Decidir el origen de los comprobantes recibidos

Pasos

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   Entra en Tributario → Comp. recibidos y, en los filtros, elige Origen económico: Pendiente. Desde Compras, pulsa Revisar comprobantes recibidos para abrir el mismo listado filtrado: el botón muestra junto a su nombre cuántos comprobantes están pendientes de registrar en la compañía activa.

   Resultado: Con Compras en tu plan, el listado de recibidos suma la columna Origen económico: Pendiente, Cotejada con compra, Compra directa, Sin efecto económico, Expediente de nómina, Ajuste de cuenta por pagar o Devolución al proveedor. Las retenciones, guías y liquidaciones no tienen origen y muestran un guion. Para una compañía agente de retención, debajo de cada factura, nota de venta o nota de débito pendiente aparece el último día del plazo de retención, calculado con 5 días hábiles desde el día hábil siguiente a la autorización; si ya pasó, se marca Retención vencida. Una nota cuyo registro fue rechazado muestra el motivo, y una en reversa lo indica. El filtro Registro reversado lista los comprobantes que tuvieron un registro reversado, cualquiera que sea su origen hoy.

   Consejo: El aviso de una factura o nota de débito pendiente te recuerda revisar el plazo legal si tu compañía debe retener. El aviso no indica por sí solo que estés obligado a emitir una retención.

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   Para tomar un pendiente sin entrar a su detalle, pulsa el botón Registrar de su fila, en la columna Acciones, y elige una opción: Cotejar con una orden, Compra directa, Registrar nota de crédito o Registrar nota de débito (en las notas 04 y 05) o Sin efecto económico.

   Resultado: Cada opción abre la misma pantalla o diálogo que en el detalle, con los datos del comprobante ya cargados: el cotejo te deja elegir la orden abierta del proveedor, la compra directa trae las líneas del XML y la nota te pide la factura que modifica. Nada se registra hasta que revisas y guardas. Sin efecto económico te pide el motivo antes de marcarlo.

   Consejo: El botón aparece solo en los comprobantes autorizados con origen Pendiente, y cada opción según tus permisos: las compras y «sin efecto económico» con permiso de escritura en compras; las notas, con permiso de escritura en cuentas por pagar.

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   Abre el detalle de una factura 01 o nota de venta 02 pendiente (electrónica o física) con la flecha de Acciones. En la barra superior derecha pulsa Registrar compra y elige si la cotejas con una orden o si la registras como compra directa.

   Resultado: Una compra ya registrada se muestra como enlace en los relacionados, sin una tarjeta que pida decidir de nuevo. Los diálogos nombran el comprobante por su tipo real —por ejemplo «Nota de venta 001-002-000000011»—. La compra crea su ciclo de inventario, cuenta por pagar y asiento, con el Sustento tributario que revisas en el diálogo. Desde el detalle también puedes usar Registrar compra y retener para continuar al 07 cuando la propuesta esté lista. Registrar pago exige una retención autorizada vigente si la compra la requiere; una retención de 0,00 también satisface esa exigencia. La cuenta por pagar conserva el número del comprobante físico o electrónico y su enlace al soporte.

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   Si registraste antes una compra directa que esperaba esta factura —o la registraste sin factura—, pulsa Vincular a una compra directa en la barra superior derecha del detalle de la factura pendiente.

   Resultado: La acción aparece solo cuando hay compras directas de ese proveedor que esperan factura o no la tienen. Kronos propone las candidatas —primero las que tecleaste con el mismo número de factura— y tú confirmas la compra y la correspondencia de líneas; nunca se vincula sola. Al terminar, la factura queda asociada a esa compra y deja de aparecer como pendiente.

   Consejo: Los pasos y las diferencias aceptadas con motivo están en Vincular una factura a una compra directa.

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   En la barra superior derecha del detalle de una nota 04 o 05 pendiente, pulsa Registrar nota de crédito o Registrar nota de débito, elige una factura autorizada del mismo proveedor y confirma.

   Resultado: La nota de crédito reduce la cuenta por pagar o queda asociada a una devolución; la nota de débito aumenta la cuenta y conserva su propio ciclo de retención. Si el proceso es rechazado, el motivo queda visible y aparece Reintentar registro.

   Consejo: La contabilidad toma las cuentas de la factura que modifica la nota. La nota de crédito sobre mercadería acredita el gasto de compras y no mueve el inventario; sobre gasto o activos fijos se reparte en las cuentas de esa factura, en proporción. La nota de débito carga su base al gasto de compras. El IVA y la cuenta por pagar son los de la factura: si la compra se registró con un sustento sin derecho a crédito (02, 04, 05 o 07), el IVA de la nota no vuelve a una cuenta de crédito que la factura nunca usó, sino que sigue a su base.

   Ten en cuenta: Si una nota de crédito excede el saldo, el sistema exige confirmar la diferencia y escribir el motivo del saldo a favor.

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   Cuando recibas una nota 04 o 05, revisa que su factura original esté sincronizada o importada en Kronos, aunque todavía no hayas registrado la nota.

   Resultado: La nota llega sola al ATS de compras con la factura que modifica y al formulario 104. Si la factura original no está en Kronos, el ATS marca la brecha purchase_modified_document_missing y no se puede presentar oficial hasta sincronizarla o importarla y re-proyectar el período.

   Consejo: Para el ATS no importa si la nota está pendiente o registrada: entra por haber sido recibida y autorizada, con el sustento y la forma de pago de su factura original.

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   Si el comprobante no representa una operación del negocio, pulsa Marcar sin efecto económico en la barra superior derecha de su detalle (o Sin efecto económico en el botón Registrar de su fila), escribe el Motivo y confirma. Para varios a la vez, márcalos en el listado de recibidos —solo se pueden seleccionar los de origen Pendiente—, pulsa Marcar sin efecto económico sobre la tabla y escribe un solo motivo para todos.

   Resultado: Queda fuera de compras, CxP e inventario, pero permanece en Tributario. El motivo es obligatorio: se guarda con el comprobante, se ve en su detalle junto a Registro en el negocio y queda en la auditoría. Si fue un error, abre su detalle, usa Reabrir y vuelve a decidir. Ocultar los pendientes en Compras no marca ningún comprobante sin efecto económico.

   Consejo: La selección y el marcado en bloque requieren permiso de escritura en compras.

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   Para deshacer una nota registrada, pulsa Reversar registro en su detalle e indica fecha y motivo.

   Resultado: Al terminar vuelve a Pendiente y el registro reversado sigue visible. Si la reversa es rechazada, corrige la causa y usa Reintentar reversa.