Tributario

Emitir una nota de crédito

Rebaja o anula una factura autorizada con una nota de crédito, envíala al SRI y descarga su RIDE.

Antes de empezar

El encabezado en la compañía de la factura, con el establecimiento y el punto de emisión por los que debe salir la nota.
Una factura Autorizada del cliente, con saldo disponible para rebajar. — Emitir una factura

Pasos

Si la nota proviene de una devolución o descuento, consulta sus enlaces en el listado o en el detalle.

Resultado: El número de la venta y el de la operación permiten abrir su origen. Una nota manual sin operación comercial se identifica de forma explícita.
En el detalle de la factura autorizada, pulsa Emitir nota de crédito. Si prefieres partir del listado, entra en Tributario → Notas de crédito, pulsa Nueva nota de crédito, busca la factura por número, cliente o fecha y pulsa el icono Seleccionar (la marca de verificación) de su fila, en la columna Acciones; si la búsqueda falla, la tabla lo dice y ofrece Reintentar.

Resultado: Se abre el formulario de la nota de crédito con la factura modificada, el cliente y las líneas de la factura ya cargadas. Si tu plan incluye módulos de negocio, una nota creada directamente aquí muestra el aviso de que no registra efectos de ventas, inventario, cuentas por cobrar ni contabilidad; un borrador nacido desde una devolución o ajuste de venta no muestra ese aviso porque conserva los efectos de su operación.
Escribe el Motivo y ajusta las líneas heredadas de la factura: baja la cantidad, el precio, el descuento o quita una línea completa. No puedes agregar una línea que no venga de la factura.

Resultado: El IVA de cada línea es el de la línea de la factura que acreditas —se muestra su código y su porcentaje, solo para leer— y no se puede cambiar, aunque hoy la tarifa sea otra. Cada línea muestra su Precio total SIN IVA; el cuadro de totales consulta el cálculo definitivo, incluidos IVA, ICE e IRBPNR y los centavos disponibles tras otras notas. Espera a que termine antes de guardar. Si cambias las líneas, vuelve a calcular; ante un error, revisa el mensaje y pulsa Reintentar cálculo. Una nota que supera la cantidad, base o impuesto disponible queda bloqueada.
Revisa la Fecha emisión. Puedes dejarla vacía o elegir otra fecha.

Resultado: Si la dejas vacía se usa la fecha de hoy. Si eliges una fecha, debe ser la fecha real de la operación: no puede ser futura ni anterior a la fecha de la factura que modifica, y tampoco anterior al último comprobante de su serie. Mira La fecha de emisión de un comprobante.
Revisa los datos y pulsa Crear nota pendiente.

Resultado: La nota queda Pendiente: todavía no reserva número, pero ya consume el saldo disponible de la factura. En su detalle, el campo Número muestra el número con el que saldría si la apruebas ahora, marcado como Estimado: no se reserva, así que puede cambiar si otro comprobante de la misma serie se aprueba antes. En los listados sigue apareciendo «Sin emitir» y la clave de acceso se genera al firmar. El detalle muestra los impuestos definitivos, incluido ICE o IRBPNR cuando corresponda.

Consejo: Mientras esté Pendiente puedes pulsar Editar y corregirla las veces que haga falta, o Descartar borrador si ya no la vas a emitir (libera el saldo de la factura). Editar y descartar piden el permiso Notas de crédito → Emitir (`credit_notes.emit`); no necesitas `fiscal.emit`.
En el detalle de la nota pendiente, pulsa Aprobar y confirma en el diálogo, que muestra el número estimado y la fecha con que saldrá.

Resultado: Si la fecha guardada en el borrador no es la de hoy, el diálogo ofrece Usar la fecha de hoy: márcala si el borrador quedó con una fecha vieja. El sistema reserva el número, firma el comprobante y lo envía al SRI. Si mientras tanto otro comprobante de la serie se aprobó, sale igual con el siguiente número libre y un aviso te dice con cuál se emitió en lugar del estimado. En unos segundos pasa a Autorizada, con su Número, su Clave de acceso y su Número de autorización SRI, y conserva el importe ya descontado del disponible de la factura. Antes de firmar vuelve a comprobar los saldos; si otra nota los consumió, revisa esta nota antes de reenviarla.
En la cabecera de la nota autorizada, pulsa Descargar RIDE (PDF) o Descargar XML autorizado.

Resultado: Se descarga la representación impresa (RIDE) o el XML autorizado de la nota de crédito.

Consejo: La cabecera identifica el documento con un icono, su tipo, número y estado juntos a la izquierda (sin número, el tipo aparece una sola vez junto al estado), y permanece visible al desplazarte. Volver abre las acciones por la izquierda; Guardar queda en el extremo derecho, con separadores verticales entre grupos. Las acciones del documento completo están en esa cabecera; las de cada fila permanecen junto a ella. Los datos, líneas y totales comparten una hoja con títulos y márgenes interiores uniformes.

Consejo: Antes de generar otra nota desde la misma factura, revisa cuánto queda disponible: las notas activas, incluidas las pendientes, lo descuentan. No puedes rebajar más cantidad, base ni impuesto que lo disponible. Editar una nota excluye su propio importe del cálculo; una nota anulada deja de consumir saldo.

