Tributario

Emitir una factura

Crea una factura, envíala al SRI y descarga su RIDE una vez autorizada.

Antes de empezar

Un cliente creado. — Crear clientes
Al menos un producto o servicio creado. — Crear productos
El contexto activo (compañía, establecimiento y punto de emisión) elegido arriba: la factura nace con ese punto y sale con él.

Pasos

Entra en Tributario → Facturas y pulsa Nueva factura, arriba a la derecha.

Resultado: Se abre el formulario de la factura. Elige el cliente y agrega las líneas de producto: al elegir el producto, la línea toma el IVA que le corresponde en la Fecha de emisión de la factura (por ejemplo, la tarifa general vigente ese día); si el producto no tiene un IVA vigente en esa fecha, la línea queda vacía y debes elegir el IVA con el selector de la línea, que ofrece solo los IVA vigentes en la fecha. Cada línea muestra su Precio total SIN IVA (cantidad × precio unitario − descuento; el descuento de cada línea se redondea a 2 decimales antes de calcular, así el descuento total es la suma de los descuentos de las líneas y coincide con el comprobante que recibe el SRI), y el IVA se suma una sola vez en el cuadro de totales, igual que en el RIDE. El sistema usa la unidad de venta configurada en el producto o, si no tiene una distinta, su unidad base; los servicios no llevan unidad. También calcula el subtotal, el IVA y el VALOR TOTAL, sincroniza la forma de pago con ese total y precarga como información adicional los campos de tu compañía y el correo guardado del cliente (si la ficha tiene varios, separados por punto y coma, los lleva todos y el comprobante sale en un solo correo con todos en «Para»); puedes cambiar su valor, pero no quitarlos. Si tu plan incluye módulos de negocio, una factura creada directamente aquí muestra el aviso de que no registra ventas, inventario, cuentas por cobrar ni contabilidad; un borrador nacido desde Ventas o desde la facturación de Perfiles no muestra ese aviso porque conserva los efectos de su operación. La cabecera mantiene el tipo de documento visible y agrupa su número o período y estado.
Revisa los datos y pulsa Crear factura pendiente.

Resultado: La factura queda en estado Pendiente: todavía no reserva número. En su detalle, el campo Número muestra el número con el que saldría si la apruebas ahora, marcado como Estimado: no se reserva, así que puede cambiar si otro comprobante de la misma serie se aprueba antes. En los listados sigue apareciendo «Sin emitir» y la clave de acceso se genera al firmar. La Fecha de emisión es opcional; si la dejas vacía se usa la fecha de hoy. Si eliges una fecha, debe ser la fecha real de la operación y no puede ser futura.

Consejo: Mientras esté Pendiente puedes pulsar Editar y corregirla las veces que haga falta, o Descartar borrador si ya no la vas a emitir; el número se reserva solo al aprobarla.

Ten en cuenta: Si una línea lleva ICE o IRBPNR, Kronos calcula esos impuestos mientras armas la factura: la caja de totales los desglosa y el VALOR TOTAL los incluye, y el pago único se ajusta a ese total. Mientras el cálculo llega, el botón de crear espera un instante; si no es posible calcularlos (por ejemplo, la compañía no tiene activada la marca del ICE), el formulario muestra el motivo.
En el detalle de la factura pendiente, pulsa Aprobar y confirma en el diálogo, que muestra el número estimado y la fecha con que saldrá.

Resultado: Si la fecha guardada en el borrador no es la de hoy, el diálogo te lo dice en Saldrá con fecha y ofrece Usar la fecha de hoy; márcala si quieres emitir con la fecha de hoy. Si mientras tanto otro comprobante de la serie se aprobó, sale igual con el siguiente número libre y un aviso te dice con cuál se emitió en lugar del estimado. El sistema reserva el número, firma electrónicamente el comprobante y lo envía al SRI, un paso tras otro. En unos segundos la factura pasa a Autorizada, con su Número, su Clave de acceso y su Número de autorización SRI.
En la cabecera de la factura autorizada, pulsa Descargar RIDE (PDF) o Descargar XML autorizado.

Resultado: Se descarga la representación impresa (RIDE) o el XML autorizado de la factura. Esta emisión solo tiene efecto tributario.

Consejo: La cabecera identifica el documento con un icono, su tipo, número y estado juntos a la izquierda (sin número, el tipo aparece una sola vez junto al estado), y permanece visible al desplazarte. Volver abre las acciones por la izquierda; Guardar queda en el extremo derecho, con separadores verticales entre grupos. Las acciones del documento completo están en esa cabecera; las de cada fila permanecen junto a ella. Los datos, líneas y totales comparten una hoja con títulos y márgenes interiores uniformes.

