiene que ser la correcta. Revisa el desglose antes de guardar.
Revisa la caja de totales a la derecha.

Resultado: Ves el subtotal de cada tarifa de IVA, el subtotal sin impuestos, el IVA y el VALOR TOTAL con los mismos rótulos del RIDE.
En Formas de pago, elige la forma de pago del catálogo del SRI y su monto. Si fue a crédito, marca Crédito con plazo e indica el plazo y su unidad.

Resultado: Con un solo pago, el monto se iguala solo al total. Si agregas más pagos, deben sumar exactamente el VALOR TOTAL.
Si lo necesitas, agrega Información adicional y pulsa Crear liquidación pendiente.

Resultado: Se abre el detalle de la liquidación en estado pendiente. Todavía no reserva número, y mientras siga pendiente puedes corregirla con Editar o eliminarla con Descartar borrador. En su detalle, el campo Número muestra el número con el que saldría si la apruebas ahora, marcado como Estimado: no se reserva, así que puede cambiar si otro comprobante de la misma serie se aprueba antes. En los listados sigue apareciendo «Sin emitir» y la clave de acceso se genera al firmar.
Revisa la liquidación y pulsa Aprobar. Se abre el diálogo Aprobar liquidación de compra.

Resultado: El diálogo muestra al proveedor, la fecha y el total, el número estimado y la línea Saldrá con fecha; si la fecha guardada no es la de hoy, ofrece Usar la fecha de hoy (márcala si el borrador quedó con una fecha vieja). Debajo, la sección Retención que sustenta esta liquidación: el Concepto de renta, el % de renta, la Operación de IVA, el % de IVA, el valor retenido de cada impuesto y el Total retenido. Parte de la configuración tributaria del proveedor y de la matriz del SRI; para un proveedor local sin RUC se propone el concepto 311. Si cambias una tarifa, la línea indica % distinto al de la tabla del SRI. Las tarifas admiten de 0 a 100 con dos decimales.

Consejo: Si el proveedor es del exterior y no tiene configuración tributaria, el formulario llega vacío con un aviso: elige el concepto de renta (los de pagos a no residentes son la serie 5xx) y completa la sección Pago al exterior. Si el diálogo avisa de algo pendiente —el certificado de firma o el secuencial de la retención—, resuélvelo antes de que el SRI autorice la liquidación.
Si el proveedor es del exterior, completa en el mismo diálogo la sección Pago al exterior: Régimen fiscal del exterior, País del pago, convenio de doble tributación, pago sujeto a retención por la norma legal (cuando no hay convenio) y régimen fiscal preferente. Elige también el Tipo de sujeto retenido (Persona natural o Sociedad): llega precargado con el que declara la ficha del proveedor y puedes cambiarlo aquí solo para esta retención. Pulsa Aprobar y emitir.

Resultado: Kronos le asigna su número a la liquidación —el diálogo te mostraba arriba el número estimado—, la firma y la envía al SRI. Si mientras tanto otro comprobante de la serie se aprobó, la liquidación sale igual con el siguiente número libre y un aviso te dice con cuál se emitió en lugar del estimado. El flujo muestra cada paso (firma, recepción, autorización y correo al proveedor). Al autorizarse puedes descargar el RIDE y el XML desde la cabecera.

Ten en cuenta: Si algo no cuadra (concepto sin elegir, tarifa fuera de rango, tipo de sujeto sin elegir o datos del exterior incompletos), el diálogo muestra el motivo y no aprueba: el SRI rechaza la retención de un proveedor del exterior sin tipo de sujeto.
Si el SRI rechaza la liquidación y queda No autorizada, abre su detalle y pulsa Corregir y reenviar.

Resultado: Se abre el diálogo Corregir y reenviar con el número de la liquidación, que no cambia, el proveedor actual y el selector Proveedor, que sí puedes cambiar. Al elegirlo te muestra los datos de su ficha (tipo de identificación, número y razón social): si el número es el equivocado, corrígelo en Editar ficha del proveedor y vuelve al diálogo. Al pulsar Corregir y reenviar, la liquidación sale otra vez con el mismo número, la misma serie y la misma clave de acceso. Mira Cuando el SRI no autoriza un comprobante.
Espera a que la liquidación quede Autorizada y luego emite su retención en dos pasos: abre el aviso Retención propuesta (o la retención en Tributario → Retenciones emitidas), pulsa Confirmar y después Aprobar y enviar al SRI.