Ten en cuenta: Si tu cuenta está en el plan gratis, el XML y el RIDE de tus comprobantes se conservan 12 meses y los más antiguos se eliminan de forma automática; los datos de cada comprobante siguen disponibles para consulta. Antes lo verás en un aviso arriba de la lista y con la marca Su XML y RIDE se eliminarán el… en cada fila o comprobante que caiga en los próximos 30 días; el enlace Exportar mis datos del aviso (solo si tienes ese permiso) te lleva a pedir una copia. Cuando ya se eliminaron, el comprobante lo indica con Archivos eliminados y quedan deshabilitadas las descargas del XML y el RIDE y el reenvío por correo. Mira Exportar los datos de tu cuenta.

Ten en cuenta: Tu plan puede limitar los comprobantes que apruebas al mes (se cuentan todos los tipos, en cualquier ambiente del SRI). Al llegar al tope, Aprobar se rechaza con el aviso «Tu plan permite emitir hasta N comprobantes al mes y ya los usaste este mes»: no se reserva número ni se envía nada al SRI, y el borrador queda intacto. Para seguir emitiendo, cambia de plan; el conteo del mes aparece en Administración → Módulos, en Límites de tu plan.

Ten en cuenta: En el detalle de una factura autorizada a Consumidor final, Solicitar anulación, Emitir nota de crédito y Emitir nota de débito aparecen deshabilitadas, con el motivo al pasar el cursor: la norma no permite anular, devolver ni ajustar esa factura (art. 3, NAC-DGERCGC25-00000014).

Ten en cuenta: La nota de crédito hereda el comprador de la factura que modifica y no vuelve a validar su identificación. Si la factura se emitió con una identificación confirmada como «no validada» en la ficha del cliente (la norma la admite aunque el dígito verificador no cuadre), la nota sale igual y el detalle muestra un aviso de que el SRI podría rechazarla; el diálogo de Aprobar y enviar al SRI lo repite. Una nota sobre una factura a Consumidor final sigue sin permitirse.

Ten en cuenta: Si la compañía aún no completó su arranque (confirmar la configuración tributaria y, si la compañía está obligada a llevar contabilidad, configurar la contabilidad), Nueva nota de crédito (y Nuevo y Duplicar en el detalle de una nota) aparece deshabilitado y a su lado verás el enlace al paso que falta; mira Configurar la compañía y Arranque contable. Aprobar y enviar al SRI un borrador que ya existe también exige el arranque completo: si falta un paso, el sistema te dice cuál.

Ten en cuenta: La nota de crédito lleva el IVA de la factura que modifica, con la tarifa de la fecha de esa factura: una nota sobre una factura de años atrás sale con el IVA de entonces.

Ten en cuenta: La nota conserva al comprador de la factura que modifica. La fecha de emisión forma parte de su clave de acceso y no cambia al corregir una nota rechazada.

Preguntas frecuentes

¿Cómo descarto una nota de crédito pendiente y libero el saldo de la factura?

En el detalle de la nota Pendiente pulsa Descartar borrador y confirma. El borrador se elimina por completo, no consume secuencial y la factura que modificaba recupera el saldo que la nota tenía reservado. No se puede deshacer. Pide el permiso Notas de crédito → Emitir (`credit_notes.emit`). Aplica a las notas creadas directamente desde Notas de crédito; la nota que nació de una devolución o un ajuste de venta se descarta desde su operación con Descartar nota. Si el SRI rechazó la nota, usa Descartar la nota rechazada; una autorizada se anula.

¿Con qué número va a salir el comprobante que todavía está pendiente?

El detalle del pendiente y el diálogo de Aprobar muestran el número Estimado: el siguiente libre en la serie con que nació el borrador (establecimiento y punto de emisión), aunque tu encabezado esté ahora en otro punto. No se reserva al mirarlo, así no se pierden números; se asigna al aprobar. Si otro comprobante de esa serie se aprueba antes, el tuyo sale con el siguiente y un aviso te lo dice en ese momento. Un borrador muy antiguo sin serie guardada se estima con el punto de tu encabezado, y la nota lo indica.

¿Por qué punto de emisión sale el comprobante?

Por el que tenías elegido en el encabezado al crear el borrador: el formulario lo muestra en Emites por y el borrador guarda esa serie desde ese momento. Aunque después cambies el encabezado, o lo apruebe otra persona con otro punto, la nota sale con esa serie. Si al guardar el encabezado ya cambió (por ejemplo, en otra pestaña), el sistema no la crea y te avisa para que lo revises. El encabezado debe estar en la compañía de la factura que modificas. Si el punto se desactiva antes de aprobar, el borrador ya no se puede aprobar: duplícalo y la copia toma el punto activo del encabezado.

¿Cómo hago otra nota de crédito parecida a una que ya emití?

