Tributario

Emitir una retención a un proveedor

Genera, revisa y envía al SRI el comprobante de retención sobre una factura de compra o nota de débito recibida autorizada, siempre en dos pasos: Confirmar deja el borrador para revisarlo y Aprobar y enviar al SRI lo numera, firma y envía. La cabecera identifica el documento con un icono, su tipo, número y estado juntos a la izquierda (sin número, el tipo aparece una sola vez junto al estado), y permanece visible al desplazarte. Volver abre las acciones por la izquierda; Guardar queda en el extremo derecho, con separadores verticales entre grupos. Las acciones del documento completo están en esa cabecera; las de cada fila permanecen junto a ella. Los datos, líneas y totales comparten una hoja con títulos y márgenes interiores uniformes. El total retenido se muestra en su recuadro sin un separador superior cuando no hay subtotales.

Antes de empezar

Que el SRI haya designado a tu compañía agente de retención, o que sea contribuyente especial: solo esas compañías pueden retener. La excepción es la retención sobre una liquidación de compra propia, que se emite siempre.
La factura, nota de venta, nota de crédito o nota de débito del proveedor, ya Autorizada. — Consultar y sincronizar tus documentos recibidos

Pasos

Si tu plan incluye Compras y la factura aún está pendiente, puedes pulsar Registrar compra y retener y elegir cotejo o compra directa.

Resultado: Primero se registra la operación económica y después se abre la propuesta del 07. Así la retención nace enlazada a la cuenta por pagar y sus efectos contables.

Consejo: Al importar un comprobante autorizado, sus opciones de registro pueden tardar unos segundos en aparecer; el detalle las comprueba automáticamente durante una espera breve. Si aún no aparecen, vuelve a abrir el detalle. Generar retención se mantiene como camino tributario manual cuando necesitas emitir el 07 antes de registrar la compra.
Entra en Tributario → Comp. recibidos, abre el detalle de la factura o nota de débito del proveedor (la flecha Detalle) y pulsa Generar retención, en la cabecera.

Resultado: Si todos los datos están listos, el sistema crea la propuesta de retención al instante —con la base y la tarifa que calculó según la normativa vigente— y te lleva a su detalle. El botón solo aparece si tu compañía es agente de retención. Si la factura todavía no tiene cuenta por pagar y tu plan incluye módulos de negocio, verás un aviso: esa retención no tendrá efectos en el negocio; para que los tenga, regístrala desde la compra. Si la factura ya tiene su cuenta por pagar, no hay aviso: la retención la rebaja y se contabiliza.
Si el sustento es una nota de venta física de un negocio popular, genera la retención como en una factura: Generar retención (o Registrar compra y retener) desde el detalle del comprobante. Si acabas de registrar la compra, el aviso dirá que se está procesando: espera unos segundos y la acción queda lista sola.

Resultado: La propuesta sale con el concepto 332 al 0 %, sin IVA, y con el código de sustento 02. Puedes conservar ese concepto al editar y guardar las bases de la propuesta; no necesitas sustituirlo por otro. Al emitirla, la línea del comprobante nombra el sustento como Nota de venta.
Si falta algo, se abre el diálogo Falta configuración para emitir la retención: resuelve cada punto de la lista (por ejemplo, pulsa Crear proveedor si el emisor todavía no está registrado) y pulsa Ya lo configuré, volver a comprobar.

Resultado: En cuanto todo está listo, el diálogo se cierra y la propuesta se genera.
Si la retención muestra Requiere configuración, lee el motivo y pulsa Abrir ficha tributaria del proveedor. Si falta su perfil, pulsa también Configurar retenciones para abrir la pestaña Tributario del proveedor.

Resultado: Puedes completar la configuración tributaria sin perder la solicitud. Cuando esté lista, vuelve a la retención para continuar o usa Declinar si decides no emitirla.
En el detalle de una propuesta, pulsa Editar propuesta para activar sus campos dentro del mismo documento. Puedes cambiar el concepto de renta, la operación de IVA, el sustento (uno de los siete de la Tabla 5 del ATS del SRI), el tipo de pago, la clase fiscal, las bases o el porcentaje de una línea. Pulsa Guardar y recalcular en la cabecera para aplicar los cambios, o Cancelar edición para descartarlos.

Resultado: Las bases y los porcentajes se editan alineados en la tabla de líneas, dentro de la misma hoja. El sistema parte de los porcentajes de la matriz vigente. Puedes ajustarlos entre 0 y 100, con máximo dos decimales; la línea queda marcada con % distinto al de la tabla del SRI. La base de renta no puede superar el total sin impuestos y la de IVA no puede superar el IVA causado de la factura.

