Compras

Registrar una compra desde la factura del proveedor

Recibir una factura no mueve inventario ni crea la cuenta por pagar: queda pendiente hasta que registras su compra. La cabecera identifica el documento con un icono, su tipo, número y estado juntos a la izquierda, y permanece visible al desplazarte. Volver abre las acciones por la izquierda; Guardar queda en el extremo derecho, con separadores verticales entre grupos. Las acciones del documento completo están en esa cabecera; las de cada fila permanecen junto a ella. Los datos, líneas y totales comparten una hoja con títulos y márgenes interiores uniformes.

Pasos

  1. Abre la factura en Tributario → Comp. recibidos y revisa el proveedor, las líneas y los importes.

    Resultado: La cabecera identifica el tipo, número y estado, sin repetir el proveedor del comprobante. Una factura autorizada queda pendiente de registrar como compra. La llegada del XML no crea una entrada de inventario ni una cuenta por pagar.

    Consejo: Justo después de importarla, las opciones de registro pueden tardar unos segundos en aparecer. El detalle comprueba automáticamente su disponibilidad durante una espera breve; si aún no aparecen, vuelve a abrirlo.

  2. Con Compras activo, atiende el aviso Factura recibida sin camino elegido o Revisar comprobantes recibidos en Compras → Compras, y abre el comprobante.

    Resultado: El aviso se emite una sola vez por factura. En Compras → Compras, Revisar comprobantes recibidos muestra cuántos comprobantes están pendientes y abre Comp. recibidos filtrado por Origen económico: Pendiente; desde cada fila, el botón Registrar abre el registro sin entrar al detalle. El listado de compras no despliega los pendientes por defecto.

    Consejo: Si Compras no está activo, no recibes este aviso: la factura se gestiona con su cuenta por pagar.

  3. En la barra superior derecha, pulsa Registrar compra y elige Usar una orden existente si hubo orden de compra, o Registrar compra directa si no la hubo.

    Resultado: Los dos caminos crean en un mismo registro la cuenta por pagar y el asiento. La entrada al inventario nace solo por las líneas de bienes (los servicios no entran al inventario) y solo por la cantidad que aún no se había recibido, en la bodega de la orden o la predeterminada de la compañía; si la compañía o el producto exigen recepción antes de la factura, el registro no la crea y debes registrar antes la recepción de la mercadería. Al terminar, el detalle muestra el enlace a la compra y deja de ofrecer el registro.

  4. En cualquiera de los dos caminos, revisa el Sustento tributario y confírmalo.

    Resultado: Kronos propone uno según las líneas de la factura y la configuración tributaria del proveedor: servicios y otros bienes (01/02), activo fijo (03/04) o inventario (06/07), con crédito de IVA o como costo o gasto. Una nota de venta solo admite los de costo o gasto. Si lo dejas como está, se registra el propuesto. Con crédito (01, 03, 06) el IVA va a IVA crédito tributario; sin crédito (02, 04, 05, 07) se suma al costo del bien o va al gasto del servicio.

    Consejo: El sustento queda en el registro de la compra: es el que lee el ATS para esa factura. Una factura que registraste antes de esta opción sigue declarándose con el sustento 01 y con su IVA a crédito: no se rehace ningún asiento.

  5. Para registrarla y pagarla en el mismo paso, usa Registrar compra directa y pagar en la barra de acciones del comprobante, o elige Pagada ahora en la sección Pago de Registrar compra directa.

    Resultado: La compra se registra y se paga en un solo acto con el método y la cuenta que elegiste: no queda una cuenta por pagar abierta ni se abre otro formulario de pago. Con A crédito, la cuenta por pagar queda abierta (o, desde Registrar compra directa y pagar, se abre el pago con ella al terminar el registro).

    Consejo: Si tu compañía es agente de retención, el pago en el acto es por el total menos la retención propuesta; la retención (07) se emite con el comprobante.

  6. Si ya habías registrado esta compra antes, «esperando factura» o sin factura, pulsa Vincular a una compra directa en la barra superior derecha del comprobante.

    Resultado: Eliges la compra que la esperaba y confirmas la correspondencia de líneas: la factura queda asociada a esa compra en lugar de registrarse como una nueva. Los pasos están en Vincular una factura a una compra directa.

  7. Si tu compañía retiene, usa Registrar compra y retener y elige cotejo o compra directa.

    Resultado: Después de registrar la compra, Kronos espera la propuesta del 07 y abre su detalle. Generar retención continúa disponible como camino tributario directo.

Ten en cuenta: El IVA de las líneas de la factura recibida es el que tu proveedor emitió y el SRI autorizó: Kronos lo respeta tal cual y no lo compara con el catálogo de IVA vigente, así que registrar la compra nunca se bloquea por el IVA del proveedor. El selector de IVA vigente por fecha solo aplica a las compras que armas tú, como una orden de compra.

Ten en cuenta: Con Compras activo no se crea una cuenta por pagar directamente desde la factura ni se paga una factura sin registrar: primero se registra la compra.

Ten en cuenta: Importar el XML nunca registra inventario: la entrada nace al registrar la compra (solo bienes y solo lo no recibido aún) o con la recepción de mercadería.

Preguntas frecuentes

¿Dónde está el asiento contable de la deuda?

Registrada la compra, su cuenta por pagar y su asiento aparecen en la línea Elementos relacionados del detalle de la factura recibida, bajo la cabecera; el asiento como «Asiento de la deuda», con el número que abre el diario. Mientras no existe dice «Asiento aún no disponible», y sin el permiso de contabilidad dice que tu rol no permite consultarlo.

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