Consejo: Aprobar es un único paso tras confirmar el diálogo: reserva el número, firma y envía al SRI seguidos, sin nada más que completar a mano.

Ten en cuenta: Si tu cuenta está en el plan gratis, el XML y el RIDE de tus comprobantes se conservan 12 meses y los más antiguos se eliminan de forma automática; los datos de cada comprobante siguen disponibles para consulta. Antes lo verás en un aviso arriba de la lista y con la marca Su XML y RIDE se eliminarán el… en cada fila o comprobante que caiga en los próximos 30 días; el enlace Exportar mis datos del aviso (solo si tienes ese permiso) te lleva a pedir una copia. Cuando ya se eliminaron, el comprobante lo indica con Archivos eliminados y quedan deshabilitadas las descargas del XML y el RIDE y el reenvío por correo. Mira Exportar los datos de tu cuenta.

Ten en cuenta: Tu plan puede limitar los comprobantes que apruebas al mes (se cuentan todos los tipos, en cualquier ambiente del SRI). Al llegar al tope, Aprobar se rechaza con el aviso «Tu plan permite emitir hasta N comprobantes al mes y ya los usaste este mes»: no se reserva número ni se envía nada al SRI, y el borrador queda intacto. Para seguir emitiendo, cambia de plan; el conteo del mes aparece en Administración → Módulos, en Límites de tu plan.

Ten en cuenta: Kronos valida la identificación del comprador antes de reservar el número: un RUC debe tener 13 dígitos, dígito verificador correcto y terminar en 001; una cédula, 10 dígitos con dígito verificador correcto; un pasaporte, de 3 a 20 caracteres alfanuméricos; y Consumidor final va siempre con tipo 07 e identificación 9999999999999. Si no cumple, Crear, Guardar y Aprobar responden «La identificación del comprador no es válida» y no se emite: corrígela en la ficha del cliente. Hay identificaciones que la norma admite aunque el dígito verificador no cuadre (por ejemplo, el RUC de algunas entidades públicas o una cédula de la serie 50): abre la ficha del cliente y confírmala como «no validada». Entonces la factura se emite igual —también cuando nace de una venta o al corregir el receptor de una factura rechazada—, el formulario y el detalle muestran un aviso de que la identificación fue confirmada como no validada y el SRI podría rechazar el comprobante, y el diálogo de Aprobar y enviar al SRI lo repite. Si el número no está confirmado, el formulario lo bloquea y te dice dónde confirmarlo. La confirmación vale solo para ese número: si cambias la identificación del cliente, hay que confirmarla de nuevo. Una forma inválida (longitud, un RUC que no termina en 001) se rechaza siempre.

Ten en cuenta: Una factura a Consumidor final no se puede anular una vez autorizada (art. 3, NAC-DGERCGC25-00000014) y, sin anularla, tampoco se puede devolver. Kronos lo avisa al elegir Consumidor final en el formulario y de nuevo en el diálogo de Aprobar: no impide seguir, pero revisa cliente, líneas y totales antes de aprobar. Mientras la factura esté Pendiente puedes Editar o Descartar borrador; si el SRI la rechaza, corrige y reenvía.

Ten en cuenta: Si la compañía aún no completó su arranque (confirmar la configuración tributaria y, si la compañía está obligada a llevar contabilidad, configurar la contabilidad), Nueva factura (y Nuevo y Duplicar en el detalle de una factura) aparece deshabilitado y a su lado verás el enlace al paso que falta; mira Configurar la compañía y Arranque contable. Aprobar y enviar al SRI un borrador que ya existe también exige el arranque completo: si falta un paso, el sistema te dice cuál.

Ten en cuenta: Si cambias la Fecha de emisión, las líneas cuyo IVA no esté vigente en la nueva fecha se vuelven a precargar con el IVA de su producto en ese día (o quedan vacías si no hay uno): revisa las líneas, sobre todo si eliges una fecha anterior a un cambio de tarifa.

Ten en cuenta: La autorización del SRI puede tardar unos segundos en llegar; no vuelvas a pulsar Aprobar mientras esperas.

Ten en cuenta: La fecha de emisión forma parte del comprobante: no puede ser futura ni anterior a la del último comprobante de su serie, y no se puede cambiar una vez aprobado. Elige una fecha anterior solo si corresponde a la operación real; si el borrador quedó con una fecha vieja, usa Usar la fecha de hoy al aprobar. Mira La fecha de emisión de un comprobante.

Preguntas frecuentes

¿Cómo descarto una factura pendiente que ya no voy a emitir?