Consejo: La opción Guardar también en la ficha del proveedor viene marcada. Desmárcala si el ajuste corresponde solo a esta factura. Si la dejas marcada, las demás propuestas abiertas de ese proveedor se recalculan con la ficha nueva y conservan su plazo.
Si pagas a un no residente, en Editar propuesta elige 02 · Pago al exterior y completa la sección Pago al exterior: el Régimen fiscal del exterior (régimen general, paraíso fiscal o régimen preferente), el País del pago, si aplica convenio de doble tributación —si no aplica, también si el pago está sujeto a retención por la norma legal— y si el pago es a un régimen fiscal preferente. Pulsa Guardar y recalcular en la cabecera fija. Cancelar edición, junto a Guardar, descarta lo que no hayas guardado y vuelve a la consulta. Si el proveedor tiene Identificación del exterior, elige también el Tipo de sujeto retenido (Persona natural o Sociedad); aparece precargado con el que declara la ficha del proveedor.

Resultado: Los datos quedan en la propuesta, el detalle los muestra en Solicitud de retención y viajan en el comprobante 07 y en su RIDE. El país se elige de la lista del SRI para el régimen elegido; en un paraíso fiscal se declara el país al que el SRI lo liga, según la lista vigente a la fecha de la factura.

Consejo: El SRI exige estos datos en todo pago al exterior. Si la ficha del proveedor ya indica pago al exterior, la propuesta llega sin ellos: Confirmar queda deshabilitado y un aviso, arriba de la hoja y antes de su contenido, te pide completarlos en Editar propuesta. Son de esta factura: la ficha del proveedor guarda solo el tipo de pago. El Tipo de sujeto retenido también es obligatorio con identificación del exterior (el SRI rechaza el comprobante sin él): si ni la ficha ni la propuesta lo tienen, Confirmar queda deshabilitado con un aviso arriba de la hoja y lo eliges en Editar propuesta, sin tener que ir a la ficha. Si lo cambias aquí, vale solo para esta retención.
Para cambiar el concepto de renta, en Editar propuesta abre la lista Concepto de renta y busca por código o por nombre. Están todos los conceptos de la tabla de retenciones en la fuente del SRI que tienen una tarifa única: por ejemplo 343 (otras retenciones al 1 %), 3440 (otras retenciones al 3 %), 343A (energía eléctrica), 343B (construcción), 304 a 304E (servicios donde predomina el intelecto), 309 (publicidad), 322 (seguros), la serie 323 y 324 (rendimientos financieros) y la familia 332 (compras no sujetas a retención).

Resultado: Cada concepto trae la tarifa vigente a la fecha de la factura: si el SRI la cambió el 1 de marzo de 2026, una factura anterior usa la tarifa anterior. Los conceptos al 0 % (la familia 332 y los rendimientos financieros exentos) llevan la línea en 0 % con su base, y el 07 se emite igual. Si el proveedor es RIMPE emprendedor o negocio popular, Kronos aplica el 343 o el 332 aunque elijas otro concepto.

Consejo: No aparecen los conceptos sin tarifa única ni las autorretenciones: banano (338 y 340), otras retenciones a varios porcentajes (346 y 346A), donaciones (346B y 525), autorretenciones (346C, 346D, 350 y 3481) y el impuesto único de pronósticos deportivos (3480). Transporte terrestre comercial (excepto taxis), según la resolución NAC-DGERCGC26-00000028: si eres la operadora, el 332E a tus socios va al 0 % hasta el 31 de diciembre de 2026 y al 1 % desde el 1 de enero de 2027, y Kronos lo propone según la fecha. Si eres el cliente, el 310 sale al 1 %; desde 2027, cuando el servicio se prestó con unidades de los socios de la operadora, baja la línea al 0 % y el 07 se emite igual.
Revisa la línea de IVA de la propuesta. La Operación de IVA se elige en Editar propuesta y el porcentaje sale de la tabla del SRI: 30 % en bienes, 70 % en servicios, 100 % en servicios profesionales, arriendo de inmuebles a persona natural y liquidaciones de compra, y 10 % (bienes) o 20 % (servicios y demás) cuando tu compañía y el proveedor son contribuyentes especiales. A un proveedor contribuyente especial no se le retiene IVA si tu compañía no lo es.