En el detalle de la nota pulsa Duplicar: se abre la pantalla de una nota nueva que conserva solo el Motivo y la información adicional que escribiste; la fecha de emisión es la de hoy. La factura modificada y las líneas no se copian: busca y elige la factura de nuevo y la nota toma de ella sus líneas y el correo del cliente, como en cualquier nota nueva. Nada queda guardado hasta que pulses el botón de crear. Nuevo, junto a Duplicar, abre la pantalla en blanco sin pasar por el listado. Ambas acciones aparecen solo si tienes el permiso Notas de crédito → Emitir.

¿Qué datos van en la «Información adicional» de mis comprobantes?

Mira qué datos van en la «Información adicional»: los campos de la compañía y el correo del destinatario vienen cargados; puedes cambiar su valor, pero no quitarlos.

¿Qué pasa con el ICE y el IRBPNR de la factura?

Si la línea de la factura lleva ICE o IRBPNR, la nota los acredita en proporción a la cantidad que devuelves, tal como se cobraron (un ICE mixto de bebidas alcohólicas acredita sus dos partes, la ad valorem y la específica), y el IVA se calcula sobre el valor devuelto más ese ICE. Cada nota consume el saldo real de cada componente del impuesto. La última devolución parcial absorbe el residuo de redondeo: por ejemplo, ICE $60,93 se reparte en $30,47 y $30,46, no en dos importes de $30,47. En el comprobante enviado al SRI, el ICE mixto se unifica con la base y tarifa ad valorem y el valor sumado; el RIDE identifica ese valor como total mixto o ajustado. No se editan: Kronos consulta el cálculo antes de guardar y los incluye en el resumen. El último tramo usa el residual real; por ejemplo, IVA $2,85 se acredita como $1,43 y $1,42. El guardado vuelve a comprobar el disponible para evitar que dos notas lo consuman a la vez. Si necesitas rebajar el precio de una línea con ICE o IRBPNR, la base del ICE no admite descuentos: corrígela con una devolución.

¿Por qué no puedo cambiar el IVA de una línea de la nota de crédito?

Porque la nota acredita lo que la factura cobró, con el mismo código y porcentaje de IVA de esa línea; el sistema rechaza una línea con un IVA distinto del de la factura. Si necesitas una línea con otro IVA, es otro concepto: emítelo en otro comprobante.

¿Qué pasa si el SRI no autoriza la nota de crédito?

Queda como No autorizada y la corriges y reenvías desde su propio detalle: mira Cuando el SRI no autoriza un comprobante. Si el motivo es la identificación del receptor, ten presente que la nota de crédito lleva el mismo receptor que la factura que modifica, tal como quedó firmado en esa factura, y no se puede cambiar: Kronos no vuelve a leer la ficha del cliente al reenviarla. Corregir la ficha no cambia esta nota ni las demás que emitas contra esa factura. Reenviarla tal cual solo sirve si el SRI falló por otra causa; si el receptor es lo que está mal, descártala y consulta con tu contador cómo regularizar la factura.

¿Dónde reviso si se envió la nota de crédito por correo?

En el detalle de una nota autorizada, el cuarto paso del Flujo SRI, Correo al receptor, resume el último envío y, debajo, muestra una fila por destinatario (con varios, el comprobante sale en un solo correo con todos en «Para») con un icono (verde si salió, rojo si falló), su correo, el estado y la fecha. Enviado significa que el proveedor de correo aceptó el mensaje; Kronos no recibe confirmación de lectura ni de entrega. Entregado solo aparece cuando el proveedor registra esa confirmación. Falló aparece si el correo no salió o rebotó para algún destinatario (el resumen indica cuántos fallaron) y en rojo se explica el motivo. Si la contraparte no tiene correo registrado (por ejemplo, consumidor final), no hay a quién enviarlo: el paso queda Omitido, en gris y sin error, y la fila dice Sin correo de destinatario. El RIDE queda generado y puedes descargarlo desde el mismo comprobante.

¿Cómo reenvío la nota de crédito por correo?

En la cabecera de la nota de crédito autorizada pulsa Reenviar correo (requiere el permiso «Reenviar email»). Se abre el cuadro con todos los correos configurados para este comprobante: los de la fila Correo de su información adicional y además los que tiene hoy la ficha del cliente (correo de entrega o, si no tiene, el correo principal), sin repetir. Cada correo es una etiqueta: para agregar otro, escríbelo y pulsa Enter; para quitar uno, usa la x de su etiqueta o Retroceso (entre 1 y 10, sin repetir). Al confirmar, el comprobante se envía a esa lista y el paso Correo al receptor se actualiza con el resultado; si el envío falla, el aviso lo indica. Los correos que escribes valen solo para ese reenvío: no cambian la ficha del cliente o proveedor; para los próximos comprobantes, actualiza el correo en la ficha. Los correos propuestos son los de la ficha del cliente tal como estaban al abrir la página del comprobante: si cambiaste la ficha con esa página ya abierta (por ejemplo, en otra pestaña), recarga la página o vuelve a entrar al comprobante para que aparezcan los correos actuales.

¿Cómo anulo una nota de crédito ya autorizada?

Desde su detalle, con Solicitar anulación. Necesitas el permiso Facturación → Emitir (`fiscal.emit`): mira Anular un comprobante electrónico.