Resultado: Cuando el SRI autoriza la liquidación, la retención a proveedor (07) que dejaste propuesta al aprobar queda lista para confirmar y te llega el aviso Retención propuesta; el plazo legal de 5 días hábiles empieza en esa autorización. Al confirmarla queda como borrador con la serie de la liquidación, y al aprobarla se firma, se envía al SRI y cita la autorización de la liquidación. En Retenciones emitidas el Comprobante sustento es el número de la liquidación, con su tipo «Liquidación de compra» debajo, y lleva a ella. Mira Emitir una retención a proveedor.

Consejo: No se puede confirmar antes de que el SRI autorice la liquidación: la retención cita su autorización.

Ten en cuenta: Si tu cuenta está en el plan gratis, el XML y el RIDE de tus comprobantes se conservan 12 meses y los más antiguos se eliminan de forma automática; los datos de cada comprobante siguen disponibles para consulta. Antes lo verás en un aviso arriba de la lista y con la marca Su XML y RIDE se eliminarán el… en cada fila o comprobante que caiga en los próximos 30 días; el enlace Exportar mis datos del aviso (solo si tienes ese permiso) te lleva a pedir una copia. Cuando ya se eliminaron, el comprobante lo indica con Archivos eliminados y quedan deshabilitadas las descargas del XML y el RIDE y el reenvío por correo. Mira Exportar los datos de tu cuenta.

Ten en cuenta: Tu plan puede limitar los comprobantes que apruebas al mes (se cuentan todos los tipos, en cualquier ambiente del SRI). Al llegar al tope, Aprobar se rechaza con el aviso «Tu plan permite emitir hasta N comprobantes al mes y ya los usaste este mes»: no se reserva número ni se envía nada al SRI, y el borrador queda intacto. Para seguir emitiendo, cambia de plan; el conteo del mes aparece en Administración → Módulos, en Límites de tu plan.

Ten en cuenta: Kronos valida la identificación del proveedor igual que la de una factura, antes de reservar el número: un RUC debe tener 13 dígitos, dígito verificador correcto y terminar en 001; una cédula, 10 dígitos con dígito verificador correcto; un pasaporte, de 3 a 20 caracteres alfanuméricos. Si no cumple, Crear liquidación pendiente, Guardar y Aprobar responden «La identificación del proveedor no es válida» y no se emite: corrígela en la ficha del proveedor. Si la norma la admite aunque el dígito no cuadre (por ejemplo, una cédula de la serie 50), confírmala en la ficha como «no validada»: la liquidación se emite igual y el formulario muestra un aviso de que el SRI podría rechazarla. La confirmación vale solo para ese número. Si el SRI ya rechazó la liquidación por la identificación del proveedor, corrige la ficha y usa Corregir y reenviar en el detalle (ver «¿Qué hago si el SRI no la autoriza?»).

Ten en cuenta: Si la compañía aún no completó su arranque (confirmar la configuración tributaria y, si la compañía está obligada a llevar contabilidad, configurar la contabilidad), Nueva liquidación de compra (y Nuevo y Duplicar en el detalle de una liquidación) aparece deshabilitado y a su lado verás el enlace al paso que falta; mira Configurar la compañía y Arranque contable. Aprobar y enviar al SRI un borrador que ya existe también exige el arranque completo: si falta un paso, el sistema te dice cuál.

Ten en cuenta: La liquidación de compra solo lleva IVA: no admite ICE ni IRBPNR en sus líneas, porque su esquema oficial no los contempla.

Ten en cuenta: Úsala solo en los casos del Art. 13 del Reglamento de Comprobantes de Venta, Retención y Documentos Complementarios: servicios de no residentes o sociedades extranjeras, y bienes o servicios de personas sin RUC o con RUC suspendido que no pueden emitir comprobantes.