Resultado: Dos reglas del SRI mandan sobre esa tabla. En los contratos de construcción se retiene siempre el 30 % del IVA: también entre contribuyentes especiales y también a un proveedor contribuyente especial aunque tu compañía no lo sea. Y a las instituciones del Estado y las empresas públicas (RUC con tercer dígito 6) no se les retiene IVA, ni siquiera en construcción: la propuesta lleva solo la línea de renta, si corresponde, y bajo la cabecera una nota IVA no retenido explica el motivo. Si tampoco hay renta, la retención queda en No aplica y el motivo dice por qué.

Consejo: Kronos no puede saber si el proveedor es una compañía de aviación, una agencia de viajes que vende pasajes aéreos, un distribuidor de combustibles, una institución financiera, una emisora de tarjetas, un voceador o un exportador habitual, casos en los que el SRI tampoco retiene IVA. Si es el caso, en Editar propuesta escribe 0 en la base de la fila IVA y pulsa Guardar y recalcular: la línea de IVA se quita y queda la de renta. Si no queda ninguna línea, declina la retención con la razón.

Ten en cuenta: Si una propuesta o un borrador de construcción se creó con una tabla anterior y su línea de IVA no coincide con la vigente, el detalle lo avisa arriba de la hoja. Nada se recalcula solo: en una propuesta pulsa Editar propuesta y Guardar y recalcular; en un borrador corrige el porcentaje de la línea antes de aprobar.
Si la retención corresponde a dividendos o a un anticipo, en Editar propuesta elige el concepto de la familia de dividendos: 326 y 327 (dividendos a personas naturales residentes), 325 y 325A (anticipo de dividendos y préstamos a accionistas), 328, 329 y 331 (a sociedades y fideicomisos residentes y en acciones), 3250 (dividendo exento) o, para un no residente, la serie 504 a 504J. Ajusta la tarifa de la línea si el caso lo pide y guarda.

Resultado: La propuesta trae la tarifa base del catálogo del SRI: 12 % en el 326 y el 327; 10 % en el 504, 12 % en el 504A y 14 % en el 504B, 504C y 504D; 25 % en los anticipos (325, 325A y 504E a 504J). Los exentos (328, 329, 331, 3250) llevan la línea en 0 % con su base, y el 07 se emite igual. El 07 declara la retención en el formulario 103 (casilleros 325 a 331 para residentes y los de dividendos y anticipos de la sección de pagos al exterior para no residentes) y en el ATS con su código.

Consejo: Kronos no adivina el concepto: la norma lo fija según quién recibe el dividendo, así que lo eliges tú. Sube la línea al 14 % si la sociedad incumplió informar su composición societaria o si hay un paraíso fiscal en la cadena y el beneficiario efectivo es residente (LRTI, art. 39.2); con convenio de doble tributación, baja la tarifa a la del convenio. Estos conceptos rigen desde el 1 de septiembre de 2025 (los exentos 328, 329 y 331, desde marzo de 2024); antes de esa fecha la tabla del SRI da una tarifa a elegir que Kronos no propone.
Si el sustento es una liquidación de compra que emitiste tú, no hay nada que generar: la propuesta nace al aprobar la liquidación (en su diálogo Aprobar liquidación de compra ya la revisaste o la ajustaste). Cuando el SRI autoriza la liquidación, abre la retención, pulsa Confirmar y después Aprobar y enviar al SRI, como en cualquier otra.

Resultado: En Retenciones emitidas la encuentras con el número de la liquidación como sustento (debajo se lee «Liquidación de compra»), que lleva a ella. Al autorizarse la liquidación te llega el aviso Retención propuesta y empieza su plazo legal; antes de esa autorización no se puede confirmar. Sale con la serie de la liquidación.

Consejo: Quien emite una liquidación de compra retiene siempre (renta y 100 % del IVA), aunque la compañía no esté designada agente de retención: en este caso no aparece el aviso de que la compañía no puede confirmar.
Si el proveedor de la liquidación es un no residente, en el diálogo de aprobación (o en Editar propuesta) elige un concepto de la serie 5xx de Pago a no residentes, ajusta la tarifa de renta si corresponde (de 0 a 100 %) y completa el bloque Pago al exterior.

Resultado: La tarifa se puede dejar en 0 %, pero el convenio de doble tributación y los demás datos del exterior siguen siendo obligatorios: se informan aunque no se retenga.
Revisa el proveedor, las líneas y el total de la propuesta y pulsa Confirmar. El aviso te muestra la Serie de emisión con la que nacerá el borrador; confírmalo.

