La fecha de emisión de un comprobante

Con qué fecha sale un comprobante

La fecha de emisión se guarda cuando creas el borrador y es la que se firma al aprobarlo: forma parte de la clave de acceso y del XML que recibe el SRI. Por eso un borrador que dejaste pendiente varios días saldría con su fecha de entonces si no la cambias.

En facturas, liquidaciones de compra, notas de crédito y notas de débito, la Fecha de emisión (o Fecha emisión) puede quedar vacía al crear el borrador: entonces se usa la fecha de hoy. Mientras el comprobante está Pendiente puedes corregirla con Editar. En una retención, la fecha es la del día en que pulsas Confirmar.

Reglas que cumple toda fecha

No puede ser futura. El sistema compara con el día de hoy en hora de Ecuador y el SRI rechaza cualquier comprobante fechado después de hoy.

Respeta el orden de la serie. Los números de una serie —el mismo tipo de comprobante, establecimiento y punto de emisión— crecen junto con las fechas. Un comprobante no puede llevar una fecha anterior a la más reciente de los que ya recibieron número en su serie, incluidos los rechazados por el SRI y los anulados. Si lo intentas, al aprobar verás un aviso con la fecha de tu comprobante y la del último de la serie, y el comprobante sigue Pendiente, sin gastar número. Series distintas no se afectan entre sí.

Una nota no puede ser anterior a su factura. La fecha de una nota de crédito o de débito no puede ser anterior a la fecha de emisión de la factura que modifica. El IVA de la nota es el de la fecha de esa factura, no el de la nota.

Un comprobante rechazado conserva su fecha. Si el SRI no autoriza un comprobante y lo corriges, sale con el mismo número y la misma fecha, porque ambos forman parte de la clave de acceso. Mira Cuando el SRI no autoriza un comprobante.

Usar la fecha de hoy al aprobar

El diálogo de Aprobar muestra la línea Saldrá con fecha con la fecha guardada en el borrador. Si esa fecha no es la de hoy, debajo aparece la casilla Usar la fecha de hoy, con la fecha de hoy entre paréntesis. Márcala y el diálogo pasa a mostrar la fecha de hoy; al aprobar, el comprobante se firma y se envía con esa fecha. Si la fecha del borrador ya es la de hoy, el diálogo solo la muestra.

La opción existe en los cinco tipos —factura, liquidación de compra, nota de crédito, nota de débito y retención— y se comporta igual. Es lo que resuelve, de un solo clic, el aviso de fecha anterior a la serie y las notas con fecha anterior a su factura: la fecha de hoy nunca precede a lo ya emitido. El cambio de fecha queda registrado en el historial del comprobante.

La casilla vale solo para esa aprobación y empieza desmarcada cada vez que abres el diálogo. Un comprobante que ya está aprobado no cambia de fecha.

Qué revisar si cambias la fecha

El IVA de cada línea se valida con la fecha con que sale el comprobante. Si una línea tiene un IVA que ya no rige en la fecha de hoy, la aprobación se detiene con un aviso: pulsa Editar, elige el IVA vigente y vuelve a aprobar. En las notas el IVA depende de la fecha de la factura que modifican, así que usar la fecha de hoy no lo cambia.

Usar la fecha de hoy no cambia la fecha del documento que sustenta el comprobante: la fecha de la factura de la que sale una nota, o la de la factura del proveedor a la que retienes, siguen siendo las originales. Tampoco cambia el plazo legal de 5 días hábiles para emitir una retención.

Ten en cuenta: Fecha y operación deben coincidir: usa la fecha de hoy solo si el comprobante se emite hoy. Si necesitas conservar la fecha real de una operación antigua, edita el borrador y elige esa fecha en lugar de usar la de hoy, siempre que respete el orden de la serie.