Ventas

Registrar un cobro

Registra un cobro desde Ventas → Cobros, aplicado a cuentas por cobrar o como registro manual sin cartera.

Antes de empezar

Una cuenta bancaria de la compañía, en dólares, donde entra el dinero. — Crear una cuenta bancaria de la compañía
Para un cobro asociado, una cuenta por cobrar con saldo pendiente. — Cobrar una cuenta por cobrar
El permiso para registrar cobros.

Pasos

Entra en Ventas → Cobros y pulsa Registrar cobro.

Resultado: Se abre un diálogo que pregunta cómo quieres registrarlo: Asociado a CxC (se aplica a una o varias cuentas por cobrar existentes) o Manual sin CxC (queda como registro sin cartera asociada). Quien no tiene permiso para registrar cobros no ve el botón. Dentro de un cobro ya existente, Nuevo y Duplicar abren el formulario manual.
Para un cobro asociado, elige Asociado a CxC. En la sección Aplicación a cartera pulsa Agregar CxC, elige la cuenta en Cuenta por cobrar 1 (se busca por número de documento) y revisa el Monto aplicado.

Resultado: Al elegir la cuenta, el Monto aplicado se llena con su saldo pendiente; puedes bajarlo para un abono parcial, nunca por encima del saldo. Puedes agregar más cuentas con Agregar CxC y quitar una con el icono de la papelera (Quitar CxC). Solo se ofrecen cuentas en la misma moneda y no se repite una cuenta. El Cliente se toma de la cuenta elegida (con varias cuentas de distintos clientes dice «Cobro múltiple») y el Monto del cobro es la suma de lo aplicado: ninguno de los dos se teclea.
En el cobro asociado, elige la Cuenta bancaria donde entra el dinero (aparece al agregar la primera cuenta por cobrar), completa Fecha, Método de pago (Efectivo, Transferencia, Tarjeta o Cheque; viene en Transferencia), Referencia y Notas, y pulsa Registrar cobro.

Resultado: El cobro queda aplicado a las cuentas elegidas: cada una baja su saldo (y queda Saldada si se pagó completa) y se genera el asiento «Cobro aplicado», con el Debe en la cuenta del banco y el Haber en Cuentas y documentos a cobrar a clientes. Vuelves al listado de cobros; el saldo de cartera puede tardar unos segundos en actualizarse.
Para un cobro manual, elige Manual sin CxC. En Datos del cobro elige el Cliente (se busca por nombre o identificación; Otro cliente (nombre manual) permite escribir el Nombre del cliente), la Fecha, el Monto, la Cuenta bancaria, el Método de pago, la Referencia y las Notas, y pulsa Registrar cobro.

Resultado: Vuelves al listado de cobros, donde el cobro aparece en estado Registrado con su número CO, vinculado al cliente del catálogo si lo elegiste. Es un registro del dinero recibido: no se aplica a ninguna cuenta por cobrar, no cambia ningún saldo de cartera y no genera asiento contable. Mientras no esté aplicado, puedes abrirlo desde Ventas → Cobros, editarlo (Editar cobro) o Desactivar el cobro.

Consejo: Si el cliente no está en el catálogo, usa + Nuevo cliente (necesitas permiso para crear clientes): al guardarlo vuelves al formulario con el cliente elegido. Lo mismo con Registrar cuenta bancaria si falta la cuenta (necesitas permiso para crear cuentas bancarias).

Ten en cuenta: La Fecha no puede ser posterior a hoy (hora de Ecuador): el calendario no deja elegir días futuros y el sistema lo rechaza si llega una. En un cobro asociado tampoco puede ser anterior a la emisión de la cuenta por cobrar que cobras.

Ten en cuenta: Por ahora solo se aceptan cobros en dólares (USD). El Monto y el Monto aplicado deben ser mayores a cero y admiten como máximo dos decimales.

Ten en cuenta: La Cuenta bancaria es obligatoria y debe ser de la compañía activa y estar en la misma moneda del cobro; el efectivo también se registra como entrada en una cuenta bancaria. Si falta la compañía activa, la cuenta bancaria o alguna de las cuentas por cobrar elegidas ya no es válida, el formulario te lo dice con un mensaje (en español o en inglés, según el idioma del portal) y no registra el cobro.

Ten en cuenta: En un cobro asociado, el total aplicado no puede superar el saldo pendiente de cada cuenta. Si el saldo cambió o tiene cobros pendientes de procesar, el sistema pide actualizar la cuenta antes de cobrar.

Ten en cuenta: Si aparece «Actualizando saldos de cartera…», el cobro ya está guardado: no lo registres otra vez. Usa Actualizar saldos para consultar.

Ten en cuenta: Un cobro manual sin cuenta por cobrar no baja ninguna deuda del cliente. Si lo que necesitas es cobrar una factura o una deuda registrada, usa Asociado a CxC: solo ese camino rebaja la cuenta y genera el asiento. Un cobro aplicado no se edita; para cambiarlo usa Corregir un cobro o Anular un cobro.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre Asociado a CxC y Manual sin CxC?

Asociado a CxC aplica el dinero a cuentas por cobrar existentes: baja su saldo, queda Aplicado (o Aplicado parcial) y genera el asiento contable. Manual sin CxC solo deja constancia del cobro de un cliente, en estado Registrado, sin tocar la cartera ni la contabilidad.

¿Puedo cobrar desde la propia cuenta por cobrar?

Sí. En el detalle de la cuenta, Registrar cobro abre un diálogo con el cliente y el saldo ya cargados: Cobrar una cuenta por cobrar.

¿Por qué no puedo escribir el cliente ni el monto en un cobro asociado?

Porque los define la cuenta por cobrar elegida: el cliente es el de la cuenta y el monto es la suma de lo aplicado. Cambia las cuentas o los Monto aplicado para modificarlos.

No veo el botón Registrar cobro.

Tu rol no tiene permiso para registrar cobros. Pídele a un administrador de tu organización que lo habilite.

¿Cómo veo el cobro que registré?

En Ventas → Cobros: Consultar cobros explica el listado, el detalle y el asiento.