Resultado: La retención queda como borrador en la misma pantalla: todavía no reserva número ni se envió al SRI. El campo Número muestra el número con el que saldría si la apruebas ahora, marcado como Estimado (la serie es la que se fijó al confirmar): puede cambiar si otra retención de la misma serie se aprueba antes. La tabla muestra ahora las líneas del comprobante, que puedes ajustar (base y porcentaje) y guardar con Guardar cambios antes de aprobar. El plazo legal sigue contando desde la propuesta y el detalle lo sigue mostrando. Si prefieres no emitirla, pulsa Declinar antes de confirmar e indica la razón: quien generó la retención o registró la compra recibe el aviso Retención declinada con ese motivo. El aviso Retención propuesta abre directamente esta pantalla.

Consejo: La serie es la del punto de emisión que tienes elegido en el encabezado, igual que en la factura (o la de tu liquidación de compra, si la retención nace de ella). Si debe salir por otro punto, cámbialo en el encabezado antes de confirmar; si el encabezado cambia mientras el aviso está abierto, el sistema no crea el borrador y te avisa para que lo revises. Confirmar no exige el permiso de emisión: quien tenga ese permiso hará el segundo paso.
Con el borrador revisado y sin cambios pendientes de guardar, pulsa Aprobar y enviar al SRI y confirma el resumen del diálogo, que incluye el número estimado y la fecha con que saldrá.

Resultado: Si mientras tanto otro comprobante de la serie se aprobó, sale igual con el siguiente número libre y un aviso te dice con cuál se emitió en lugar del estimado. La retención nace con la fecha de hoy del día en que la confirmaste; si apruebas otro día, el diálogo lo muestra en Saldrá con fecha y ofrece Usar la fecha de hoy (mira La fecha de emisión de un comprobante). El sistema reserva el número, firma el 07 y lo envía al SRI. La misma pantalla muestra su avance hasta Autorizada, con Número, Clave de acceso y Número de autorización SRI; arriba, la línea de relacionados nombra el comprobante de sustento por su tipo —«Factura recibida» o «Nota de débito recibida»— y lleva a él.

Consejo: El plazo es de 5 días hábiles (lunes a viernes) contados desde el día hábil siguiente a la autorización SRI de la factura; el detalle muestra el último día del plazo («fin del día») y los días hábiles que quedan. Si ya venció, el diálogo muestra los días de retraso y pide marcar Entiendo que emito fuera del plazo legal una sola vez. Aprobar requiere el permiso Retenciones a proveedor → Emitir (`supplier_withholdings.emit`).
Si el SRI rechaza la retención y queda No autorizada, abre su detalle y pulsa Corregir y reenviar.

Resultado: Se abre el diálogo Corregir y reenviar con el número de la retención, que no cambia, y el proveedor del comprobante de sustento fijo: el sujeto retenido es el emisor de ese comprobante, así que no se puede elegir otro. Te muestra los datos de su ficha (tipo de identificación, número y razón social); si el número es el equivocado, corrígelo en Editar ficha del proveedor y vuelve al diálogo. Al pulsar Corregir y reenviar, la retención sale otra vez con el mismo número, la misma serie y la misma clave de acceso. Mira Cuando el SRI no autoriza un comprobante.
En la cabecera de la retención autorizada, pulsa Descargar RIDE (PDF) o Descargar XML autorizado.

Resultado: Se descarga la representación impresa (RIDE) o el XML autorizado de la retención. Una retención autorizada con importe 0,00 conserva su validez y vínculo con la obligación: no reduce la deuda ni crea un asiento de retención de valor cero, y permite pagar si no existe otro bloqueo. Puedes abrirla desde los relacionados de la cuenta por pagar.
Si necesitas anular una retención autorizada, pulsa Solicitar anulación en esa misma cabecera, escribe el motivo y sigue el estado con Consultar anulación SRI.

Resultado: El 07 usa el mismo flujo que la factura y las notas. El diálogo muestra como fecha límite el día 7 del mes siguiente, corrido al lunes si cae en fin de semana; si ya venció, advierte sin bloquear porque el SRI decide.

Consejo: La solicitud de anulación da al receptor 5 días hábiles, de lunes a viernes, para responder. Necesitas el permiso Facturación → Emitir (`fiscal.emit`). Una vez anulada, vuelve al detalle de la factura o nota de débito recibida y pulsa Generar retención para emitir la que la reemplaza; si estaba enlazada a una compra, la nueva rebaja la misma cuenta por pagar.
Para consultar todas tus retenciones, entra en Tributario → Retenciones emitidas.

Resultado: La primera columna es la fecha de creación, con hora; lo último registrado aparece arriba. Verás cada retención con su número, proveedor, el Comprobante sustento —su número y, debajo, su tipo: Factura, Nota de venta, Liquidación de compra…— con su fecha, importe y período, la Base imponible (la de renta y, si hay, la de IVA, cada una con su rótulo), lo Retenido (el total de las líneas), el estado y el plazo; desde Acciones descargas el RIDE y los XML y abres su detalle. La base y lo retenido son los de la propia retención —no el importe del sustento, que se lee junto al comprobante sustento—; una solicitud sin líneas todavía (declinada, sin configurar) los deja en «—». El listado también conserva las solicitudes de ciclos anteriores.

