Tributario

Emitir una nota de débito

Cobra un interés de mora, un gasto financiero u otro concepto adicional sobre una factura autorizada, con su propia forma de pago. La cabecera identifica el documento con un icono, su tipo, número y estado juntos a la izquierda (sin número, el tipo aparece una sola vez junto al estado), y permanece visible al desplazarte. Volver abre las acciones por la izquierda; Guardar queda en el extremo derecho, con separadores verticales entre grupos. Las acciones del documento completo están en esa cabecera; las de cada fila permanecen junto a ella. Los datos, líneas y totales comparten una hoja con títulos y márgenes interiores uniformes.

Antes de empezar

El encabezado en la compañía de la factura, con el establecimiento y el punto de emisión por los que debe salir la nota.
Una factura Autorizada del cliente a la que quieres sumar el cobro. — Emitir una factura

Pasos

Si la nota proviene de una operación de recargo, consulta sus enlaces en el listado o en el detalle.

Resultado: El número de la venta y el de la operación permiten abrir su origen. Una nota manual sin operación comercial se identifica de forma explícita.
Si un cliente pagó tarde una factura de una gestión de perfiles, busca en el listado la nota en borrador del recargo por mora, o ábrela desde Abonos en el detalle de la cuenta por cobrar. Revisa el motivo, la forma de pago y la fecha, y pulsa Aprobar.

Resultado: La nota ya viene creada contra la factura, por el valor exacto del recargo y sin IVA («No objeto de impuesto»). El detalle muestra el enlace a la cuenta por cobrar. Nada se emite solo: la nota sigue el flujo de siempre y, al autorizarse, no cambia el saldo de la cuenta ni genera otro asiento, porque el recargo ya estaba cargado y contabilizado.

Ten en cuenta: El valor y el IVA de esta nota no se pueden cambiar. Si el recargo se revierte desde la cuenta por cobrar, el borrador se descarta; si ya se emitió, anula primero la nota. Una factura que se negoció como título comercial negociable no admite nota de débito.
En el detalle de la factura autorizada, pulsa Emitir nota de débito. Si prefieres partir del listado, entra en Tributario → Notas de débito, pulsa Nueva nota de débito, busca la factura por número, cliente o fecha y pulsa el icono Seleccionar (la marca de verificación) de su fila, en la columna Acciones; si la búsqueda falla, la tabla lo dice y ofrece Reintentar.

Resultado: Se abre el formulario de la nota de débito con la factura modificada y el cliente ya cargados. Si tu plan incluye módulos de negocio, una nota creada directamente aquí muestra el aviso de que no registra efectos de ventas, inventario, cuentas por cobrar ni contabilidad; un borrador nacido desde un ajuste de venta no muestra ese aviso porque conserva los efectos de su operación, ni el de un recargo por mora, porque el recargo ya está cargado y contabilizado.
Escribe el Motivo general y, en la tabla de motivos, pulsa Agregar motivo por cada concepto: escribe la Razón de la modificación (interés por mora, gastos de cobranza…), su Valor de la modificación SIN IVA y el IVA del motivo.

Resultado: El cuadro de totales suma en vivo el Subtotal sin impuestos, el IVA y el VALOR TOTAL, como en el RIDE: el valor de cada motivo se queda sin impuestos. A diferencia de la nota de crédito, aquí no hay tope: puedes cobrar más de lo que vale la factura original si el concepto lo justifica.

Consejo: Agrega tantos motivos como necesites; cada uno es una fila independiente que puedes quitar con el icono de basura. El selector de IVA ofrece los IVA vigentes en la fecha de la factura que modificas —no la de hoy—, y un motivo nuevo propone la tarifa general de esa fecha.
Revisa la Forma de pago, precargada desde el cliente pero editable, porque este cobro suele pagarse por un medio distinto al de la venta original.

Resultado: El total de la nota queda listo para enviarse con esa forma de pago.
Revisa la Fecha emisión. Puedes dejarla vacía o elegir otra fecha.