En el detalle de la factura Pendiente pulsa Descartar borrador y confirma. El borrador se elimina por completo: todavía no tenía número ni firma, así que no consume secuencial ni deja hueco en la serie del SRI, y no se puede deshacer. Pide el permiso Facturación → Emitir (`fiscal.emit`). El botón solo aparece mientras la factura está Pendiente: una factura que el SRI rechazó se resuelve con Descartar la factura rechazada y una autorizada se anula. Si la factura nació de una venta, el mismo botón descarta el borrador y devuelve la venta a Confirmada (pide además el permiso de escribir ventas). Una factura generada por la facturación de un perfil no se descarta desde aquí.

¿Con qué número va a salir el comprobante que todavía está pendiente?

El detalle del pendiente y el diálogo de Aprobar muestran el número Estimado: el siguiente libre en la serie con que nació el borrador (establecimiento y punto de emisión), aunque tu encabezado esté ahora en otro punto. No se reserva al mirarlo, así no se pierden números; se asigna al aprobar. Si otro comprobante de esa serie se aprueba antes, el tuyo sale con el siguiente y un aviso te lo dice en ese momento. Un borrador muy antiguo sin serie guardada se estima con el punto de tu encabezado, y la nota lo indica.

¿Por qué punto de emisión sale el comprobante?

Por el que tenías elegido en el encabezado al crear el borrador: el formulario lo muestra en Emites por y el borrador guarda esa serie desde ese momento. Aunque después cambies el encabezado, o lo apruebe otra persona con otro punto, la factura sale con esa serie. Si al guardar el encabezado ya cambió (por ejemplo, en otra pestaña), el sistema no la crea y te avisa para que lo revises. Si el punto se desactiva antes de aprobar, el borrador ya no se puede aprobar: duplícalo y la copia toma el punto activo del encabezado.

¿Cómo hago otra factura parecida a una que ya emití?

En el detalle de la factura pulsa Duplicar: se abre el formulario de una factura nueva con el mismo cliente, las mismas líneas, las formas de pago y la información adicional. La fecha de emisión es la de hoy; el número, la clave de acceso, la autorización, el estado y los cobros de la original no se copian, ni su vínculo con una venta. Nada queda guardado hasta que pulses Crear factura pendiente, y puedes duplicar una factura en cualquier estado, también una anulada o rechazada. Nuevo, junto a Duplicar, abre el formulario en blanco sin pasar por el listado. Ambas acciones aparecen solo si tienes el permiso Facturación → Emitir.

¿Qué datos van en la «Información adicional» de mis comprobantes?

Mira qué datos van en la «Información adicional»: los campos de la compañía y el correo del destinatario vienen cargados; puedes cambiar su valor, pero no quitarlos.

¿Cómo sé de qué venta salió una factura?

En el detalle de la factura, Elementos relacionados muestra la Venta de la que nació, con su número, y te lleva a ella con un clic; en el listado de Facturas, la columna Venta la enseña igual. Una factura emitida directamente, sin venta, dice «Sin venta». Si no tienes permiso para ver ventas, el listado muestra el número sin enlace y el detalle no ofrece la venta.

¿Puedo escribir el porcentaje de IVA de una línea a mano?

No: el selector de la línea ofrece los IVA vigentes en la fecha de la factura (tarifa general, 0 %, no objeto, exento, materiales de construcción o turismo, según estén abiertos ese día) y el sistema rechaza, antes de reservar el número, una línea con un IVA que no esté vigente en esa fecha. Mira Configurar los perfiles tributarios.

¿Cómo facturo un producto con ICE o IRBPNR?

Primero configura la ficha del producto en su pestaña Impuestos especiales (mira Crear productos) y activa la marca de tu compañía en Configuración → Tributario. Luego elige el producto en la línea: debajo verás el aviso de que lleva ICE o IRBPNR, y Kronos calcula el impuesto al instante con la tarifa vigente en la Fecha de emisión. En el detalle de la factura, la columna Impuesto de cada línea muestra el ICE (con su código) y el IRBPNR con su valor, y la caja de totales los lista por separado del IVA. La base del ICE no admite descuentos: el descuento de la línea baja la base del IVA, pero no la del ICE.

¿Por qué una línea de bebida alcohólica muestra dos filas de ICE?