Consejo: Para ubicar una retención escribe parte de su número en el filtro Número (por ejemplo, los últimos dígitos). El filtro Comprobante sustento acepta el número de la factura, nota o liquidación de compra (001-001-000000123 o parte de él) y también su clave de acceso. Si el texto coincide con demasiados comprobantes, el listado te pide escribir más dígitos. El filtro Estado ofrece todos los estados de la solicitud: En evaluación, Propuesta, Requiere configuración, Declinada, No aplica, Confirmada (ya confirmaste y existe el 07, pero el SRI aún no lo autoriza: debajo del estado ves el estado del comprobante, por ejemplo Pendiente hasta que lo apruebes y envíes), Fallida (quedó detenida tras varios intentos y espera que la revises), Autorizada y Anulada. El filtro Proveedor ofrece los proveedores de las retenciones de la compañía activa —incluidos los sujetos retenidos de una liquidación de compra, aunque no tengan RUC—; elige uno y verás solo sus retenciones.
Si reversaste el registro de una nota de débito y luego volviste a registrarla, busca su número o su clave de acceso en el filtro Comprobante sustento de Retenciones emitidas y abre Detalle.

Resultado: La solicitud anterior muestra Ciclo anterior y queda solo para consulta: conserva su motivo, propuesta, plazo y, si se emitió, el comprobante 07 original. El nuevo registro tiene otra solicitud. Para continuar, vuelve al listado y abre la fila del mismo sustento que no lleva Ciclo anterior.

Consejo: La solicitud vigente de la nota es independiente de la retención de la factura original. Revisa cuál estás abriendo antes de declinar o emitir.

Ten en cuenta: Si tu cuenta está en el plan gratis, el XML y el RIDE de tus comprobantes se conservan 12 meses y los más antiguos se eliminan de forma automática; los datos de cada comprobante siguen disponibles para consulta. Antes lo verás en un aviso arriba de la lista y con la marca Su XML y RIDE se eliminarán el… en cada fila o comprobante que caiga en los próximos 30 días; el enlace Exportar mis datos del aviso (solo si tienes ese permiso) te lleva a pedir una copia. Cuando ya se eliminaron, el comprobante lo indica con Archivos eliminados y quedan deshabilitadas las descargas del XML y el RIDE y el reenvío por correo. Mira Exportar los datos de tu cuenta.

Ten en cuenta: Tu plan puede limitar los comprobantes que apruebas al mes (se cuentan todos los tipos, en cualquier ambiente del SRI). Al llegar al tope, Aprobar se rechaza con el aviso «Tu plan permite emitir hasta N comprobantes al mes y ya los usaste este mes»: no se reserva número ni se envía nada al SRI, y el borrador queda intacto. Para seguir emitiendo, cambia de plan; el conteo del mes aparece en Administración → Módulos, en Límites de tu plan.

Ten en cuenta: Kronos valida la identificación del proveedor (el sujeto retenido) igual que la de una factura, antes de reservar el número: un RUC debe tener 13 dígitos, dígito verificador correcto y terminar en 001, y una cédula 10 dígitos con dígito verificador correcto. Si no cumple, Confirmar y Aprobar y enviar responden «La identificación del proveedor no es válida» y no se emite nada: corrígela en la ficha del proveedor. Hay identificaciones que la norma admite aunque el dígito no cuadre (por ejemplo, el RUC de algunas entidades públicas, a las que sí hay que retener): abre la ficha del proveedor y confírmala como «no validada». Entonces la retención se emite igual y su detalle muestra, arriba de la hoja, el aviso de que la identificación fue confirmada como no validada y el SRI podría rechazar el comprobante. La confirmación vale solo para ese número: si cambias la identificación del proveedor, hay que confirmarla de nuevo. Si el SRI ya rechazó la retención por la identificación del sujeto retenido, no hace falta descartarla: corrige la ficha del proveedor y usa Corregir y reenviar en el detalle de la retención (ver más abajo); esa corrección sí vuelve a validar el número (un reenvío a secas no lo hace).

Ten en cuenta: Generar la retención es un documento nuevo: mientras la compañía no complete su arranque (confirmar la configuración tributaria y, si la compañía está obligada a llevar contabilidad, configurar la contabilidad), la lista de configuración que falta incluye Configuración tributaria confirmada y Contabilidad lista, cada una con su enlace al paso; mira Configurar la compañía y Arranque contable. Registrar y consultar los comprobantes recibidos no se ve afectado.