Resultado: Si la dejas vacía se usa la fecha de hoy. Si eliges una fecha, debe ser la fecha real de la operación: no puede ser futura ni anterior a la fecha de la factura que modifica, y tampoco anterior al último comprobante de su serie. Mira La fecha de emisión de un comprobante.
Revisa los datos y pulsa Crear nota pendiente.

Resultado: La nota queda Pendiente: todavía no reserva número. En su detalle, el campo Número muestra el número con el que saldría si la apruebas ahora, marcado como Estimado: no se reserva, así que puede cambiar si otro comprobante de la misma serie se aprueba antes. En los listados sigue apareciendo «Sin emitir» y la clave de acceso se genera al firmar.

Consejo: Mientras esté Pendiente puedes pulsar Editar y corregirla las veces que haga falta, o Descartar borrador si ya no la vas a emitir. Editar y descartar piden el permiso Notas de débito → Emitir (`debit_notes.emit`); no necesitas `fiscal.emit`.
En el detalle de la nota pendiente, pulsa Aprobar y confirma en el diálogo, que muestra el número estimado y la fecha con que saldrá.

Resultado: Si la fecha guardada en el borrador no es la de hoy, el diálogo ofrece Usar la fecha de hoy: márcala si el borrador quedó con una fecha vieja. El sistema reserva el número, firma el comprobante y lo envía al SRI. Si mientras tanto otro comprobante de la serie se aprobó, sale igual con el siguiente número libre y un aviso te dice con cuál se emitió en lugar del estimado. En unos segundos pasa a Autorizada, con su Número, su Clave de acceso y su Número de autorización SRI.
En la cabecera de la nota autorizada, pulsa Descargar RIDE (PDF) o Descargar XML autorizado.

Resultado: Se descarga la representación impresa (RIDE) o el XML autorizado de la nota de débito.

Consejo: Línea de la factura es una lista con buscador: escribe parte de la descripción de la línea para encontrarla.

Ten en cuenta: Si tu cuenta está en el plan gratis, el XML y el RIDE de tus comprobantes se conservan 12 meses y los más antiguos se eliminan de forma automática; los datos de cada comprobante siguen disponibles para consulta. Antes lo verás en un aviso arriba de la lista y con la marca Su XML y RIDE se eliminarán el… en cada fila o comprobante que caiga en los próximos 30 días; el enlace Exportar mis datos del aviso (solo si tienes ese permiso) te lleva a pedir una copia. Cuando ya se eliminaron, el comprobante lo indica con Archivos eliminados y quedan deshabilitadas las descargas del XML y el RIDE y el reenvío por correo. Mira Exportar los datos de tu cuenta.

Ten en cuenta: Tu plan puede limitar los comprobantes que apruebas al mes (se cuentan todos los tipos, en cualquier ambiente del SRI). Al llegar al tope, Aprobar se rechaza con el aviso «Tu plan permite emitir hasta N comprobantes al mes y ya los usaste este mes»: no se reserva número ni se envía nada al SRI, y el borrador queda intacto. Para seguir emitiendo, cambia de plan; el conteo del mes aparece en Administración → Módulos, en Límites de tu plan.

Ten en cuenta: En el detalle de una factura autorizada a Consumidor final, Solicitar anulación, Emitir nota de crédito y Emitir nota de débito aparecen deshabilitadas, con el motivo al pasar el cursor: la norma no permite anular, devolver ni ajustar esa factura (art. 3, NAC-DGERCGC25-00000014).

Ten en cuenta: La nota de débito hereda el comprador de la factura que modifica y no vuelve a validar su identificación. Si la factura se emitió con una identificación confirmada como «no validada» en la ficha del cliente (la norma la admite aunque el dígito verificador no cuadre), la nota sale igual y el detalle muestra un aviso de que el SRI podría rechazarla; el diálogo de Aprobar y enviar al SRI lo repite. Una nota sobre una factura a Consumidor final sigue sin permitirse.