Porque el ICE de las bebidas alcohólicas, el alcohol y la cerveza industrial es mixto: una parte específica por litro de alcohol puro y una parte ad valorem sobre el precio por litro que supera el umbral del año. Ambas llevan el mismo código del catálogo y cada una su base, su tarifa y su valor. Si el precio por litro no supera el umbral, solo verás la fila específica. Las rebajas por ingredientes nacionales o marca nueva de cerveza afectan solo a la fila específica. En el comprobante enviado al SRI se unifican en un solo ICE con el valor de ambas partes. Cuando ese total no corresponde a una multiplicación simple, el RIDE lo identifica como valor total (mixto o ajustado) y muestra la tarifa y la base declaradas. Revisa las dos partes en el detalle de la factura.

¿Cómo se calcula el ICE de un vehículo o de un perfume?

En un vehículo el PVP sugerido de la ficha identifica el tramo y la base es ese PVP sin IVA ni ICE (nunca menos que el precio de la línea más 30 %); con al menos 3 elementos de seguridad y Euro 4 o más, Kronos descuenta el 15 % del ICE y la línea lleva la tarifa ya reducida. Un vehículo de la ficha con exención sale sin ICE. En un perfume la base es el mayor entre el PVP sin IVA ni ICE y el precio de la línea más 30 %. El PVP rige desde su fecha: un comprobante con fecha anterior no puede usarlo y el formulario lo explica.

¿Puedo corregir el valor del ICE de una línea?

Sí, en una factura pendiente que ya calculó el ICE: pulsa Editar y, bajo la línea, usa Ajustar el valor del ICE. Escribe el valor correcto y el Motivo del ajuste; el motivo es obligatorio y queda en la auditoría. La base no cambia, y el detalle muestra el valor que calculó Kronos junto al ajuste. En un ICE mixto el valor es el del ICE entero y Kronos lo reparte entre sus dos filas en proporción; ajustarlo a 0,00 con el motivo «Exención por cupo anual» deja ambas en cero y la declaración lo reconoce como exención. El IRBPNR no se ajusta: siempre es botellas por tarifa.

¿Qué pasa si el SRI no autoriza la factura?

Queda como No autorizada y la corriges y reenvías desde su propio detalle: mira Cuando el SRI no autoriza un comprobante.

¿Qué significa «Reintento SRI programado» en el detalle de la factura?

Que el SRI no respondió a tiempo o hubo un problema de conexión: el sistema vuelve a intentarlo solo, sin que hagas nada. En el flujo del SRI, el paso que se va a repetir —Envío a recepción o Envío a autorización— queda En espera (en ámbar, con un reloj), y debajo se explica qué falló y cuándo será el próximo intento.

¿Dónde reviso si se envió la factura por correo?

En el detalle de una factura autorizada, el cuarto paso del Flujo SRI, Correo al receptor, resume el último envío y, debajo, muestra una fila por destinatario (con varios, el comprobante sale en un solo correo con todos en «Para») con un icono (verde si salió, rojo si falló), su correo, el estado y la fecha. Enviado significa que el proveedor de correo aceptó el mensaje; Kronos no recibe confirmación de lectura ni de entrega. Entregado solo aparece cuando el proveedor registra esa confirmación. Falló aparece si el correo no salió o rebotó para algún destinatario (el resumen indica cuántos fallaron) y en rojo se explica el motivo. Si la contraparte no tiene correo registrado (por ejemplo, consumidor final), no hay a quién enviarlo: el paso queda Omitido, en gris y sin error, y la fila dice Sin correo de destinatario. El RIDE queda generado y puedes descargarlo desde el mismo comprobante.

¿Cómo reenvío la factura por correo?

En la cabecera de la factura autorizada pulsa Reenviar correo (requiere el permiso «Reenviar email»). Se abre el cuadro con todos los correos configurados para este comprobante: los de la fila Correo de su información adicional y además los que tiene hoy la ficha del cliente (correo de entrega o, si no tiene, el correo principal), sin repetir. Cada correo es una etiqueta: para agregar otro, escríbelo y pulsa Enter; para quitar uno, usa la x de su etiqueta o Retroceso (entre 1 y 10, sin repetir). Al confirmar, el comprobante se envía a esa lista y el paso Correo al receptor se actualiza con el resultado; si el envío falla, el aviso lo indica. Los correos que escribes valen solo para ese reenvío: no cambian la ficha del cliente o proveedor; para los próximos comprobantes, actualiza el correo en la ficha. Los correos propuestos son los de la ficha del cliente tal como estaban al abrir la página del comprobante: si cambiaste la ficha con esa página ya abierta (por ejemplo, en otra pestaña), recarga la página o vuelve a entrar al comprobante para que aparezcan los correos actuales.

¿Dónde registro el cobro de esta factura?

Esta emisión no crea una cuenta por cobrar. Para registrar la venta, su cobro y los demás efectos del negocio, crea la venta desde Ventas.