Ten en cuenta: Una propuesta que quedó sin sustento tributario no se puede confirmar: Confirmar te pide elegirlo primero. Pulsa Editar propuesta, elige el sustento de la Tabla 5 del SRI y guarda. Les pasó a las propuestas que tenían los códigos 03, 04 o 05 de la lista anterior, que no significaban lo mismo que en el SRI.

Ten en cuenta: Una nota de venta física de negocio popular usa el sustento 02 y puede proponer el concepto 332 al 0 %. Verifica que la autorización de imprenta de 10 dígitos conste en el comprobante antes de emitir.

Ten en cuenta: Si usas Generar retención antes de registrar la compra, el 07 es válido en Tributario, pero todavía no rebaja una cuenta por pagar ni produce los efectos del ciclo de compras. Al registrar la compra, Kronos intenta enlazar esa misma retención sin duplicarla.

Ten en cuenta: Si una retención rebajó una cuenta por pagar, al confirmarse su anulación se repone el saldo retenido y se revierte el asiento, aunque se hubiera generado antes de enlazar la cuenta. En el ATS deja de sumar como retención vigente y se informa como comprobante anulado.

Ten en cuenta: Puedes Reabrir una retención vigente Declinada o No aplica desde el icono de la cabecera si tienes permiso para declinar. Las que llevan Ciclo anterior no admiten cambios. Escribe una razón y, si el plazo venció, marca Entiendo que emito fuera del plazo legal. La ficha vigente del proveedor y la matriz vuelven a determinar si queda Propuesta, Pendiente de configuración o No aplica.

Ten en cuenta: No puedes reabrir si la cuenta por pagar vinculada ya tiene algún pago aplicado, aunque sea parcial. Al reabrir se vuelve a exigir la retención antes de pagar cuando corresponde; el cambio en la cuenta puede tardar unos segundos.

Ten en cuenta: Si el SRI rechazó el 07 por la identificación del sujeto retenido, no hace falta descartarlo: en el detalle pulsa Corregir y reenviar. El diálogo muestra el proveedor del comprobante de sustento, fijo, con los datos de su ficha (tipo de identificación, número y razón social): la retención solo se corrige con ese mismo proveedor porque el sujeto retenido es el emisor del comprobante que sustenta, y con otro el ATS de compras no cuadraría con el de retenciones. Si el número está mal, pulsa Editar ficha del proveedor (se abre en otra pestaña), corrígelo allí y vuelve al diálogo: la ficha se relee sola. Al Confirmar una retención generada a mano desde un comprobante recibido, Kronos la enlaza con la ficha del emisor si tienes un único proveedor activo con ese número exacto de identificación. Si el emisor no está registrado, está inactivo o hay más de una ficha con ese número, la retención queda sin enlace: el diálogo lo avisa, esta corrección no está disponible y la salida es descartarla (también las retenciones que ya estaban confirmadas sin enlace). Para evitarlo, registra al proveedor antes de confirmar. Al confirmar, el sujeto retenido de la retención toma los datos de la ficha, el número pasa por la misma validación que al confirmar y la retención sale otra vez con el mismo número, la misma serie y la misma clave de acceso. Se corrige el sujeto retenido; las líneas se corrigen en la misma pantalla y la fecha de emisión no cambia. Pide Facturación → Emitir (`fiscal.emit`) y Retenciones a proveedor → Emitir (`supplier_withholdings.emit`), los mismos permisos de reenviar o descartar.

Ten en cuenta: Si el SRI rechazó un 07 de un proveedor del exterior por no traer el tipo de sujeto, no hace falta descartarlo: en su detalle elige el Tipo de sujeto retenido junto a las líneas, pulsa Guardar cambios y luego Reenviar al SRI; sale con el mismo número. Si no lo eliges, el reenvío toma el de la ficha del proveedor.

Ten en cuenta: El pago al exterior (régimen, país y convenio) se edita solo en la propuesta. Si el SRI no autoriza el 07 por esos datos, descarta la retención rechazada: la solicitud vuelve a proponerse y en Editar propuesta completas los datos corregidos antes de emitir la sustituta.

Ten en cuenta: En los conceptos 327, 504A y 504D, el ATS y el comprobante piden además la fecha de pago del dividendo, el impuesto a la renta pagado por la sociedad y el año en que se generaron las utilidades. Kronos todavía no los captura en la propuesta: complétalos en el DIMM antes de presentar el ATS.

