Ventas

Reversar una venta y revisar sus operaciones relacionadas

Revisa la factura, los cobros y las operaciones relacionadas antes de devolver una venta a borrador o cancelarla. La cabecera identifica el documento con un icono, su tipo, número y estado juntos a la izquierda, y permanece visible al desplazarte. Volver abre las acciones por la izquierda; Guardar queda en el extremo derecho, con separadores verticales entre grupos. Las acciones del documento completo están en esa cabecera; las de cada fila permanecen junto a ella. Los datos, líneas y totales comparten una hoja con títulos y márgenes interiores uniformes.

Antes de empezar

  • Abre la venta correcta y revisa su estado, factura, cuenta por cobrar, cobros, devoluciones y ajustes. — Registrar una venta
  • Para realizar la reversa necesitas permiso para modificar ventas. El acceso a cada operación relacionada conserva sus propios permisos.

Pasos

  1. Entra en Ventas → Ventas y abre la venta que necesitas corregir.

    Resultado: Revisa los documentos relacionados antes de actuar. Una venta cobrada exige atender sus cobros antes de la reversa.

  2. Revisa los cobros de la cuenta por cobrar. Si alguno está conciliado, abre Tesorería → Conciliación bancaria y desconcilia su línea antes de anularlo.

    Resultado: Si el mes está finalizado, primero se debe reabrir la conciliación. Sigue el procedimiento de Anular un cobro y Conciliar una cuenta bancaria.

    Consejo: Si la venta se registró como Cobrada ahora, no tienes que anular a mano el cobro del acto: la reversa lo anula primero, siempre que no esté conciliado. Si está conciliado, desconcilia su línea antes de reversar. Cualquier otro cobro de la cuenta por cobrar sí hay que atenderlo antes.

    Ten en cuenta: Anular un cobro no devuelve por sí solo dinero al cliente. Comprueba lo que ocurrió realmente en el banco antes de corregirlo.

  3. Revisa las devoluciones y los ajustes vigentes de la venta (pestañas Devoluciones y Ajustes, bajo la información principal del detalle) y revérsalos desde sus detalles si corresponde deshacerlos.

    Resultado: La reversa de la venta se bloquea mientras conserva devoluciones o ajustes vivos. Consulta Devolver una venta y Ajustar una venta.

  4. Revisa el estado de la factura relacionada antes de continuar.

    Resultado: El procedimiento fiscal y la reversa comercial son operaciones distintas. Si la factura autorizada impide la reversa, atiende su procedimiento fiscal y vuelve a revisar la venta.

    Ten en cuenta: No des por anulada una factura autorizada por haber anulado un cobro o corregido la venta. Comprueba el estado del comprobante en su detalle.

  5. Pulsa Reversar desde la venta cuando ya no tenga impedimentos. Si necesitas dejarla cancelada definitivamente, revisa la acción Cancelar.

    Resultado: La reversa devuelve la venta a Borrador, repone el inventario afectado, anula la cuenta por cobrar y reversa el asiento. Si tenía una factura en borrador, se descarta. La cancelación devuelve los efectos y deja la venta cancelada.

  6. Si la venta se confirmó sin factura y ahora necesitas facturarla, reversa la venta, marca Emitir factura en el borrador y vuelve a confirmar.

    Resultado: Al marcar Emitir factura, los impuestos de cada línea se calculan de nuevo y los pagos deben volver a cuadrar con el nuevo total. Al confirmar, ya puedes emitir la factura. Facturar no está disponible en una venta confirmada sin factura.

  7. Comprueba el estado final de la venta y revisa inventario, cuenta por cobrar, cobros, factura y asiento relacionados.

    Resultado: Los efectos relacionados pueden tardar unos segundos en reflejarse. Si queda un aviso o impedimento, revísalo antes de repetir la operación.

Ten en cuenta: Si la venta es a Consumidor final y su factura ya está autorizada, Reversar (y Cancelar) aparecen deshabilitados en el detalle de la venta, con el motivo al pasar el cursor, porque la norma no permite anular esa factura (art. 3, NAC-DGERCGC25-00000014). Si lo intentas por otra vía, Kronos responde que la factura a Consumidor final ya está autorizada y no se puede anular, y que la venta no se reversa ni se cancela: Kronos no puede deshacerla; si hay un error, consúltalo con tu contador o con el SRI.

Ten en cuenta: Una venta a Consumidor final con la factura ya autorizada no se puede reversar: la norma no permite anular esa factura (art. 3, NAC-DGERCGC25-00000014) y la reversa exige anularla antes. Kronos lo avisa al confirmar. La corrección es posible solo antes de la autorización: reversa la venta mientras la factura sea un borrador, o corrige y reenvía una factura rechazada (Venta con factura rechazada).

Ten en cuenta: Esta guía describe el procedimiento general. No comprueba si una venta concreta está lista para reversarse; las pantallas validan su estado al realizar cada acción.

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