Ten en cuenta: Los importes se emiten en USD. Si el pago fue en otra moneda, convierte el valor antes de capturarlo.

Ten en cuenta: Para que la liquidación sustente crédito de IVA y gasto deducible debe retenerse el 100 % del IVA y el porcentaje de renta que corresponda, y declararse y pagarse esos valores.

Ten en cuenta: Quien emite una liquidación de compra retiene siempre, aunque tu compañía no esté designada agente de retención: confirma y aprueba su retención dentro del plazo.

Preguntas frecuentes

¿Cómo descarto una liquidación de compra pendiente que ya no voy a emitir?

En el detalle de la liquidación Pendiente pulsa Descartar borrador y confirma. El borrador se elimina por completo: todavía no tenía número ni firma, así que no consume secuencial ni deja hueco en la serie del SRI, y no se puede deshacer. Pide el permiso Facturación → Emitir (`fiscal.emit`). El botón solo aparece mientras la liquidación está Pendiente: si el SRI la rechazó, usa Descartar la liquidación rechazada; una autorizada se anula.

¿Con qué número va a salir el comprobante que todavía está pendiente?

El detalle del pendiente y el diálogo de Aprobar muestran el número Estimado: el siguiente libre en la serie con que nació el borrador (establecimiento y punto de emisión), aunque tu encabezado esté ahora en otro punto. No se reserva al mirarlo, así no se pierden números; se asigna al aprobar. Si otro comprobante de esa serie se aprueba antes, el tuyo sale con el siguiente y un aviso te lo dice en ese momento. Un borrador muy antiguo sin serie guardada se estima con el punto de tu encabezado, y la nota lo indica.

¿Por qué punto de emisión sale el comprobante?

Por el que tenías elegido en el encabezado al crear el borrador: el formulario lo muestra en Emites por y el borrador guarda esa serie desde ese momento. Aunque después cambies el encabezado, o lo apruebe otra persona con otro punto, la liquidación sale con esa serie. Si al guardar el encabezado ya cambió (por ejemplo, en otra pestaña), el sistema no la crea y te avisa para que lo revises. Si el punto se desactiva antes de aprobar, el borrador ya no se puede aprobar: duplícalo y la copia toma el punto activo del encabezado.

¿Cómo hago otra liquidación parecida a una que ya emití?

En el detalle de la liquidación pulsa Duplicar: se abre el formulario de una liquidación nueva con el mismo proveedor, las mismas líneas, las formas de pago y la información adicional. La fecha de emisión es la de hoy; el número, la clave de acceso, la autorización y el estado de la original no se copian, y si el proveedor tiene RUC debes declarar de nuevo que está suspendido. Nada queda guardado hasta que pulses Crear liquidación pendiente, y puedes duplicar una liquidación en cualquier estado. Nuevo, junto a Duplicar, abre el formulario en blanco sin pasar por el listado. Ambas acciones aparecen solo si tienes el permiso Facturación → Emitir.

¿Qué datos van en la «Información adicional» de mis comprobantes?

Mira qué datos van en la «Información adicional»: los campos de la compañía y el correo del destinatario vienen cargados; puedes cambiar su valor, pero no quitarlos.

¿Qué efectos tiene una liquidación autorizada y dónde los veo?

Al autorizarse, Kronos registra sola la compra de esa operación y su cuenta por pagar, y deja su retención (07) lista para que la confirmes. En Elementos relacionados, arriba del detalle, ves el proveedor, la Compra, la Cuenta por pagar y el Asiento de la deuda, cada uno con su número y un enlace para abrirlo; aparecen cuando la liquidación ya está autorizada y tu rol puede ver Compras, Cuentas por pagar y Contabilidad (sin el permiso de un módulo, su entrada no se muestra). Pueden tardar unos segundos en aparecer después de la autorización, y el asiento se indica como «aún no disponible» hasta que se publica. Si la compra o la cuenta por pagar ya no están vigentes, el estado queda junto al número. En el listado de Liquidaciones de compra, la columna Compra enseña el número de esa compra con un enlace (solo el número si no puedes ver Compras; «Sin compra» mientras no exista). Con Ver flujo de la operación ves además la retención y el resto del árbol, y desde cualquiera de ellos puedes volver a la liquidación. En Compras, la compra se rotula «Liquidación de compra 001-901-…» y lleva a este detalle.