Ten en cuenta: La configuración tributaria de la propuesta (concepto, operación de IVA, sustento, pago al exterior) solo se edita mientras está Propuesta. Después de Confirmar, en el borrador se ajustan la base y el porcentaje de cada línea. Una vez autorizada, la retención ya no se puede modificar.

Ten en cuenta: El vencimiento no bloquea la emisión. Kronos te permite continuar, pero te sugiere solicitar una nueva factura al proveedor y deja registrada tu aceptación de la emisión tardía.

Ten en cuenta: Anular el comprobante 07 no falla si no existe una solicitud de retención enlazada o si esa solicitud ya está en otro estado. La anulación fiscal se registra y la respuesta explica que la solicitud no se modificó.

Ten en cuenta: Cada nota de débito registrada sobre una compra conserva su propia retención, separada de la retención de la factura original. Si tu compañía debe retener, el pago queda pendiente hasta autorizar esa retención o decidir No aplica o Declinar. Si su 07 ya está autorizado, confirma primero su anulación antes de reversar el registro de la nota. Registrar de nuevo la nota no reutiliza ese 07 ni borra su historia.

Ten en cuenta: Si generaste la retención desde el comprobante recibido y después registras su compra, la cuenta por pagar de la compra toma esa misma retención: conserva su estado, su plazo y su propuesta, y no se crea otra. Si ya estaba Autorizada, rebaja la cuenta por pagar y se contabiliza en ese momento.

Ten en cuenta: Si la retención generada antes no corresponde a la compra registrada (otro periodo, otro importe u otro proveedor), no se enlaza y recibes el aviso Retención sin enlazar a la compra. Revisa la retención —anúlala si no corresponde— y el registro de la compra.

Ten en cuenta: Si el emisor anula en el SRI la factura o la nota sobre la que quieres retener, el comprobante recibido pasa a Anulado y deja de admitir retención: el botón Generar retención ya no aparece. Una retención ya emitida sobre ese comprobante no se anula sola: recibes el aviso Compra con sustento anulado con su número y debes anularla en el SRI con Solicitar anulación desde su detalle (en línea hasta el día 7 del mes siguiente a su emisión).

Ten en cuenta: Una compra directa Esperando factura todavía no tiene comprobante sobre el que retener: su propuesta de retención nace cuando vinculas la factura, con su plazo de 5 días hábiles. Si la pagaste en el mismo paso, el pago fue por el total menos la retención propuesta y, al autorizarse el 07, se cierra el saldo retenido; si declinas la propuesta con motivo, ese saldo queda por pagar al proveedor. Una compra Sin factura no genera retención. Ver Vincular una factura a una compra directa.

Ten en cuenta: Justo después de registrar una compra, su cuenta por pagar tarda unos segundos en crearse. Si en ese momento pulsas Generar retención, verás que la compra se está registrando: espera un momento y vuelve a intentarlo.

Preguntas frecuentes

¿Con qué número va a salir el comprobante que todavía está pendiente?

El detalle del pendiente y el diálogo de Aprobar muestran el número Estimado: el siguiente libre en la serie con que nació el borrador (establecimiento y punto de emisión), aunque tu encabezado esté ahora en otro punto. No se reserva al mirarlo, así no se pierden números; se asigna al aprobar. Si otro comprobante de esa serie se aprueba antes, el tuyo sale con el siguiente y un aviso te lo dice en ese momento. Un borrador muy antiguo sin serie guardada se estima con el punto de tu encabezado, y la nota lo indica.

¿Dónde está el asiento contable de este documento?

Está en la línea Elementos relacionados, bajo la cabecera, como «Asiento de la retención»: con el número del asiento es un enlace que abre el diario. Mientras no existe dice «Asiento aún no disponible», y sin el permiso de contabilidad dice que tu rol no permite consultarlo.

¿Qué datos van en la «Información adicional» de mis comprobantes?

Mira qué datos van en la «Información adicional»: los campos de la compañía y el correo del destinatario vienen cargados; puedes cambiar su valor, pero no quitarlos.

¿Qué fechas muestra el listado de Retenciones emitidas?

La primera columna, Fecha de creación, es el instante (con hora) en que se registró la solicitud. Fecha de emisión es la de la propia retención, la misma de su RIDE y su clave de acceso; mientras la retención es una propuesta sin emitir aparece —. La fecha de la factura del proveedor aparece en la columna Comprobante sustento, bajo su número y junto al periodo fiscal. El filtro Emisión busca por esa misma Fecha de emisión de la retención (no por el día en que se creó): el día de inicio y el de fin entran en el rango, y una retención que todavía es propuesta, sin fecha de emisión, no aparece al filtrar por rango. En el detalle pasa lo mismo: Fecha de emisión es la de la retención (no aparece mientras es propuesta) y Fecha del comprobante sustento es la de la factura del proveedor.