Ten en cuenta: Si la compañía aún no completó su arranque (confirmar la configuración tributaria y, si la compañía está obligada a llevar contabilidad, configurar la contabilidad), Nueva nota de débito (y Nuevo y Duplicar en el detalle de una nota) aparece deshabilitado y a su lado verás el enlace al paso que falta; mira Configurar la compañía y Arranque contable. Aprobar y enviar al SRI un borrador que ya existe también exige el arranque completo: si falta un paso, el sistema te dice cuál.

Ten en cuenta: El IVA de la nota de débito corresponde a la fecha de la factura que modifica: si esa factura es anterior a un cambio de tarifa, el selector ofrece la tarifa que regía entonces.

Ten en cuenta: La nota de débito no tiene tope de monto: revisa bien el valor de cada motivo antes de aprobarla, porque una vez autorizada no puedes editarla.

Preguntas frecuentes

¿Cómo descarto una nota de débito pendiente que ya no voy a emitir?

En el detalle de la nota Pendiente pulsa Descartar borrador y confirma. El borrador se elimina por completo: todavía no tenía número ni firma, así que no consume secuencial ni deja hueco en la serie del SRI, y no se puede deshacer. Pide el permiso Notas de débito → Emitir (`debit_notes.emit`). Aplica a las notas creadas directamente desde Notas de débito; la nota que nació de un ajuste de venta se descarta desde su operación con Descartar nota, y la del recargo por mora se retira revirtiendo el recargo desde la cuenta por cobrar. Si el SRI rechazó la nota, usa Descartar la nota rechazada; una autorizada se anula.

¿Con qué número va a salir el comprobante que todavía está pendiente?

El detalle del pendiente y el diálogo de Aprobar muestran el número Estimado: el siguiente libre en la serie con que nació el borrador (establecimiento y punto de emisión), aunque tu encabezado esté ahora en otro punto. No se reserva al mirarlo, así no se pierden números; se asigna al aprobar. Si otro comprobante de esa serie se aprueba antes, el tuyo sale con el siguiente y un aviso te lo dice en ese momento. Un borrador muy antiguo sin serie guardada se estima con el punto de tu encabezado, y la nota lo indica.

¿Por qué punto de emisión sale el comprobante?

Por el que tenías elegido en el encabezado al crear el borrador: el formulario lo muestra en Emites por y el borrador guarda esa serie desde ese momento. Aunque después cambies el encabezado, o lo apruebe otra persona con otro punto, la nota sale con esa serie. Si al guardar el encabezado ya cambió (por ejemplo, en otra pestaña), el sistema no la crea y te avisa para que lo revises. El encabezado debe estar en la compañía de la factura que modificas. Si el punto se desactiva antes de aprobar, el borrador ya no se puede aprobar: duplícalo y la copia toma el punto activo del encabezado.

¿Cómo hago otra nota de débito parecida a una que ya emití?

En el detalle de la nota pulsa Duplicar: se abre la pantalla de una nota nueva que conserva solo el Motivo general y la información adicional que escribiste; la fecha de emisión es la de hoy. La factura modificada, los motivos de cobro y la forma de pago no se copian: busca y elige la factura de nuevo, agrega los motivos y la nota toma de la factura el correo del cliente, como en cualquier nota nueva. Nada queda guardado hasta que pulses Crear nota pendiente. Nuevo, junto a Duplicar, abre la pantalla en blanco sin pasar por el listado. Ambas acciones aparecen solo si tienes el permiso Notas de débito → Emitir.

¿Qué datos van en la «Información adicional» de mis comprobantes?

Mira qué datos van en la «Información adicional»: los campos de la compañía y el correo del destinatario vienen cargados; puedes cambiar su valor, pero no quitarlos.

¿Cómo cobro el ICE en una nota de débito?