¿Por qué no me deja guardar si el proveedor tiene RUC?

Porque un proveedor con RUC activo emite su propia factura. Solo procede la liquidación si su RUC está suspendido y tú lo declaras con la casilla correspondiente; si no, pídele su factura.

¿Puedo liquidar a un proveedor extranjero?

Sí. Regístralo en el catálogo con su pasaporte o identificación del exterior y elígelo igual que a cualquier otro proveedor; no necesita declaración de RUC.

¿Qué hago si el SRI no la autoriza?

Abre el detalle: una banda roja explica el rechazo. Si el problema es la identificación del proveedor, pulsa Corregir y reenviar: eliges al proveedor, el diálogo te enseña los datos de su ficha (si el número está mal, Editar ficha del proveedor abre la ficha en otra pestaña y el diálogo la relee al volver) y la liquidación sale otra vez con el mismo número, la misma serie y la misma clave de acceso. Un proveedor con RUC exige que la liquidación ya tenga declarado el RUC suspendido; si no, usa Editar. Si lo que falla son las líneas, los pagos o la información adicional, corrígelos con Editar (conserva número y clave de acceso, así que la fecha de emisión no cambia) y reenvíala con Reenviar al SRI. También puedes reenviarla tal cual o descartarla; consulta Cuando el SRI no autoriza un comprobante.

¿Dónde veo la retención de la liquidación?

En Tributario → Retenciones emitidas. Nace al aprobar la liquidación como propuesta; cuando el SRI la autoriza, la confirmas y la apruebas para enviarla. El sustento es el número de la liquidación y lleva a ella. También la ves desde el listado de Liquidaciones de compra, en la columna Retención: muestra el número de la retención (con su estado si todavía no está autorizada) o el de su propuesta, y al pulsarlo se abre; Sin retención indica que la liquidación no tiene ninguna.

¿Qué puedo hacer desde el listado de liquidaciones, sin abrir cada una?

Lo mismo que en los listados de facturas y notas: en Acciones descargas el RIDE (PDF), el XML firmado y el XML autorizado (los iconos salen deshabilitados, con su motivo, hasta que el comprobante esté firmado o autorizado), editas el borrador y abres el detalle. En el celular, el botón redondo + crea una liquidación nueva, y el botón Nueva liquidación de compra aparece arriba en pantallas grandes.

¿Por qué me dice que el IVA no está vigente?

Porque el IVA de una línea no rige en la fecha de emisión de la liquidación, o su código y su porcentaje no corresponden entre sí. Vuelve a elegir el IVA de esa línea en el desplegable: solo ofrece los vigentes en esa fecha.

¿Cómo reenvío la liquidación por correo?

En la cabecera de la liquidación autorizada pulsa Reenviar correo (requiere el permiso «Reenviar email»). Se abre el cuadro con todos los correos configurados para este comprobante: los de la fila Correo de su información adicional y además los que tiene hoy la ficha del proveedor (correo de entrega o, si no tiene, el correo principal), sin repetir. Cada correo es una etiqueta: para agregar otro, escríbelo y pulsa Enter; para quitar uno, usa la x de su etiqueta o Retroceso (entre 1 y 10, sin repetir). Al confirmar, el comprobante se envía en un solo correo a esa lista (todos en «Para») y el paso Correo al receptor se actualiza con el resultado. Los correos que escribes valen solo para ese reenvío: no cambian la ficha del proveedor; para los próximos comprobantes, actualiza el correo en la ficha. Los correos propuestos son los de la ficha del proveedor tal como estaban al abrir la página del comprobante: si cambiaste la ficha con esa página ya abierta (por ejemplo, en otra pestaña), recarga la página o vuelve a entrar al comprobante para que aparezcan los correos actuales.

¿Puedo anularla?

Sí, mientras esté autorizada y no tenga una retención vigente. Si ya emitiste la retención, anúlala primero. Mira Anular un comprobante electrónico.