¿Qué pasa si el SRI no autoriza la retención?

Queda como No autorizada y la corriges y reenvías desde su propio detalle: mira Cuando el SRI no autoriza un comprobante.

¿Por qué punto de emisión sale la retención?

Por el que tienes elegido en el encabezado al pulsar Confirmar: en ese momento nace el borrador de la retención y guarda esa serie, igual que la factura y las notas guardan la suya al crear el borrador; con el punto 002 seleccionado, el número sale 001-002-…. La retención de una liquidación de compra propia sale por la serie de esa liquidación. Su detalle, su RIDE y su correo muestran los datos de ese establecimiento, y si el SRI la rechaza se reenvía con el mismo número aunque después cambies el punto del encabezado.

¿Dónde reviso si se envió la retención por correo?

En el detalle de una retención autorizada, el cuarto paso del Flujo SRI, Correo al receptor, resume el último envío y, debajo, muestra una fila por destinatario (con varios, el comprobante sale en un solo correo con todos en «Para») con un icono (verde si salió, rojo si falló), su correo, el estado y la fecha. Enviado significa que el proveedor de correo aceptó el mensaje; Kronos no recibe confirmación de lectura ni de entrega. Entregado solo aparece cuando el proveedor registra esa confirmación. Falló aparece si el correo no salió o rebotó para algún destinatario (el resumen indica cuántos fallaron) y en rojo se explica el motivo. Si la contraparte no tiene correo registrado (por ejemplo, consumidor final), no hay a quién enviarlo: el paso queda Omitido, en gris y sin error, y la fila dice Sin correo de destinatario. El RIDE queda generado y puedes descargarlo desde el mismo comprobante.

¿Cómo reenvío la retención por correo?

En la cabecera de la retención autorizada pulsa Reenviar correo (requiere el permiso «Reenviar email»). Se abre el cuadro con todos los correos configurados para este comprobante: los de la fila Correo de su información adicional y además los que tiene hoy la ficha del proveedor (correo de entrega o, si no tiene, el correo principal), sin repetir. Cada correo es una etiqueta: para agregar otro, escríbelo y pulsa Enter; para quitar uno, usa la x de su etiqueta o Retroceso (entre 1 y 10, sin repetir). Al confirmar, el comprobante se envía a esa lista y el paso Correo al receptor se actualiza con el resultado; si el envío falla, el aviso lo indica. Los correos que escribes valen solo para ese reenvío: no cambian la ficha del cliente o proveedor; para los próximos comprobantes, actualiza el correo en la ficha. Los correos propuestos son los de la ficha del proveedor tal como estaban al abrir la página del comprobante: si cambiaste la ficha con esa página ya abierta (por ejemplo, en otra pestaña), recarga la página o vuelve a entrar al comprobante para que aparezcan los correos actuales.

¿Por qué no veo el botón Generar retención en una factura de compra?

Solo aparece si tu compañía está calificada como agente de retención ante el SRI; si no calificas, el sistema no te deja retener. Tampoco aparece mientras la factura o nota de débito tenga una retención emitida en autorización o autorizada: la encuentras en el enlace Retención emitida del detalle. Si esa retención se anula, el botón vuelve y genera una retención nueva; la anulada se conserva en el historial.

¿Cuánto IVA se retiene en un contrato de construcción?

Siempre el 30 % del IVA causado, según el artículo 7 de la resolución NAC-DGERCGC20-00000061 del SRI: aplica entre contribuyentes especiales y también cuando el proveedor es contribuyente especial y tu compañía no. La única excepción es que el constructor sea una institución del Estado o una empresa pública, caso en el que no se retiene IVA.

¿Por qué una retención a una entidad pública no lleva IVA?

Porque el SRI no retiene IVA a las instituciones del Estado ni a las empresas públicas. Kronos las reconoce por el tercer dígito 6 de su RUC y deja solo la línea de renta, con la nota IVA no retenido que explica el motivo. Si además no corresponde renta, la retención queda en No aplica con ese motivo.

¿En qué cuentas se contabiliza la retención?

Desde el 29 de septiembre de 2026 el asiento separa lo retenido: el IVA en la cuenta de retenciones de IVA por pagar y la renta en la de retenciones de renta por pagar. Las retenciones anteriores se quedaron en la cuenta de renta, y si anulas una de ellas se revierte contra esa misma cuenta.