Si tu compañía es agente de percepción del ICE, la tabla de motivos añade la columna Línea de la factura. Elige ahí la línea de la factura cuyo precio ajusta el motivo y la nota hereda el ICE ad valorem de esa línea, calculado sobre el valor del motivo; el total del formulario todavía no lo incluye (Kronos lo calcula al guardar y el detalle de la nota lo muestra). Con Sin línea: solo IVA, el motivo lleva solo el IVA que elegiste. El ICE específico, el ICE mixto de las bebidas alcohólicas, el IRBPNR y un ICE ajustado a mano no se heredan.

¿Qué es la nota de débito en borrador que apareció sola cuando mi cliente pagó tarde?

Es la nota del recargo por mora de una factura de una gestión de perfiles. El reglamento de comprobantes exige una nota de débito para cobrar intereses de mora, así que el sistema la prepara en borrador cuando la cuenta por cobrar carga el recargo; tú la revisas y la apruebas. Cada recargo tiene una sola nota. Si pierdes la nota (por ejemplo, la anulaste), puedes emitir otra a mano desde la factura. Mira Revisar y revertir un recargo por mora.

¿Qué pasa si el SRI no autoriza la nota de débito?

Queda como No autorizada y la corriges y reenvías desde su propio detalle: mira Cuando el SRI no autoriza un comprobante. Si el motivo es la identificación del receptor, ten presente que la nota de débito lleva el mismo receptor que la factura que modifica, tal como quedó firmado en esa factura, y no se puede cambiar: Kronos no vuelve a leer la ficha del cliente al reenviarla. Corregir la ficha no cambia esta nota ni las demás que emitas contra esa factura. Reenviarla tal cual solo sirve si el SRI falló por otra causa; si el receptor es lo que está mal, descártala y consulta con tu contador cómo regularizar la factura.

¿Dónde reviso si se envió la nota de débito por correo?

En el detalle de una nota autorizada, el cuarto paso del Flujo SRI, Correo al receptor, resume el último envío y, debajo, muestra una fila por destinatario (con varios, el comprobante sale en un solo correo con todos en «Para») con un icono (verde si salió, rojo si falló), su correo, el estado y la fecha. Enviado significa que el proveedor de correo aceptó el mensaje; Kronos no recibe confirmación de lectura ni de entrega. Entregado solo aparece cuando el proveedor registra esa confirmación. Falló aparece si el correo no salió o rebotó para algún destinatario (el resumen indica cuántos fallaron) y en rojo se explica el motivo. Si la contraparte no tiene correo registrado (por ejemplo, consumidor final), no hay a quién enviarlo: el paso queda Omitido, en gris y sin error, y la fila dice Sin correo de destinatario. El RIDE queda generado y puedes descargarlo desde el mismo comprobante.

¿Cómo reenvío la nota de débito por correo?

En la cabecera de la nota de débito autorizada pulsa Reenviar correo (requiere el permiso «Reenviar email»). Se abre el cuadro con todos los correos configurados para este comprobante: los de la fila Correo de su información adicional y además los que tiene hoy la ficha del cliente (correo de entrega o, si no tiene, el correo principal), sin repetir. Cada correo es una etiqueta: para agregar otro, escríbelo y pulsa Enter; para quitar uno, usa la x de su etiqueta o Retroceso (entre 1 y 10, sin repetir). Al confirmar, el comprobante se envía a esa lista y el paso Correo al receptor se actualiza con el resultado; si el envío falla, el aviso lo indica. Los correos que escribes valen solo para ese reenvío: no cambian la ficha del cliente o proveedor; para los próximos comprobantes, actualiza el correo en la ficha. Los correos propuestos son los de la ficha del cliente tal como estaban al abrir la página del comprobante: si cambiaste la ficha con esa página ya abierta (por ejemplo, en otra pestaña), recarga la página o vuelve a entrar al comprobante para que aparezcan los correos actuales.

¿Puedo vender un producto con una nota de débito?

No: la nota de débito cobra conceptos, como intereses o gastos, no productos. Para eso emite otra factura.